あなたは日々様々なメールを受け取ることと思います。一度名刺交換をしたり、申込やカスタマー登録をした際にメールアドレスを提供するとメールが届くようになりますが、その中には一斉配信されるメールと、自分の状況に沿ったメールと、大きく分けて二つのタイプがあります。
そのうち、自分の状況に合ったフォローアップタイプのメールがステップメールです。ステップメールを効果的に仕事にも取り込み、仕事の成果を高めてみませんか？
目次
効果的なステップメールの使い方7つのポイント
単純にフォローアップとしてメールを発信しているだけでは、手間がかかっている割には効果がありません。ステップメールのポイントを押さえて使用することで、わずかな時間で大きな成果につながるものです。ステップメールを使う際に大切な7つのポイントをご紹介します。
1.ステップメールの方式を選ぶ
ステップメールをマニュアルで行っている方もいるかもしれませんが、それでは大変な労力がかかります。多くの場合は、プログラムを用いて対応しています。
CGIタイプのステップメールとASPタイプのステップメールの二つがあげられます。CGIタイプのステップメールの場合、アプリケーションを自分のサーバーにインストールをして使用します。
一方、ASPタイプのステップメールの場合、アプリケーションはサービス提供会社のサーバーにインストールされており、WEBブラウザを通じてアプリケーションを使用します。ASPタイプの場合、複数のユーザーが同じサーバーのアプリケーションを共有することになります。
当然、CGIタイプのステップメールは、自社のサーバーにインストールするため、アプリケーションは占有になります。CGIタイプのステップメールの場合は、最初にアプリケーションを購入するコストは発生するものの、毎月のコストは発生しません。そのため、長期間にわたって使用することを考えている場合には、CGIタイプが効果的です。また、自社の用途に合わせてカスタマイズしてもらうことも可能であることは有利な点です。
APSタイプのステップメールの場合、カスタマイズしてもらうことは難しいですが、メンテナンスなどの作業が不要であることがメリットとして挙げられます。自社にIT関係を専門とする人材がいない場合には、効果的です。常に最新の状態のサービスを受けられるため、携帯メールへのステップメールなど、フィルタリングが厳しい条件でも対応が可能です。
このように、ステップメールを発信する際の条件を検討し、自社の環境や用途に見合った方式を取り入れることが大切です。
2.一括配信できるステップメール
ステップメールは、段階的なストーリー性を持たせた、スケジュールを決めてのメール配信ですが、その機能だけでなく、一括配信機能のあるステップメールサービスがあります。その場合、最新情報などをステップメールの間に織り交ぜることができるため、大変便利です。集めたメールアドレスは共通して使うことができるからです。
営業や販売促進、マーケティングにおいて、顧客リストやメールアドレスの情報は大変重要であり、それを共通して使えることは大きな武器になります。無料のステップメールサービスなどもありますが、その場合、一括配信サービスは含まれないのが一般的です。
3.フォローアップに使う
商品やサービスを販売する企業にとって、一度購入いただいたお客様や、興味があって問い合わせなどをしてくれたお客様へのフォローは重要です。新規の顧客獲得より、リピーターを狙ったり、興味を持ってくれた見込み客を逃がさないためには、定期的にコンタクトを続けることが効果的だからです。
多くの顧客を抱えていたり、相手によってフォローが必要なタイミングが異なる製品やサービスの場合、ステップメールが有効なツールとなります。購入間隔や頻度が短くても長くても、一度設定したステップメールのスケジュールがあれば、定期的にフォローされ、忘れられることもありません。
定期的にステップメールを受け取ることで、顧客がリピートしたり、前回は躊躇ったけれど、今回は購入に至るなど、成約に至る確率は高まります。ステップメールは単純接触の自動化であり、これを利用するかしないかで、ビジネスで成約に至る可能性が大きく変わります。
4.最初に設定する時が大切
ステップメールの一番の長所ともいえる点が、一度設定すれば顧客に対して順番にストーリー性のあるメールを自動で送ることができることです。毎週ステップメールを送るようにセットすれば、必ず毎週、定期的にメールが自動送信されます。
送信先の登録時だけがマニュアルにて送信されますが、その後翌日以降は、配信スケジュールの指定に基づき、内容の異なるメールが送信されます。この場合、メールの件名や本文などに、顧客の名前などを差し込み作成できる機能を使いましょう。そのことによってそのステップメールが、自分だけに送信されたような印象を与えることができます。
これは、自社ホームページ上にある顧客の問い合わせや注文時の登録時に提供される名前やメールアドレス情報を利用しているのです。
どのようなストーリー展開とスケジュールで配信するのかが大切です。自社のサービスや内容に合わせて設計しましょう。
5.ストーリーと文章は相手主体で
ステップメールは自社の製品やサービスのPRが目的のため、つい自社の視点でステップメールを作成してしまいます。これでは押し付けがましい印象になってしまい、メーリングリストから削除してほしいとなるか、ジャンクメールとして振り分けられてしまう確率が高くなります。
ステップメールであるからこそ、お客様を主体として作成されるべきなのです。相手が求めている内容を盛り込んだ情報でなければ、大量に配信されるステップメールも効果が薄くなってしまいます。最後はやはり内容が決め手となります。相手の立場で文章を作成しましょう。
6.具体的な内容を盛り込む
一度興味を持った製品やサービスでも、思っていたものと違っていたなど、リピートや成約に至らないケースは多々あります。そのような顧客を呼び戻すには、同じような境遇にある人や会社の具体例などを盛り込み、相手の注意を引くことが有効です。そのため、成約例だけでなく、失敗例なども含めて、幅広い情報発信をするのがステップメールには求められます。
人と人のつながりではなく、メールによる自動配信であるからこそ、文章そのものは人間味のある共感の得られるものが望まれます。内容によっては、季節の挨拶など、シーズン性のある話題も効果的です。
7.セキュリティーを重視
昨今は、IT技術も高まっており、セキュリティに対する考えも変わってきました。ステップメールの要は、その顧客のメールアドレス情報にあります。外部サーバーであれ内部サーバーであれ、大切な顧客情報を流出させない管理が大切です。
ステップメールやその情報も、流出したり悪用されたとなると、社会的問題となってしまいます。企業や店のイメージダウンだけではなく、賠償などを求められるケースに至ることもあります。販促ツールのはずのステップメールが、自社を脅かす凶器とならないように、信頼の置ける業者や管理者のもと運用することが大切です。
まとめ
いかがでしたか。ステップメールは、営業マン一人分以上の仕事に匹敵する効果のあるツールです。導入する際には、自社の製品やサービスに見合った方式で、使い勝手のよいアプリケーションを選ぶだけでなく、文章や配信スケジュール、顧客情報の管理などを綿密に練ることが、効果的に使うためには大切です。
効果的なステップメールの使い方7つのポイント
- ステップメールの方式を選ぶ
- 一括配信できるステップメール
- フォローアップに使う
- 最初に設定する時が大切
- ストーリーと文章は相手主体で
- 具体的な内容を盛り込む
- セキュリティーを重視