あなたは業務において日報を作成していますか？
職場によっては、必ず業務の日報を書くところもあるでしょう。日報を書くことが定められていなくても、業務の日報を自主的につけている人もいます。
必要に迫られて業務の日報を書く人も、必要と考え自主的に業務の日報を書く人も、日報を書く際に取り入れるべきポイントがあります。貴重な時間を割いて書く業務の日報を効果的に作成するには、どのような点に気をつけるのか、一緒に考えてみませんか？
目次
業務の日報を書く時の７つのポイント
業務の日報は毎日の業務の記録をするものであり、日報に書く内容は貴重な情報になります。
日報の情報を有効なものにするためには、ルールに則りポイントをつかんだ業務の日報が必要です。業務日報を作成する際の７つのポイントをご紹介します。
1.時間をどれくらい割けるのか？
まずは、日報を作成するのに一体どれくらいの時間を費やすことができるのか、明確にしましょう。
書式が決まっていることも多いでしょう。どのような書式でも内容でも、使うことができる時間によって、日報に記載される情報量は左右されます。5分しか割けない場合と、30分も割ける場合では、その内容は大きく変わってきます。日報を書くように求められた場合、どの位の時間を割けるのか、確認することが大切です。
自分で一度、日報を記載してみてください。その時に時間を計り、どの位の時間を要するのかをつかみましょう。そして、おおよその時間で構わないので、その時間を業務日報の作成に割くことを上司に確認してください。上司の考えている時間とかけ離れている場合、スピードをあげる努力が必要になります。
2.自分の仕事を時系列に記載する
業務の日報は、自分が一日に行ったことを総括することになります。時系列的に整理をすることから始めましょう。箇条書きに自分の業務を日報に記します。ダラダラと記載すると、限られた時間の中でポイントを抑えることができなくなりますので、簡潔に業務を日報に記すことに努めます。
朝一番に行った業務については、夕方になると忘れてしまっていることもあるかもしれません。忘れることが多い場合は、午前の業務が終わったときなどに、メモをしておくとよいでしょう。
3.第三者が読んでも分かるように書く
業務の日報は、自分の行ったことに対する記録であるとともに、上司や会社に対する報告書でもあります。そのため、自分だけが分かるような記述であってはなりません。
上司や会社の人が読んで理解できるような書き方であることが必要です。
社内で共通の略語を使うことは問題ありません。むしろ、限られた時間の中で作成する業務の日報ですから、簡潔な記述が重要であるのは言うまでもありません。社外第三者に提出する書類であれば、正式名称などで記述することが必要ですが、この業務の日報では求められません。社内の常識を踏まえた書き方であれば、問題ないでしょう。
4.具体的に書く
業務日報を書く際には、できるだけ具体的な記述を行います。数字がある場合は、数字も業務の日報に載せましょう。金額や数量、回数、時間の情報を業務日報に書くことができれば、後々見直す時にも有益な情報になります。
時間が経過すれば大抵の数字などは忘れてしまうものですが、業務の日報であれば、そのような記録も残すことができるのです。将来業務を見直しする際に、このような業務の日報はとても役に立つでしょう。
5.感想を付け加える
業務の日報は記録ですから、そのままでは箇条書きの簡潔なものになります。そこに、自分自身の感想を書き加えましょう。
例えば業務の上で上手くいかなかったり、失敗をしてしまったりしても、それらに対する反省の気持ちや謝罪の気持ちを書くのもよいでしょう。上手くいったことがあれば、前向きな気持ちを記し、次に繋げる意欲などを付け加えましょう。
業務の日報は、上司や会社が内容を確認するものです。業務日報を利用して、普段伝えることが難しい気持ちや考えを上司や会社に見せていくことは、評価をあげるポイントでもあります。
6.業務の改善の提案をする
業務の日報を作成しながら気付いた点があれば、そこを掘り下げて、改善の提案を加えましょう。
その中には、業務日報の書式も含まれます。時間を割いて作成する業務の日報ですから、効果的に書くことが難しい場合は、業務日報そのものの改善も重要です。
当初想定している時間より業務の日報を作成する時間を要してしまい、努力するも追いつかない場合、書式の見直しが必要な段階です。逆に書式が簡略であるために効果的に業務の日報が書けない場合、情報量を加えるような改善も必要です。改善点を出し、その効果が認められれば、上司や会社からの評価アップに繋がります。
7.質問事項も書き添える
勤務中に上司や同僚とのコミュニケーションをとることが難しいケースがあります。その場合、業務日報をコミュニケーションツールとして利用しましょう。
通常の業務の上で疑問点などがある場合、まず業務の日報に記載するのをおすすめします。業務の日報では表現が不足する場合には、面談の申し入れをするのもよいでしょう。コミュニケーションのツールは様々です。業務の日報をその一つとして活用しましょう。
まとめ
いかがでしたか。業務の日報を書くことには否定的な人も多いですが、現実には有効活用することで、上司や会社とのコミュニケーションも円滑に進めることができ、あなた自身の評価アップへと繋げることができるのです。
ポイントを抑えた業務の日報を作成しましょう。
業務の日報を書く時の７つのポイント
- 時間をどれくらい割けるのか？
- 自分の仕事を時系列に記載する
- 第三者が読んでも分かるように書く
- 具体的に書く
- 感想を付け加える
- 業務の改善の提案をする
- 質問事項も書き添える