あなたは仕事の上で失敗したことがありますか？ 優秀なビジネスマンでも、一度や二度は失敗してしまったことはあるはずです。その時に、お詫びをすることが必要になりますが、口頭でお詫びをするだけでなく、書面でお詫びをすることが必要な場合もあります。
ビジネス文書は私的な文書と違い、様々な点に配慮をしなければなりません。お詫びのビジネス文書となれば、普段よりも注意が必要になります。お詫びのためのビジネス文書作成時に気をつける点を整理してみませんか？
お詫びのビジネス文書を書く際の６つのポイント
口頭でお詫びをするだけで済めば良いのですが、仕事では、正式にお詫びをすることが必要になることもあります。
書面でお詫びをしなければならない場合、ビジネス文書として最大限の考慮をして作成することが必要になります。
通常のビジネス文書とは異なるお詫びの文書ならではの６つのポイントをお伝えします。
1.誰が誰に対してお詫びをするのか
ビジネス文書としてのお詫びが必要となった場合、誰が誰に対して文書を発行するのか明確にしましょう。会社代表の名前でお詫びをするのか、部所長や担当者の名前で対応するのかにより、内容も変わってきます。
仕事においてのお詫びの文書は、あくまでもビジネス文書です。お詫びする内容にふさわしい形式で作成することが必要です。
2.会社の方針を確認する
ビジネス文書としてのお詫び文書であれば、会社の意向に沿った主旨で文書が作成されることが必要です。個人的な思いや考えで記してはなりません。
自分としてはお詫びをするつもりは無くとも、会社の方針でお詫びをするとなれば、そのように作成することが必要なのです。あくまでもビジネス文書ですから私見ではなく、会社の意向を的確に記すことが求められます。
3.誠意を伝える
事情はともあれ、お詫びの文書であれば、ビジネス文書であっても、誠意を伝えることが必要です。お詫びをする文書が、更に相手を不快にするようなものであってはなりません。
情緒的な表現も時には有効ではありますが、ビジネス文書としてのお詫びの多くは、率直な表現で誠意を見せることが効果的です。
4.事実関係を簡潔に説明する
ビジネス文書としてのお詫びで大切なことは、対象となる事実を的確にまとめ、それに対してお詫びをすることです。単にお詫びをするだけの文書では、ビジネス文書として不十分です。
何故お詫びしなければならないような状況になったのか、その事実を整理して示すことが必要です。ビジネス文書であれば、相手側の関係者も状況を理解できるだけの情報を含めることが望ましいからです。
5.再発防止を約束する
ビジネス文書としてのお詫びに必要なものは、謝罪だけでなく、同じことが二度と起こらないことを示すことです。過ちが起こった原因が既に分かっており、対策が打てている場合は、その内容を簡潔に盛り込みます。
時には直ちに原因が分からなかったり、原因が分かっていても有効な対策が無い時もあることでしょう。暫定的でも構わないので、同じ過ちによって相手に不利益が発生しないことを約束することが必要です。
6.上司の承認を得る
お詫びの文書でも仕事の上の文書である以上、必ず上司の承認を得てから相手に提出しましょう。承認の証として上司の押印もしくは社印の押印を受けましょう。
押印があることで、相手が正式なお詫びであると認知することができます。誠意を示すためにも、大変有効です。
まとめ
いかがでしたか。
ビジネス文書としてお詫びをする場合、一個人としてではなく、会社として謝罪をしていることを示すことが大切です。
簡潔に要点を押さえ、謝罪をし、再発しないことを示すことで、最後に相手の許しを得ることが目的であることを念頭に、誠意あるビジネス文書を作成しましょう。
お詫びのビジネス文書を書く際の６つのポイント
- 誰が誰に対してお詫びをするのか
- 会社の方針を確認する
- 誠意を伝える
- 事実関係を簡潔に説明する
- 再発防止を約束する
- 上司の承認を得る