見積書を作成するときに、ふと細かい書き方に迷うことがあると思います。見積書作成ソフトなどもたくさんあり、使用されている方も多いと思いますが、各項目が正しく記載できているでしょうか？
見積書は言うまでもなく、契約を交わす上での相手側の判断材料であり、とても重要なビジネス文書です。相手側が契約の決め手とするために、またいざ契約が成立したときにトラブルが起きないためにも見積書の書き方には細心の注意を払うべきです。
では見積書の正しい書き方とポイントはどんなものでしょう？
見積書の正しい書き方とポイント
契約を成立させるためのステップとして、見積書を正しく書くことは大切です。一度正しい書き方を覚えてしまえば当たり前のようにトラブルのない見積書が作成できますので、項目ごとにしっかりと見ていきましょう。
見積書の正しい書き方とポイントをお伝えします。
1.宛先の3つの書き方
見積書の宛先を書く際は基本的には会社名に「御中」をつけ、「◯◯株式会社御中」というようにしましょう。また、担当者宛てに見積書を提出することもあると思います。
その際の書き方は「◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様」とするのが正しいです。その他、代表取締役宛に提出する際の書き方としては「◯◯株式会社 代表取締役 ◯◯様」となります。
提出先によって使い分けましょう。
2.日付の書き方
見積書の日付の書き方で正しいのは、見積書を発行した日付になります。これは見積書を発行した際の単価や納品数の確認を追跡する目的があり、見積書の有効期限にも関わる大事な項目ですので必ず記入するようにしましょう。
3.見積金額の書き方
見積金額は、見積書の目立つ位置に大きめに記載します。
明細の内容と相違ないように十分注意し、他社からの見積と合わせて選定されることを念頭に置きましょう。
4.納品場所の書き方
見積書に記載する納品場所は、契約書にもあらかじめ記載しておきます。
書き方としては、事務所や事業所などであれば住所を記載しましょう。
それ以外でも「貴社指定場所」「貴店舗事務所内」のような書き方が可能です。
5.納期の書き方
見積書を作成する上で大事になるのが納期です。納期は生産出荷の約束ができる納期になりますので確実に守れる日付に設定する必要があります。
相手側との信頼関係を築く上でも大事な項目になりますので、精査して記載しましょう。
6.見積書有効期限の書き方
見積書有効期限とは提示した見積書の内容で契約するまでの有効期限になります。
具体的には「本見積提出後1カ以内」「発行後3週間以内」「◯◯年◯月◯日まで」といった書き方になります。
納期を設定することで契約を速やかに進める効果があります。短すぎず長すぎない納期を設定することが大切です。
7.発行者と印鑑
見積書発行者の氏名を記載します。会社名と住所、連絡先も記載し、会社名に少しかかるように社印を押します。発行者名を記載した横に本人印を押します。
上司の承認を要する場合には、役職が上の人を左側に、本人員をその横に押しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
見積金額は当然ですが、それ以外でも納品場所や納期、見積書有効期限などはトラブル防止のためにも特に注意して作成したい項目です。正しい見積書の書き方をこころがけて滞りのない契約を目指しましょう。
見積書の正しい書き方とポイント
- 宛先の3つの書き方
- 日付の書き方
- 見積金額の書き方
- 納品場所の書き方
- 納期の書き方
- 見積書有効期限の書き方
- 発行者と印鑑