あなたは営業事務の仕事内容を知ってますか？ 営業事務という職種の募集を見かけることはよくあります。しかし、営業事務の仕事内容は余り理解されていないのも事実です。
営業と営業事務は違うのだ、ということは分かる人がほとんどですが、営業と営業事務の仕事内容はどのように違うのでしょうか？ 営業と比べると営業事務は楽な仕事であるなど、仕事内容の違いが分からないままに、勝手に思い込んでいる人も多く見られます。
営業事務は決して営業と比較して簡単な仕事内容ではありません。これを機会に、営業事務がどのような仕事内容であるか、確認をしてみませんか？
目次
営業事務が行う主な7つの仕事内容
営業事務と言っても色々な役割があり、具体的にどのような仕事内容があるのか自信をもって知っていると言える人は余り多くありません。それほど営業事務は企業活動において無くてはならない大切な役割なのです。
営業事務の守備範囲はとても広いのですが、その中でも主な7つの仕事内容をご紹介します。
1.注文書を発行する
営業事務にとって一番大切と言えるであろう仕事内容は、注文書を発行することです。メーカーなら自社やグループ企業に対して注文書を発行すること、商社であれば仕入れ先に対して注文書を発行することです。サービスを提供する会社でも同様です。
注文書を発行するには顧客からの注文書を受け取るか、営業担当者等からの注文書発行指示が必要です。大切なことは、営業事務は自分の判断で注文書を発行しないことです。
2.注文書の確認を行う
営業事務は、顧客から注文書を受け取ったり、指示を得て注文書を発行した場合、その仕事内容である発行された注文書が正しいか確認をします。企業によってその形式や内容は様々でしょうが、その仕事内容が正確であるか確認をすることも仕事の一つです。
物理的に作成された注文書の確認も然ることながら、送付した注文書が先方に受領されているのか確認を取ることも、営業事務の仕事内容です。
正しく作成された注文書でも、相手に受領されていなければ用が足りません。必ず相手と、受領確認のみならず内容の確認も行ってください。二重確認が誤りを防ぎます。
3.納期の確認を行う
発行した注文書のフォローアップは営業事務の重要な仕事内容になります。特に納期の確認はポイントです。顧客からの希望納期が有る場合、それに間に合うか否か、確認をすることは営業事務の仕事内容です。納期の確認ができ次第、顧客へ納期の連絡をすることも営業事務の仕事になります。希望通りであれば、そのまま顧客に連絡をすることで良いですが、万が一希望通りにいかない場合、まずは営業担当者に連絡をしましょう。
仕入先との交渉を営業担当者に割り振ります。営業担当者から営業事務にて仕入れ先との交渉をするよう連絡があれば、状況に応じて対応しましょう。仕入先との納期の交渉は営業担当者が行うのか、営業事務が行うのか、サービスや商品によって異なってきます。
いずれにしても、顧客満足を維持するためには、納期の確認を営業事務の仕事内容として確実に行ってください。
4.代金回収の確認を行う
販売する商品やサービスによりますが、遅かれ早かれ、それに対する代金を回収することになります。
通常的に取引を行っている企業が相手であれば、振込や手形など様々な形式が有りますが、個人客が相手の場合、代引き、振込、クレジットカード等様々な支払い方法が有ります。入金を受けるのは経理部門になりますが、その入金がどの注文に対するものであるか確認するのは営業事務の仕事内容になります。
代金の回収ができてないことが確認された場合、その事実を営業担当者に連絡するのも営業事務の仕事内容です。営業担当と確認をした上で、顧客に督促をするのも、営業担当の仕事内容になります。まずは電話での確認が第一歩になります。
5.商品やサービスの受取を確認する
顧客から受領した注文に対して、商品の発送が完了したり、サービスの提供が完了したい際には、その受取を確認することは、営業事務の仕事内容になります。特に問題がなければよいですが、不満があったり、誤りがあったなど、問題が発生した際には、直ちに営業担当に連絡をするのも営業事務の仕事内容の一つです。
クレームをつける顧客とそうではない顧客の両極に分かれる傾向があります。クレームを付けてこないが不満に感じている顧客は次回〜失う可能性が高く、それに対して対策を打つ糸口となるのが、営業事務のフォローアップによる対応です。
基本的な仕事内容に感じられますが、顧客と一番近いところにいるのが営業事務と言えます。
6.帳票類の整理を行う
営業事務にとって、各種帳票類の整理整頓は重要な仕事内容になります。帳票類のデジタル化が認められるようになってきましたが、依然、多くの紙のファイリングは必要となっています。そして、その中に記されている数字や日付、詳細が正しいことを確認することも営業事務の仕事内容の一つになります。
特に受発注に関するもの、代金に関係するやり取りなどは、後々必要となることもあるため、時系列に整理されていることが必要です。営業事務の仕事内容の一つとして、ルールに則った帳票類整理は大切なものです。
7.営業担当の良きペアとなる
営業担当者は社外にて顧客と打ち合わせをしたり、PRや拡販活動を行うことがメインになりますが、営業事務にとっては、基本的には社内にとどまり、営業担当の掴んだ顧客や注文を確実なものにすることが仕事内容になります。
いわば番頭のような仕事内容であり、様々な情報やものの出入りをコントロールし、それらが円滑に動くようにするのです。そのためには、営業担当と信頼関係を構築するだけでなく、顧客や社内関係部署とも信頼関係を築くことが必要です。
営業担当者が終日社外で活動していても、社内で起こっていることや、入手した注文等の進捗が手に取るように分かるようにすることも、営業事務の仕事内容になります。営業事務としては、営業担当者が懸命に注文獲得のために活動していると、信頼を置いてください。それを感じさせることも営業事務の仕事の役割です。
まとめ
いかがでしたか。
営業事務は営業のアシスタント的な仕事と思われがちですが、実際には営業とは異なる仕事を行っています。営業担当者が安心して活動するためには営業事務が仕事内容を確実にこなし、信頼関係を構築することが大切なのです。
営業事務が行う主な7つの仕事内容
- 注文書を発行する
- 注文書の確認を行う
- 納期の確認を行う
- 代金回収の確認を行う
- 商品やサービスの受取を確認する
- 帳票類の整理を行う
- 営業担当の良きペアとなる