要望書とは、自治会や教育機関、市政などの特定の団体に対して、こうして欲しいという要望を記入した文書のことをいいます。待遇の改善や環境の改善、いじめ問題の対応など、実は様々な要望書が反映されることよって問題が改善されてます。
要望書の書き方ひとつで、要望の実現度合いに差が出てきます。せっかく問題意識があり、どうしても改善して欲しいという思いがあっても伝わらなければ悔しいですよね。では、相手に響く要望書の書き方ではなにに気をつけるべきでしょうか？
目次
最低限押さえておきたい伝えるための要望書の書き方
所属機関が気づかない問題点は、要望書などで声を上げていかなければ伝わりません。要望書作成が手間だったり、書き方がわからないという理由で問題を放置しては不利益が大きくなります。
そこで今回は、最低限押さえておきたい伝えるための要望書の書き方をお伝えします。
1.タイトルで要望内容を伝える
要望書の書き方で最初に考えるべきことは、いかにタイトルで要望内容を示すかです。シンプルで、一目見て要望書の中身が伝わるタイトルをつけるのがよいでしょう。
例えば、学校教育において、妊娠・出産に関する教育とその周辺分野の健康教育の改善を要望する場合のタイトルの書き方を考えてみます。「健康教育の改善に関する要望書」では特定の学校やクラスに対しての要望とも捉えられかねませんし、「学校教育における妊娠・出産知識の教育改善に関する要望書」とすると、妊娠・出産の周辺分野の健康教育の改善は望めません。「学校教育における健康教育の改善に関する要望書」のように、要望内容全体を的確に言い表していてシンプルな書き方がよいです。
2.要望書を出すに至った経緯を示す
要望内容に説得力を持たせるのに、要望書を出すに至った経緯を示すことは必須でしょう。経緯の書き方としては、要望内容がいかに必要なものかを伝えるために、経緯は詳細に記入しましょう。
その際、経緯に分量が要望書全体のバランスを崩すほどであれば別紙として添えるようにしましょう。
3.問題点の現状を示す
要望書には問題点の現状を示す必要があります。問題の深刻さや不利益をどれくらい被っているか、このままの状況では将来どんなリスクがあるかを示し、改善を促しましょう。
例えば、いじめ問題の解決に関する要望書での書き方では、いじめの事実を示すとともに、当事者や家族がどれほど苦しんでいるか、登校拒否や家族の負担などの実被害や将来的な不利益を感情も交えて伝えます。問題点を漏れ無く伝えることが相手に響く要望書の書き方として大切です。
4.要望の具体的な内容を示す
要望の内容は具体的に示しましょう。改善事項があればいつまでに、どこを、どのように改善することを要望するかというところまで記載するのが要望書の書き方としては効果的です。
例えば、道幅を広げる要望であれば、どこからどこまでをいつまでに、何メートル広げるかを記載します。それまでの経過報告を求める要望を記載してもよいでしょう。要望の書き方が具体的なほど実現への強制力が出てきます。
5.宛先と要望を求める人を明記する
要望書の書き方として効果を出すには宛先と要望している人をはっきりさせる必要があります。
特に要望している人が複数人いる場合は全員の名前を記載しましょう。要望している人が多いほど、要望書は説得力を増します。沢山の賛同者の署名を添えて要望書を提出するのも要望書の書き方としては強力なものになるでしょう。
要望書の書き方には特に規定がないですが、最低限記載しないと伝わらない内容があります。問題点、要望内容、宛先や要望している人を具体的に記載することで要望書の実現可能性が高まることが理解いただけたかと思います。
要望書の書き方のポイントを押さえて、しっかりと要望を伝えて改善を促しましょう。
まとめ
最低限押さえておきたい伝えるための要望書の書き方
- タイトルで要望内容を伝える
- 要望書を出すに至った経緯を示す
- 問題点の現状を示す
- 要望の具体的な内容を示す
- 宛先と要望を求める人を明記する