「PDCAサイクル」という言葉を耳にしたことがありますか。
社会人になると、上司などから「PDCAサイクルを回して」と言われることがあります。
しかし、耳にしたことがない人にとっては「なんじゃそりゃ？」となりますよね。
PDCAはある４つの英単語の頭文字をとった略です。
PCDAサイクルの意味を理解して、どうすれば効果的にPCDAサイクルを回すことが出来るのかを紹介していきましょう。
PDCAサイクルの意味、効果的な回し方とは？
PDCAサイクルの概念は多くの職種で用いられています。
PDCAサイクルの意味をきちんと理解して取り入れることは、仕事に大きな効果を与えると考えられています。意味をきちんと理解しないまま、このPDCAサイクルを活用しても、効果的な回し方はできないのです。
1.プランを立てる
まずは、PCDAサイクルの意味を理解しましょう。PCDAサイクルのＰとは「Plan（プラン）」。つまり計画という意味です。どの職種に対しても、仕事を行う上で計画を立てるというのは大切なことです。
まず、その仕事に対しての目標を設定を行い、そのためには何をすればいいのかを計画します。もっと簡単に説明をすると、これから行おうとしていることをもっと細かくして考えるのです。
- 何をするか-What
- 何故するのか-Why
- 誰に対してするのか-Whom
- どのぐらいの量があるのか-How many
- いつまでにやらなければならないのか-When
- どうやって行うのか-How
- 誰とするのか-Who
- 何をもってゴールとするのか-What
つまり、「5W1H」と同じ考え方なのです。
プランを立てるという、最初の段階をまずはしっかり組むところがPCDAサイクルを効果的に回すための意味であり、ポイントとなってきます。
2.プランに基づいた実行
PCDAサイクルのＤとは「Do」。つまり実施という意味です。
上で説明したように、Planで計画したことを基に業務を実施することです。
例えば、何かを作るような職種であれば作業に取り掛かる。
身体を使うような職種なら、身体を動かす。
頭で考えるような職種であれば、計画に基づいて考えを突き進めるといった形で、計画したことを実際に行動に移して試すのです。
ここで大切なことは二つあります。
一つ目は、先ほど立てた計画をちゃんと意識して行動するということ。
二つ目は、後でチェックを行うときに評価の基準となるようなものを盛り込んでおくことです。
評価の基準となるようなものとは、時間軸での管理や数値上の管理などのことです。
例えば、納期のあるような職種では、納期までのスケジュールをきちんと計画しておくことで、後のチェックで役立つようにしておくことが出来ます。これが、PDCAサイクルを活用する意味なのです。
3.チェックを行う
PCDAサイクルのＣとは「Check」。
つまり評価や検証を行うという意味です。
計画を立てそれを実行に移し、その結果がどうなったかを評価することで、最初に立てた計画が妥当なものであったか、きちんとその計画に沿って実行できていたのかなどを検証します。
最初に立てた計画の目標が達成できていなかった場合は、計画の仕方が悪かったのか、それとも実行する段階でどこかミスがあったのかをチェックすることにPDCAの意味があるのです。
ここでチェックをする時に、先ほど実行する段階で盛り込んでおいた評価の基準となるものを目安としてチェックします。
誰の目から見てもチェックしやすいようにするために、時間軸での管理や数字上の管理を実行段階で盛り込んでおくということなのです。
4.問題点の改善をする
PDCAサイクルのＡとは「Action」。つまり改善策やなんらかの処置を施す行動を起こすという意味です。
計画を立てて実行に移し、その結果を評価したけれど問題点が見つかった。
では、その後どうするのか。
その問題点に対して、どのような改善策を打ち出せばよいのかを考えることが、PDCAサイクルの「Action」に当たります。
ここで一番大切なことは、最初に立てたプランをきちんと意識して見直しをかけることです。
この時点で最初のPDCAの「P」に背を向けてしまうと、PDCAサイクルが成り立たなくなり、意味がありません。
プランを立てる→行動に移す→評価をする→問題点の改善をする→プランを立てる。
このように「P」→「D」→「C」→「A」→「P」に戻ることがPDCAサイクルの本当の意味なのです。
5.効果的に回すには
では、このPDCAサイクルの効果的な回し方はどうすれば良いのでしょうか？
その答えは、プランを立てるところからが大切です。
最初のプランをしっかりと組むことで、仕事の効率が大きく違ってきます。
そして行動に移すところでは、最初に立てたPDCAのプランをきちんと意識しながら作業を進めていくことです。
行動に移す段階で時間軸や数値上の目標などを盛り込んでおくことで、作業工程がしっかりとその目標に添って進んでいるかを常にチェックすることが可能となります。
この進捗状況のチェックが非常に大切なのです。
そして評価です。
自分の立てたプラン通りに行動が進んでいない場合、なぜプランと違ってしまったのか、どこがいけなかったのかを見直さなければなりません。
この見直しの段階で原因究明をきちんと行わなければ、いくらチェックをしても、また同じことの繰り返しとなってしまいます。
同じことを繰り返さないようにするためには、PDCAサイクル最後の「A」がポイントとなってきます。
問題点の改善をする場所です。現在ある問題点をどのように改善していけば良いのか、改善策を見出し、改善したプランをもう一度立て直す。
この作業の繰り返しがPDCAサイクルなのです。
まとめ
いかがでしたか？
PDCAサイクルの意味と効果的な回し方を5つのポイントで紹介しました。
社会に出ると、このPDCAサイクルに則った仕事の仕方をしている人の方が効率的で正確な仕事が出来るとされていますが、きちんとその意味を理解していなければ効果的に回すことは出来ないのです。
PDCAサイクルの意味、効果的な回し方とは？
- プランを立てる
- プランに基づいた実行
- チェックを行う
- 問題点の改善をする
- 効果的に回すには