あなたは自分のビジネスメールに自信を持てますか？ビジネスメールは日常使用しているメールとは違い、きちんとしたマナーを守らなくてはなりません。
ビジネスメールにおいて、文末の締めの言葉や結びの言葉というのは意外と気にしていない人も多いのではないでしょうか。
件名や初めの挨拶だけではなくきちんと文末の締めの言葉や結びの言葉にまで気を配ることは重要なマナーです。結びの言葉や締めの言葉というのは、本文の内容などによって変える必要があり、しっかりと使い分けることが大切です。またビジネスメールの相手が上司なのか、取引先なのかによっても文末の結びを変える必要があるので気をつけたいものです。
では、どのようにして結びの言葉を使い分ければよいのでしょうか？
ビジネスメールでよく使用する結びの言葉5つのパターン
ビジネスメールの文末の結びまで気を使えることは、とても重要なことです。
ビジネスメールとしてせっかく良い文章が書けていたとしても、結びの言葉が中途半端だと、メール全体の印象が悪くなってしまいます。ではどのような結びの言葉が最適なのでしょうか。
1.一般的な結びの言葉
社会人になると今までとは違って、目上の人にメールをすることや取引先に重要なメールを送る機会が増えます。
現代のようにモバイル機器が発達していると、自分の好きなタイミングでビジネスメールも送ることができますよね。
まずは上司や取引先などとのビジネスメールの時に、一般的に使う結びの言葉を丁寧にしたものを、例にあげましょう。
(1)「ご検討ください」→「お手数ですが、ご検討ください」「ご回答をいただければ助かります」
(2)「よろしくお願いいたします」→「どうぞよろしくお願いいたします」
(3)「ではよろしく」→「よろしくお願いします」「なにとぞよろしくお願い申し上げます」
ビジネスメールの一般的な文面に適した結びの言葉ですので、ぜひ使ってみてください。
2.結びに返事を要求したい時
ビジネスメールというのは基本、「挨拶」から始まって「挨拶」で終わるものです。
ビジネスメールはメールという簡単な手法なだけに、誤ってしまうと、取り返しのつかない失態に繋がることにもなりかねません。
そのようなことを避けるためには、ビジネスメールのマナーをきちんと理解した上で、結びの言葉にも気をつけるようにすると良いでしょう。中途半端なメールの結びにしてしまうと、メール全体の印象が悪くなってしまうので、返事を要求したいときにも、適した文末の結びになるように心がけましょう。
(1)お手数ですが、お返事いただければ幸いです。
(2)それではご回答をお待ちしております。
(3)ご多忙のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。
以上のような結びにすると、ビジネスメールもしっかりとしたものとなるでしょう。
3.返信不要・内容確認の時
ビジネスメールで、返信不要だったり内容確認だけを行なうためだけに相手に送信することもあります。そんな時のメールの結びの言葉はどうすれば良いのかと悩んだことはありませんか？このような場合、以下のような結びの言葉を入れると文章が引き締まることでしょう。
(1)ご確認いただければ、ご返信は無用です。
(2)何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ
(3)特に問題がなければ、ご返信にはおよびません。
(4)なお、ご返信は不要です。
4.ひと事で済ませる場合
ビジネスメールには、とりあえずの感謝の意を伝えたい場合や資料などを受け取ったなどの用件のみでメールを済ませることもあります。そのような場合は以下のような結びの言葉を使うと良いでしょう。
(1)取り急ぎ、お礼の方々ご報告まで。
(2)まずは、お礼申し上げます。
(3)取り急ぎ、ご報告まで。
このようにひと事で済ませる場合は、後で必ず時間の空いたときにフォローのビジネスメールを送信しておくと良いでしょう。ひと事のビジネスメールのみだからといって相手の心象を悪くするとは言えませんが、さらなるフォローをすることで、相手の好感度をあげておくことも大切なのです。
5.上司や取引先へ送る場合
普段から顔を合わせる上司や、取引先への結びの言葉はいくつかパターンを用意しておくことをおススメします。
いつも単調な締めの文章だと読み流されてしまうこともあるからです。
(1)「今後ともよろしくご愛顧のほどお願いいたします」
(2)「今後もお付き合いをよろしくお願いします」
(3)「引き続きよろしくお願いいたします」
(4)「今後ともお引き立ての程をよろしくお願いいたします」
以上のようなものを数パターン用意し、使い分けることで、結びの言葉でビジネスメールをうまく引き締めることが出来るでしょう。
まとめ
いかがでしょうか。ビジネスメールでよく使う結びの言葉を5つのポイントから数パターンご紹介しました。ビジネスメールは、普段友人とやり取りをするようなものとは違い、きちんとした結びの言葉を入れることでメール全体が引き締まり、より良いものとなります。
ビジネスメールでよく使用する結びの言葉5つのパターン
- 一般的な結びの言葉
- 結びに返事を要求したい時
- 返信不要・内容確認の時
- ひと事で済ませる場合
- 上司や取引先へ送る場合