仕事を効率よく進めるためには、その人の経験や能力も関係してきますが、実はデスク周りの整理整頓も大きく関わっているのをご存じですか？
何処に何の書類があるのか、どこに保管してあるのか等、最低限のルールを決めてコツを掴んでおくことによって、余計な時間を省くことができ、数倍も仕事が捗りやすくなるのです。
しかしながら、整理整頓は一時的にやっても活用できません。整理整頓のコツを身につけて、継続して行うことが重要なのです。
では、どんなコツを掴んで整理整頓をすれば、上手く仕事が捗りやすくなるでしょうか？
効率よく仕事をするための整理整頓5つのコツ
ただデスク周りを綺麗にするのではなく、どのようにすれば効率よく仕事が進められるかを踏まえて、書類や備品の置き方を考えれば、ちょっとしたコツで整理整頓ができ、仕事が捗りやすくなります。
では、どんな風に工夫すればよいでしょうか？今回は、デスク周りの整理整頓のコツを5つご紹介します。
1.100均グッズ活用
仕事の効率を上げるにはまず、デスクの上や引き出しの中を整理整頓することから始めましょう。そのコツとして一番に挙げるのは、100円ショップのグッズを使って、書類・事務用品等をまとめたり、ファイリングすることが肝心です。
よく使う物ペンや付箋紙等の事務用品は、机の上に一箇所にコンパクトにまとめる事をお勧めします。また、細かい文具は引き出しの中で、仕切りを使って収納すると、使い勝手が良く、必要なときに探す時間を省くことが出来て、効率よく仕事をするには最適な整理整頓法です。
2.処理済書類はまとめて保管
１つの仕事が終わっても、なかなか関連の書類を処分することは出来ないですよね。その場合は、処理済書類のファイリングを作って、そのファイルにまとめて保管しておくことも、整理整頓のコツといえます。または、スキャンを活用して紙媒体ではなくデータとして保存していくことも有効な整理整頓のコツの1つです。
但し、そのままずっと保管しておくのではなく、保管期限を決めて、毎月処理済ファイルを確認をして、必要がないと判断した書類は処分することも忘れずに行うようにしましょう。
3.1つ終わる度お片付け
整理整頓のコツとしてと、デスク周りの片付けを身につける事が必要です。習慣化することによって、よりデスク周りが整理整頓され、仕事の効率を図ることができます。
そのためにも、1つの仕事が終わったらまずデスク上を綺麗に片付けましょう。ボールペンやスケールや電卓など、次の仕事に使うかも知れないアイテムも、とにかく1度元の場所に戻します。机を綺麗にした状態で次の仕事に取りかかれば、その仕事に必要な物だけがデスク上に置かれるので、整理整頓した状態で仕事をすることが出来ます。
仕事をしたら片付ける。それをクセ付することが、整理整頓と共に仕事も捗るコツにもなります。
4.クリアファイルは必需品
紙媒体の書類は全て、クリアファイルで保管するようにしましょう。項目毎にクリアファイルに納めて、必ず一目で見て分かるようにタグシール等でタイトルを付けておくと、ファイルがとても探しやすくなります。
ファイルボックスを活用して、クリアファイルを重要度別に分けて保管するのも、コツの1つです。
書類を探す事って、結構時間が掛かったりしますよね。その作業を省くコツを掴むことによって、効率よく仕事を行う事が出来るのです。
5.自分のルールを決める
整理整頓をするコツとして、一番大切なのは、自分なりの片付けルールを決めることです。
前項でも何個か挙げましたが、書類作成のために集めた参考資料の保管は何ヶ月までと決めたり、会社帰宅時には必ず机を綺麗にしてから帰る、デスクの上には仕事以外の物は置かない、使った物は元の場所に戻す等、ルールを決めて整理整頓をする様に心掛ける事によって、探す事の紛らわしい作業が軽減され、スムーズに仕事が出来る環境になります。
整理整頓のコツを取得することによって、仕事の効率がアップし、仕事の向上にも繋がるのです。
いかがでしょうか？
整理整頓のコツと言っても、そんなに難しい事ではありません。余計な物を排除することによって、仕事でも余計な作業を排除することが出来るのです。
スムーズに仕事を行うことは、ストレスの軽減や残業の減少にも繋がります。整理整頓のコツを掴んで、仕事しやすい環境をゲットしましょう！
まとめ
効率よく仕事をするための整理整頓5つのコツ
- 100均グッズ活用
- 処理済書類はまとめて保存
- 1つ終わる度お片付け
- クリアファイルは必需品
- 自分のルールを決める