世の中になぜマニュアルというものが存在するのか、その意味を考えたことはあるでしょうか。
そもそもマニュアルというのは何故出来たのか、企業を成長させるという意味から考えてみましょう。マニュアルが存在する意味には二つの利点があります。マニュアルを徹底させることで、業務の時間短縮を図ること、またマニュアルが存在することで、誰もが同じ作業をすることが可能になるということです。
企業がマニュアルを採用することは、そのマニュアルを使用することにより効果が得られるからなのです。ではその効果とはどのようなものがあるでしょうか？
マニュアルが存在する意味とは？5つの効果
どの企業にもマニュアルは存在します。企業がマニュアルを作成するのは意味があるからです。マニュアルが存在することで、効果が得られます。今回はマニュアルの存在する意味と効果についてご紹介しましょう。
1.作業効率のアップ
企業がマニュアルを導入するのは、社員の作業効率のアップを図るという意味があります。毎日同じ作業工程を繰り返し行うような工場では、マニュアルが作業効率をあげる重要なキーワードとなっているのはご存知かと思います。
企業側はいつも同じ人が同じ作業をするとは限りません。新しい人が入るたびに、その人に仕事を教える時間を割いていては作業効率が低下してしまいます。企業がマニュアルを取り入れる意味には、どんな人でもそのマニュアルを見ればある程度同等の作業が行なえるということがあります。
マニュアルを取り入れることによるこのような効果が、全ての作業効率のアップということに繋がります。企業にとって、作業効率の低下は生産量の低下に繋がってしまうので一番避けたいところなのです。
2.作業時間の短縮
企業がマニュアルを取り入れることによって得られる効果には、作業時間の短縮という効果もあります。
さきほども述べたように、マニュアルがあることで新しい人でも作業をそつなく行なうことができます。それは同時に、その人に教える時間分を短縮出来るということになります。
また自分自身が作業することを考えてみて下さい。マニュアルがあることで、毎日の作業が頭に入りやすくなるハズです。覚えられやすいということは、その分作業時間の短縮にも繋がります。このように、マニュアルを取り入れることの意味はいくつもあるのです。
3.情報の共有
企業がマニュアルを取り入れる意味として、情報の共有という効果があります。
マニュアルを取り入れると、誰でもが同じ作業をすることが出来ると述べましたが、それによる効果とはどのようなものがあるでしょう。誰もが同じ作業をすることが出来るということは、どんなピンチも助け合えるということに繋がります。例えば社内でインフルエンザが流行り、出社人数が少なくなってしまったとき、マニュアルがきちんとしていれば他の部署から応援を呼ぶことだって可能です。
マニュアルの存在により情報を社内で共有することができ、危機対応にも役立ちます。
4.企業内で監査をする
マニュアルを存在させる意味として、企業内で監査を行なうときの基準とすることができます。
少し大きな企業になると不正を見張る監査機関があることでしょう。また中小企業においても、マニュアルを基準とした監査を行なっているところはあるのではないでしょうか。
このようにマニュアルというのは、その企業内における監査の基準とし現行の状態と比較する対象とできる効果があります。
どんなに小さな企業でも、現場と事務では分かり合えない事も出てきます。マニュアルというのは、絶対であるものではありません。マニュアルにあることでも現場で修正が必要となれば、自分たちで意見を出し合って変えていくことも、企業を成長させる効果の一つとなります。
5.読まれてこそのマニュアル
たまに企業側が社員にマニュアルを提供しても、読まれていないという事態が起きているという話を耳にします。マニュアルが存在していても、読まれてこそ、その効果が得られるものです。読まれないマニュアルには存在する意味はありません。
では、どうすればきちんとマニュアルに目を通してもらえるのか。マニュアル作りをするときには、きちんと読む側の気持ちを汲み取りながら作成するということです。分厚すぎるだけのマニュアルに目を通したいと思いますか？読まれてこそその効果を発揮するので、読まれるようなマニュアル作りをまずは心がけましょう。
まとめ
いかがでしょうか。マニュアルが存在する意味とその5つの効果をご紹介しました。
企業がマニュアルを取り入れることで、働く側の人の作業効率がアップし企業の成長にも繋がる。マニュアルが存在するのは実に大きな意味があるのですね。
マニュアルが存在する意味とは？5つの効果
- 作業効率のアップ
- 作業時間の短縮
- 情報の共有
- 企業内で監査をする
- 読まれてこそのマニュアル