あなたは会議やミーティングに参加したことがありますか？複数人の参加する会議やミーティングでは、なかなか議事が進まずに困ったこともあるでしょう。
議事進行を進める役割の人をファシリテーターと呼びます。ファシリテーターが上手く議事を進行すれば、会議はより効率的になります。
大切な会議やミーティングを取り仕切るファシリテーターには、どのようなものが求められるのでしょうか？
ファシリテーターに求められる６つのポイント
ファシリテーターは会議の進行役を担当します。議事の進行は、ファシリテーターの腕にかかってきます。
このような重要な役割は誰にでもできるものではありません。ファシリテーターに求められる６つのポイントをご紹介します。
1.活動の目的を達成する
ファシリテーターに求められるものとして、会議というチーム活動を円滑に進め、その目的を達成することが第一にあげれられます。
具体的には、議事を進めるための、段取り、進行、プログラムといった、会議のプロセスに関わることです。
会議は複数人で行われるためチーム活動と言えます。複数の人が一つの目的へ向かうように、チームをうまく誘導することがファシリテーターに求められるポイントになります。
2.成果と満足感を生み出す
会議を行っていると、参加者の考え方や思いがぶつかり、それぞれの感情や関係性が次第に変化していきます。
その変化をとらえ、よい方向に誘導し、新しい考えを生み出したり、対立している人の合意形成を行うことが、ファシリテーターの重要な役割の一つになります。
無理やり結論をまとめるのではなく、関係性を損なわないよう、感情をコントロールしながら、成果と満足感を生み出すように導くことが、ファシリテーターとしてのポイントです。
3.人の殻を打ち破る
ファシリテーターはコーチやカウンセラーではありません。しかし、会議を通じて参加者の相互作用を生み出し、それぞれの自分の殻を打ち破るように導くことが、役割として求められます。
参加者が、他者とぶつかり、お互いの違いを知り、自らの枠組みを取り払うといったことが、会議を通して行われるのです。
このプロセスを通じて、人とその組織を活性化することが、ファシリテーターの役割のポイントになります。
4.仮説を用いて相互理解を深める
ファシリテーターは、会議の中で自由に話をさせることを通じて、あらゆる仮説を引き出していくことが必要です。
そのプロセスの中で、チーム意識と相互理解を深めていくことになります。参加者から発せられるメッセージをしっかりと受け止め、その意味や思いを引っ張り出すことが求められます。
5.論点を絞り込む
会議が進むうちに、論点が外れてしまうことが往々にしてあります。
会議を論理的に進め、議論の全体像を整理していき、論点を絞り込んでいくことがファシリテーターには求められます。
ファシリテーターは、論理的に考え、議論に応じて構造的に物事を組み合わせて整理することができなければなりません。
6.意見をまとめる
会議の議論がある程度煮詰まってきたら、意見をまとめていくことが必要になります。
会議においては様々な対立が生まれ、簡単に意見がまとまらないものです。ファシリテーターには、意見の対立を解消する役割が求められます。
最終的に合意に至った際には、それまでの活動を振り返り、参加者が何を習得したか確認しましょう。その結果を次の会議につなげることが有益です。
まとめ
いかがでしたか。
ファシリテーターは会議の進行役として中立な立場をとりながら、会議を活発なものにしていく存在です。その際に、結論を導き出したプロセスに参加者が満足するように誘導するのがファシリテーターなのです。
ファシリテーターを導入して、議論を活発なものにし、効果的な会議にしましょう。
ファシリテーターに求められる６つのポイント
- 活動の目的を達成する
- 成果と満足感を生み出す
- 人の殻を打ち破る
- 仮説を用いて相互理解を深める
- 論点を絞り込む
- 意見をまとめる