ビジネスメールに返信するときは、社会人らしくきちんとしたメールのマナーを守った返信の仕方が必要です。ビジネスメールなのに、友達との日常会話のような返信メールをする人がいますが、そんなことをしては社会人として全否定されてしまいます。
日頃から日常メールとビジネスメールはきちんと使い分けることが出来ていれば良いのですが、意外と出来ていない人が多いものです。
では、どのような返信をビジネスメールでは返せばよいのでしょうか？
ビジネスメールを返信する時の5つのポイント
ビジネスメールへ返信するとき、あなたは何に気をつけていますか？ ビジネスメールは日常のメールとは違い、社会人らしい言葉遣いや心遣いができていなければなりません。
では、どのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。
1.件名に気をつける
ビジネスメールに返信をするときは、件名に気をつけましょう。気をつけるポイントは、『RE』を何個もつけ返さないことです。件名をそのまま返すのではなく、『RE』の前に自分の言葉で完結に件名を入れましょう。
例えば、「日程について RE：○○会議の件について」といったような返信が出来ると相手にも分かりやすく伝えることが出来るので、スムーズに連絡を取ることができます。
このようにビジネスメールを返信するときは、件名に気をつけるように心がけましょう。
2.引用を利用しよう
ビジネスメールでは、先方のメールを引用して返信すると効率的で相手にも印象が良いとされます。ここでのポイントはメール全てを引用するのではなく、返信する際に重要な部分だけを引用することです。重要な部分を引用することで、ビジネスメールを送ってきた取引先は何の用件で連絡をしたのかがすぐに把握でき、それに対する返答もすぐに確認が取ることが出来ます。
重要なところを引用することが、1分でも惜しいビジネスマンにはとても役立つことなのです。
3.敏速に返信する
ビジネスメールは特に敏速な返信が必要となります。どんな内容のメールであっても、ビジネスメールは出した相手先が返信を気にして待っているものです。
ビジネスメールには早急に対応することで、先方にも良い印象を与えることも大切です。
4.優先順位をつける
営業などで出社時間が遅かった場合のビジネスメールの返信の仕方には、必ず優先順位をつけることが必要となります。
まずは、取引先やお客様からのクレーム対応が一番です。次に上司からのメール、最後に同僚からのメールというのが優先順位として妥当な順番でしょう。古いものから順番に終らせていくという手段もありますが、内容によってはこのような優先順位をつけることがビジネスメールを返信するには必要となるのです。
5.読みやすくミスのない返信
どんなメールへの返信も同様のことが言えますが、特にビジネスメールには返信するときに読みやすく、ミスのない返信が必要とされます。ビジネスメールがお客様からの苦情メールで、それに対する返信に誤字脱字や文字変換などがあった場合、重ねて謝罪しなければいけません。
どんな時でも、相手が読みやすいメールでなおかつミスのない返信をすることが重要となってくるのです。
まとめ
いかがでしょうか。
ビジネスメールの返信のポイントをご紹介しました。ビジネスメールは顔が見えない相手とのやりとりです。メールというのは、読み手が変るだけで印象まで変ってしまうことがあります。その印象が悪い方向へと向かないとは言い切れません。返信のポイントを抑えてミスのないビジネスメールを送りましょう。
ビジネスメールを返信する時の5つのポイント
- 件名に気をつける
- 引用を利用しよう
- 敏速に返信する
- 優先順位をつける
- 読みやすくミスのない返信