初めてタスクを管理しようと思うと、どのようにすればうまく仕事が回るのかと頭を悩ませることがあります。
そもそもタスクとは「自分自身でやらなければいけないと決めた仕事」や「他人から頼まれた仕事」という意味です。
タスクをいかに効率よく管理できるかで、仕事の効率は大きく左右されることでしょう。タスクをうまく管理することで、仕事のモレやミスも少なくなります。
では、どのようなタスク管理をすれば効率的に仕事が進められるのでしょうか？
初めてのタスク管理術で大切な5つのポイント
タスクをうまく管理することで、効率の高い仕事をこなすことが出来ます。また、きちんとタスクを管理することにより、仕事に対する姿勢が変わり、ミスも少なくなることでしょう。
では、上手なタスクの管理術とはどのようなものなのでしょうか。
1.タスクを箇条書きにする
タスクとはやらなければならない仕事のことです。タスク管理をする上で、もっとも大切なことはタスクを箇条書きにしてまとめておくことです。
タスクを管理するための一番のポイントは、きちんと整理してモレのないようにすることです。やらなければならないことを、箇条書きにまとめておくことによって、やり忘れてしまうようなミスを犯さないことが出来ます。
また、どんな些細なタスクも箇条書きに書き出せば頭の中を整理することが出来るでしょう。
タスクを管理するためには、箇条書きにすることがまず一番重要なポイントなのです。
2.タスクに優先順位をつける
タスク管理にあたり、箇条書きにすることのメリットはなんでしょうか。それは、タスクに優先順位がつけやすくなるということです。
タスク管理において重要なポイントの二つ目は、優先順位を決めることです。やらなければならない仕事を箇条書きに書き出すことによって、今自分の持っているタスクが全てひと目で分かるようになります。そうすれば、どの仕事を先に片付けるべきなのかを、改めて整理することが可能です。
このように、優先順位をつけて効率的にこなしていくことを可能にするのが、タスク管理です。
3.タスクに取り組む
タスクを管理するために、箇条書きに書き出し、優先順位をつけたら、次に行なうことはそのタスクを確実にこなしていくことです。
タスクを箇条書きにして終わってしまっては意味がありません。行なわなければならない仕事だからこそ、タスクにしたのです。タスクを一つずつ着実に消化していくことが絶対です。
このようにタスク管理を行い、一つずつタスクに取り込むことで効率的な仕事ができることでしょう。
4.終わったタスクを消す
タスク管理において、忘れがちなのが、終ったタスクを消す作業です。
箇条書きにされたタスクは、優先順位順に取り組み、消化されていきます。このとき、より自分のタスク管理を完璧にしていくために、必要な作業が終了したタスクには、終了したマークをつけましょう。チェックでも二重線も構いません。
ひと目でそのタスクが終了したことを分かるようにすることがタスク管理において、大切な作業の一つなのです。
5.ひと目でわかるタスク管理
最後にタスク管理において、必要な作業はタスクがひと目で分かるように工夫をすることです。
例えば、箇条書きにされたタスクに納期ある場合、それらのタスクは納期スケジュールに合わせて優先順位が組まれることでしょう。このようなとき、これらの箇条書きにしたタスクはカレンダーなどに納期スケジュール順に貼り付けることで、ひと目で作業スケジュールを組むことが出来ます。
また１日の作業スケジュールとして、タスクを箇条書きにした場合、時系列でだいたいのタスクをこなす目安をつけておくことで、その日作業がどの程度進められるかを管理することが可能です。ToDoリストといったところです。
このように、ひと目で分かるタスク管理の仕方は作業効率をあげることに最も適していると言えるでしょう。
まとめ
いかがでしょうか。初めてのタスク管理術における5つのポイントをご紹介しました。
タスク管理をすることは、効率的に仕事をこなすためには非常に重要なポイントなってきます。仕事の出来る社会人になりたいと思っている人には、常に念頭においておきたい事柄の一つですね。
初めてのタスク管理術で大切な5つのポイント
- タスクを箇条書きにする
- タスクに優先順位をつける
- タスクに取り組む
- 終わったタスクを消す
- ひと目でわかるタスク管理