あなたは営業活動の一環として、日報を作成していますか？
営業活動の多くは社外で行われるため、日々の活動が上司や会社から見えにくいものです。営業マンは自分の行動記録として、また上司は営業担当者の活動状況掌握のために営業日報を活用します。このような営業日報も書き方次第でさらに有効なツールとなるものです。
効果的な営業日報を作成するにはどのようなポイントに気をつければよいでしょうか？
効果的な営業日報の書き方６つのポイント
営業日報を書くことで、毎日の営業活動とその成果を振り返ることができますが、営業日報を更に有効に利用するためには、取り入れるべきポイントが有ります。
効果的な営業日報の書き方の６つのポイントをご紹介します。
1.毎日当日の営業活動内容を書く
営業日報なのですから、毎日当日のことを書くのは当たり前なのですが、書けない営業マンは意外にも多く存在します。外勤先から直接帰宅してしまうためだったり、帰社してから事務整理が多くて日報に手が回らなかったり、と様々な理由があるようです。
しかし、営業日報である以上、毎日書くことが必要です。人の記憶はいい加減なもので、一晩寝てしまえば、前日までの記憶は薄れてしまったり、誤って記憶にとどまったりします。
営業日報は必ずその日のうちに作成することを心がけましょう。
2.営業日報の書式を決める
会社指定の書式があればそれを用いますが、特にない場合、営業日報の書式を決めておきましょう。一週間の行動が見開きで確認できるものが望ましいです。
仕事の形態によりますが、一般的には午前と午後が分かれているものが営業日報には適しています。
3.だらだらと書かない
営業日報は簡潔に書くように心がけましょう。 打ち合わせなどの内容を報告する必要があれば、詳細は議事録や報連相で作成をします。営業日報には、別報告書を参照することを記せば良いのです。一目で確認できる程度の分量を記載するようにします。
4.要点は抑える
だらだら書かないとはいうものの、要点はきちんと押さえることが必要です。5W1Hで表現される基本事項を盛り込むことを念頭に置きましょう。
営業日報を書いた時は覚えていても、時間が経過すると誰と面談したのか、何時の話だったのか、など忘れてしまいがちです。基本事項は網羅するよう心がけましょう。
5.自分の感想を入れる
事実関係だけを記録として残すのではなく、必ず自分の感想やコメントを記すようにしましょう。自分が良いと思った内容なのか、腹立たしく感じた内容なのか、という情報は、営業日報を確認する上司にとっても大変重要な情報です。
数字や固有名詞だけでは見えてこない情報の中で一番大切なのは、営業担当者の率直な考えです。議事録や報連相には盛り込みにくい営業担当者の感想は、営業日報に書き遺すことで上司と共有化することができます。
6.上司のコメントをもらう
営業日報は営業担当者から上司への一方通行であってはなりません。できる限り上司のコメントを取り付けましょう。営業日報の書式を決める際に、上司のコメント欄を入れておけば、上司もコメントを入れざるを得ません。
毎回毎日コメントをもらわなくても、日々の行動を理解してもらい、方向修正必要ならば早めに対応することを目指す必要があるため、
少なくとも上司が営業日報を確認したことが分かるように記入欄を設けることが大切です。
まとめ
いかがでしたか。
営業活動を記録する営業日報ですが、書式などを工夫することにとどまらず、議事録や報連相との差別化を図ることが、営業日報作成において大切です。
上司との情報共有化やコミュニケーションを円滑にするためにも、営業日報を有効活用しましょう。
効果的な営業日報の書き方６つのポイント
- 毎日当日の営業活動内容を書く
- 営業日報の書式を決める
- だらだらと書かない
- 要点は抑える
- 自分の感想を入れる
- 上司のコメントをもらう