人間は忘れる生き物です。ただでさえ情報にあふれた、煩雑な日常に身を任せていれば、日々の業務に関係のないことは忘れてしまいます。そして人は慣れるにつれて、自分なりのやり方で行うようになります。
フォローアップは「慣れ」や「忘れること」に対する、強力なソリューションです。フォローアップにはどのような意味があり、どのようなポイントがあるのでしょうか？
フォローアップの意味とポイント
人は業務に慣れるにつれて自分なりのやり方で行うようになり、クライアントは自分の日常に合わせてサービスを使用するようになります。
これが理想的な状況で行われればよいのですが、現状はそうとばかりはいきません。そのためこれを補う、フォローアップの必要があります。フォローアップの意味とポイントをご紹介します。
1.フォローアップの意味
「フォローアップ」は、補助するという意味の「フォロー」と近く、ビジネスにおけるさまざまな面での課題解決の補助機能です。
よく使われる文脈としては、「フォローアップ研修」がありますが、これは体系的に研修を設けて、社会人生活の主にビジネス面の課題解決を補助するものです。
同じように上司が部下をフォローアップする場面もありますし、ビジネスマンがクライアントをフォローアップする場面もあり、フォローアップはビジネス全体において、痒いところに手を届かせるための大事な意味を持っています。
2.フォローアップの必要性
フォローアップはリマインダー的な意味を持っており、社会人であれば初心を思い出させるために、クライアントのフォローアップでは提供するサービスを思い出させるためにどうしても必要なものになります。
特に社会人へのフォローアップは、成長の度合いがまったく変わってきます。日々の業務に追われ、初心を忘れ、基本的なルールや基礎の部分がおざなりになってしまうことは多くあります。そのようなことを防ぐためにも、体系的にフォローアップを行うことの意味はとても大きいものがあります。
3.ビジネスマナーの復習
新人のときに一通り学ぶビジネスマナー。日頃からよく使うものに関しては大丈夫と思いがちですが、敬語や電話対応などは「やっていくうちにいつの間にか我流になっていた」ということもよくあります。フォローアップは正しいビジネスマナーを復習する意味で欠かせないものです。
個別にできていないところだけを定期的にフォローアップできれば、時間と労力の無駄が省け、効率的に行えるでしょう。
4.仕事での悩みの解消
普段悩みがあっても、かしこまって相談するのは難しいものです。フォローアップにはこうした悩みを相談する機会を設ける意味もあります。定期的に時間をとり、悩みや課題を出すようにいわれると、普段意識していなくても、意外とたくさん出てくるものです。
悩みが解決できれば精神面でもプラスですし、仕事効率も上がり、仕事への不満も減るでしょう。こうしたちょっとしたフォローアップで職場の環境が改善されるのです。
5.メンバーの進捗管理
管理者であればメンバーが抱えている仕事量を把握している必要があります。メンバーの仕事の様子を見て余裕があるかないか、ひとつひとつの業務の納期が間に合っているかなどの把握をして、もし危ない場合はアドバイスをしたり、ほかのメンバーに仕事を振るなどのフォローアップが必要になります。
フォローアップがうまくいっていなければ、チーム全体の業務にも支障がでてきますし、メンバーのひとりでも仕事に穴をあけるようなことがあればそれは管理者の責任になります。メンバーの体調やメンタル面での把握するためにも、フォローアップは大切な意味を持ちます。
6.状況の振り返り
フォローアップは自分の現在までの状況を振り返る意味もあります。時間を設けて状況を振り返り、見えていなかった課題の抽出と解決方法を探る機会を作ることで、業務効率の改善、品質向上を図ることができます。
フォローアップが細かくできれば、早い段階で課題が浮き彫りになり、これを解決することができます。特に業務に不慣れな新人をベテラン社会人がフォローアップして課題解決をしていくことで、大きな効果をあげられるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？フォローアップは、「慣れ」や「忘却」に伴い発生する問題を発見し、解決していくツールだということをご理解いただけたかと思います。
特にリマインダー的な役割での意味が大きく、忘れがちなことや意識していないことから課題を抽出する意味があります。体系的にとりいれ業務改善や品質の向上に役立てましょう。
フォローアップの意味とポイント
- フォローアップの意味
- フォローアップの必要性
- ビジネスマナーの復習
- 仕事での悩みの解消
- メンバーの進捗管理
- 状況の振り返り