仕事などやらなければいけないこと、日々たくさんありますよね。
そんな時、ToDoリストなどで自己管理をしていますか？
ToDoリストとは、今やるべきことややらなければいけないことを書き出したものです。
タスク管理をするために、このToDoリストを使用している人も多いでしょう。
私自身も仕事中は常にToDoリストを作成して、仕事をこなしています。
仕事を効率的にこなしていくために、このToDoリストをうまく活用していきたいですよね。
ToDo・タスク管理自体にも効率的に行う”コツ”がありますので、紹介していきます。
効率的なToDo・タスク管理をするための5つのコツ
ToDoリストを効率的に仕事をするために使いこなすためには、きちんとしたタスク管理をする必要があります。
タスク管理とは人から課せられた仕事、または自分で自分に課した仕事です。
また、現在主婦でもToDoリストを使う人が増えているぐらい、この言葉はよく聞かれるようになってきました。
具体的なコツを5つ紹介します。
1.作業を細分化する
ToDoリストを作成する際には、やらなければいけないことの作業を細分化する必要があります。
ToDoリストを作成する時はまず、しなければならないことを箇条書きに書き出していくことから始めるのです。
その際、箇条書きにする内容は、短い分でまとめると良いでしょう。
作業工程を思い浮かべながら箇条書きに、しなければならないことを書き出していくことで、抜け漏れを防ぐようにします。
また、箇条書きにすることがタスク管理をする上で、大切な役割を果たしています。
例えば、主婦が一日の作業をToDoリストを作成して効率を上げたいとします。
箇条書きに細分化すると、今日中にやらなければいけないことが、
・洗濯
・掃除
・ご飯の仕度
とすると、明日でも構わないことが
・裁縫
・買い物
といったように、短くまとまった文章で細分化して管理することができ、一目で確認することができます。
2.タスクを絞る
箇条書きに細分化されたものを管理するのですが、このタスク管理に重要なポイントは何でもかんでも細分化するのではなく、タスクを絞ることによって、ToDoリストを完成させることです。
細分化したものをカテゴリごとに分けることによって、やらなければならないことをごちゃ混ぜになってしまうのを防ぎます。
例えば、会社員が作成するToDoリストでタスク管理をする場合、ToDoリストを仕事とプライベートで分けたり、自分の関わっているプロジェクトごとに分けたりと、使い方は様々です。
作業を細分化することも大切ですが、細分化しすぎて混乱を招くこともあります。
だからこそ、細分化した作業をすこし大きなカテゴリごとに集約することによって、よりタスクを管理しやすくするのがお勧めです。
3.優先順位をつける
ToDoリストを作成する時は、タスクに優先順位をつけることが作業効率をアップさせるコツです。
特に納期のあるようなタスクを管理する場合には、このような優先順位をつけることが欠かせません。
例えば、ToDoリストに時間軸を追加することで、途中経過を常に見直しが出来るようにすることが可能となり、優先順位をつけることで、作業漏れのないように気をつけることが出来ます。
細分化されたタスクに優先順位をつけることは、ToDoリストを作成するためには重要なポイントとなります。
また、優先順位をつけておくことで、横入りをしてくるタスクも管理しやすくなるというメリットがあります。
優先順位を明確にしておけば、どの工程のどの部分なら、他のタスクを請け負うことが可能なのかを一目で把握することが出来ます。
自分のスケジュールに余裕があるかないかを把握しておくだけで、作業は効率的にこなすことが可能となるのです。
4.内容を具体的にする
ToDoリストを作成する際、作業を細分化しタスクを絞ったら次は内容を具体的にする必要があります。
最初に箇条書きにしたタスクは、本を読む上での目次のようなものです。
その大まかな作業を、少し具体的な内容にするためには、情報を追加することです。
納期のあるような仕事をタスク管理する場合は、追加情報に納期までの時間的スケジュールを入れるのもよいでしょう。
内容を少し具体化するだけで、さらに効率的なタスク管理をすることが可能となります。
5.自分に合った管理をしよう
人によっては、ToDoリストを作成する時間がもったいないと思う人もいます。
ToDoリストと一言でいいますが、その内容は作成した人それぞれです。
一括してToDoリストと呼びますが、あくまでも自分のタスク管理を円滑にするために作成するものなので、自分の使いやすい形で作成することが一番です。
一回で自分に合ったToDoリストを作成することは不可能でしょう。
回数を重ねて自分に合ったToDoリストでタスク管理が出来るようになれば良いのです。
まとめ
いかがでしたか。
効率的なToDo・タスク管理をするための5つのコツを紹介しました。
今や、雑貨店でもこのToDoリストを作成するメモ用紙が爆発的に売れている時代です。
タスク管理をきちんとすることで仕事を効率的にこなす手助けとなります。
効率的なToDo・タスク管理をするための5つのコツ
- 作業を細分化する
- タスクを絞る
- 優先順位をつける
- 内容を具体的にする
- 自分に合った管理をしよう