ビジネスにおいてメールをする機会はたくさんあります。仕事を依頼するようなメールを出すときには気をつけなければならないこともたくさんありますよね。依頼を引き受けてもらう為には、ビジネスメールをするときにどういったことに気をつければ良いのでしょうか。
目上の人にお願いしたり、取引先にお願いしたりとビジネスシーンは様々ですが、共通していることは、いかに相手が気持ちよく引き受けてくれるような状態にもっていけるかです。
たくさん出す機会のあるビジネスのメールについて、どのような依頼の仕方をすれば依頼を引き受けてもらえるのでしょうか？
ビジネスメールで依頼するときの5つのコツ
ビジネスのメールの出し方によっては、仕事を依頼した相手の機嫌を損ねることもあります。いかに相手に依頼した仕事を快諾してもらえるかは、メールの書き方によっても変わるのです。
では、どのようなビジネスメールが相手に依頼を快諾してもらえるのでしょうか。
1.件名は明確に記載する
ビジネスのメールにおいて大切なのは、件名を明確に記載することです。仕事の依頼をする時などは、特に件名をはっきりと記載することで、ビジネスのメールなんだと相手も一目で理解でき、すぐに開封してくれるのです。相手が即座に理解できる件名を明記することが、ビジネスメールには重要なのです。
2.締め切りの日を明確にする
ビジネスのメールで仕事を依頼する時は、締切日を明確に示さなければなりません。仕事を依頼するからには、責任を持って引き受ける義務があります。お互いがスムーズに仕事を進めるためにも、ビジネスにおいてメールで依頼する時は、必ず締め切りを確認するようにしましょう。
3.自分の都合を押し付けない
仕事を依頼する時、ビジネスメールだけで済ませてはいけません。もちろん、相手との時間調整が大切なのですが、自分の都合だけを押し付けては仕事を一緒にする相手としての信頼がなくなってしまいます。
まずは、ビジネスにおいて仕事を依頼する時はメールで相手の都合などをきちんと確認しておくことも大切です。
4.相手の意思を尊重する
ビジネスメールで依頼を引き受けてもらう為には、相手の意思を尊重する必要性があります。相手との意思の疎通が出来ていないと、依頼を引き受けてはもらえないでしょう。ビジネスにおいてメールで相手とやり取りをする場合は、きちんと相手の話を聞き、お互いの意見を話し合いながら相手の意思を尊重することも大切なのです。
5.断られても好対応をする
ビジネスメールで依頼を断れたとしても、相手には好印象を与えるような対応をしておきましょう。断られたからといって、不機嫌な態度をとってしまっては相手に与える印象も最悪です。
ですが、断られたとしても好対応をすることによって「次回は一緒に仕事がしたい」と思ってもらえたら、次の依頼に繋がるのではないでしょうか。
いかがでしょうか。ビジネスメールで依頼を引き受けてもらうための5つのコツをご紹介しました。
ビジネスメールで相手に依頼を引き受けてもらうには、相手が気分を害せずに出来るというのが大前提となっています。また、たとえ断られたとしても、次の仕事に繋がるような好印象を相手に持ってもらうことが大切なのです。
まとめ
ビジネスメールで依頼するときの5つのコツ
- 件名は明確に記載する
- 締め切りの日を明確にする
- 自分の都合を押し付けない
- 相手の意思を尊重する
- 断られても好対応をする