組織で仕事をしていると、部下をもつようになってきます。
部下をもつと、どれほどできる部下をもっていたとしても、必ず指導する機会に直面するものです。
部下に限らず、人を指導することはとても難しいものであり、経験豊かな人であっても、苦労を重ねています。
今までは指導される立場であったとしても、立場が変われば指導される側の気持ちが見えなくなってしまうこともあります。
多くの人が苦労をするものですが、どのようにしたら部下の指導を上手くすることができるでしょうか？
部下を指導していく際の５つのポイント
部下が成長していけば、自分の仕事の効率も上げることができます。
組織で仕事をしている中で、部下の成長は事業成功への近道とも言えます。
効果的に仕事で成果を上げるために、部下を指導していく際の５つのポイントを紹介していきます。
1．部下の考えを聞く
部下を指導する時は、何か理由やきっかけがあります。
上手くいっていれば指導をすることも必要最低限になりますが、何か上手くいっていなかったり、こうすればもっと良くなるのに、という状況であることが多いものです。
その時に、まず部下が考えていること、思っていることを良く理解することが大切です。
指導する側が理解していることと、部下が考えていることは違っていることは良くあるものです。
部下が表現下手であったり、本当のことを言わないこともあるため、一度で簡単に判断せず、様々な可能性を考えて、部下の考えを聞いていきます。
場合によっては複数回の面談をすることも必要となります。
2．部下の指導は組織のため
部下を指導するのは、部下本人のためであることはもちろんですが、指導をする側にとっても有益なことであり、強いては組織のためになります。
しかし、指導を受ける側はそのようには受け止めないものです。
部下は、自分が責められていたり、叱られていると感じ、自分を否定されていると感じてしまいます。
部下が悪いのではなく、部下を指導し成長させることで、組織全体がまとまったり、効果的に働くことができるようになることを念頭に置いて指導をしましょう。
決して部下にそのことを伝える必要はありません。
部下を指導する側も、共に成長することができることを忘れずに対応しましょう。
3．声を荒立てない
部下を指導する時に、力が入りすぎるため、声が大きくなったり、しまいには怒鳴ってしまう人もあります。
これは、避けなければならないことです。
指導する側も人ですから、ついつい感情的になってしまうこともあるでしょう。
感情的にならないよう、指導する側は十分に気をつけて部下の指導にあたりましょう。
何度も繰り返し指導を行っているにもかかわらず、指導の成果が見られない場合には、イライラすることもあります。
しかし、これは指導する側への試練として受け止め、冷静に対応することが必要です。
指導する側もされる側も一緒に成長することが、組織のレベルアップに繋がります。
4．時間は短くポイントを絞って
部下の指導を始めると、長くなってしまうこともあります。
長くなれば多くのことに話が及んでしまうこともあるため、ポイントが分かりにくくなってしまいます。
そのため、指導を行う時の時間は短くしましょう。
会議室などで行う場合、最初から時間を決めて予約をすることになるため、自動的に時間が区切れるのでお勧めです。
特に会議室に時間の制限がない場合、自分でタイマーを設定しておくことも有効です。
昼休み前に指導を始めれば、昼休みまでに一区切りできるため、これも効果的です。
一回の指導は、できるだけ15分程度を目安に、長くても30分以内で切り上げましょう。
指導が長ければ、部下も指導する側も集中力が欠けてくるため、時間程の効果が得られないことを覚えておきましょう。
5．記録を残す
どのような点について指導をしているのか、してきたのか、記録を残しましょう
細かく報告書をつけることは必要ありませんが、できればチェックリストなどを用意しておくことがお勧めです。
どのような点について、何時、どの位の時間を使ったのか、記録をしておきましょう。
後日振り返ることが必要となった時に、その記録が役に立ちます。
部下を指導する時は、その部下を成長させることが目的の時と、勤務状況を見て、改善を促す時があります。
業務態度やパフォーマンスに改善が必要な部下の場合、将来の配置転換や昇給昇格などを視野にいれた指導が必要です。
全ての部下が優秀に育っていけば良いのですが、部下にはそれぞれの適性が有り、役割も異なります。
部下を指導する際には、どのような方向に導いていくか、念頭に入れて対応することが必要なのです。
記録を残すことで、その方向が正しいのか、修正が必要なのか、指導する側が適宜に見直すことは重要なポイントです。
まとめ
いかがでしたか。
部下を指導するということは、その役割や行為を通じて指導する側も学び、共に成長することです。
部下がどのように感じているか、何を悩んでいるのか、迷っているのか理解をすることが初めの一歩です。
そして答えを与えるのではなく、部下が自分で答えを見つけるように導き、成果を上げて行きましょう。
部下を指導していく際の５つのポイント
- 部下の考えを聞く
- 部下の指導は組織のため
- 声を荒立てない
- 時間は短くポイントを絞って
- 指導した記録を残す