アジェンダという言葉をご存じですか？最近良く使われるワードですよね。
でも実は多くの人が、勘違いをして、アジェンダの意味を解釈してるのです。アジェンダとは本来政界用語として使われ始めた為、世間一般では、まだまだ浸透していない言葉だと言えます。しかし、確実にビジネスの世界で一般教養として広まってきているので、社会人としてその意味をしっかり把握し、自分の仕事に役立てなくてはいけません。その為にも、まずはアジェンダの意味を理解する事が先決です。
では、アジェンダとは一体どのような意味があり、どのように作成すれば良いのでしょうか？
アジェンダって何？意味と書き方6つのポイント
アジェンダを日本語に言い直すと、議事日程や協議事項といった意味になります。それを聞くと会議等に関係する事なのかなと、想像はできますよね。しかし実際、何をどう書けばいいのか？そこまで考えは及ばないはずです。
今回は、担当になったら即実践出来るように、アジェンダの意味と書き方をご紹介します。
1.アジェンダとは
先に挙げましたが、アジェンダとは「議事日程」や「協議事項」と言った意味の他に「スケジュール」や「備忘録」の意味もあります。会議やミーティングを、効率よく進行する為の会議進行表で、必ず事前に作成するのが鉄則です。
アジェンダには時間配分も書かれているため、進行役はアジェンダに沿って会議を進めていき、無駄な時間を省きスムーズに会議が進行できる利点があるため、ビジネスシーンで多く使われる様になりました。
2.議事録と何が違うの？
アジェンダの意味で間違いやすいのが、議事録と混同しやすい点です。アジェンダは会議前の準備の為の書類で、議事録は会議終了後に会議内容を要約したものです。
事前か事後かで、用途が変わってきますよね。それを踏まえることによって、より一層アジェンダの意味が理解しやすくなります。
3.最低限必要事項はコレ！
アジェンダとは、会議用の進行表という意味があるとお伝えしたように、進行上必要とする事が全て書かれていなくてはいけません。１つ抜けることによって、会議を効率よく進めることが不可能になってしまいます。
では、どんな項目を記載すべきか、下記に挙げてみました。
開催日 開催時間（終了時間も必ず記載） 開催場所 役割分担（進行役や書記を行う者の名前） 参加予定者 議題（時間配分も記載） 配付資料
以上が、最低限アジェンダに記載する内容です。意味を知った上で、アジェンダを作成すると必然的になんの項目を入れて良いか明確に分かってくるはずです。
4.詰め込み過ぎは御法度
アジェンダとは、会議を効率よく行う為の会議進行表とお伝えしましたが、いくら時間配分を記載してあって、会議をスムーズに進めようとしても、議題が多くあり過ぎては、時間に追われ議題を全く検討できずに、逆に意味のない時間が無駄なだけの会議になる恐れがあります。効率よく会議を行うためには、余裕を持って検討できるように、議題は詰め込み過ぎないことが肝心です。
アジェンダの意味を知っていれば、アジェンダを作成する上で議題を最小限に留めることが出来ますよね。その為にも意味をしっかり把握することが大切です。
5.仮想会議をしてみよう
アジェンダを作ってみて、直ぐに完成とするのではなく、まず1度頭の中で仮想会議をすることをお勧めします。それによって、見落としてる項目や時間配分の訂正などが出てくる場合もあります。
作成したアジェンダによって、会議効率が大きく変わります。アジェンダが意味する、効率よく会議を行うためにも仮想会議は必要と言えます。
6.事前配布が鉄則
アジェンダを作成したならば、必ず事前に参加者全員に配布しましょう。役割分担の確認や議題の確認をして貰うことは、当日必要な持参資料の準備にも繋がります。
参加者全員が、事前準備をして会議に臨む事によって、円滑に会議を進めることが出来るのです。そう言った点でも、アジェンダを作成する意味があるのです。
いかがでしょうか？
余り聞き慣れないと、意味を理解するまで時間が掛かり、アジェンダ作成を頼まれても、中途半端になりがちです。順序立てて意味を理解していけば、簡単にアジェンダを書くことができるのです。
アジェンダとは難しい意味ではありません。効率よくする事が一番の目的と考えて、作成してみましょう。
まとめ
アジェンダって何？意味と書き方6つのポイント
- アジェンダとは
- 議事録と何が違うの？
- 最低限必要事項はコレ！
- 詰め込み過ぎは御法度
- 仮想会議をしてみよう
- 事前配布が鉄則