あなたは仕事において経費を意識していますか？どのような仕事であっても、必ず経費は発生します。その使い方次第では、せっかくの利益も、経費で使ってしまい残らないという結果になりかねません。
そのため経費を削減することを常に念頭に置くことは、ビジネスマンとしては必要なことです。
しかし、何でも削減できるものではなく、よく考えて実施することが大切です。なぜなら、経費を削減することが仕事の効率化を阻害することになることもあるからです。効果的に経費削減を行うポイントはどのようなものでしょうか？
目次
効果的に経費を削減する７つのポイント
経費を削減することはとても重要なことですが、削減しすぎてしまったり、必要なものまで削減しては本末転倒です。ビジネスを円滑に行いながら、無駄な経費のみを削減することが求められます。効果的に経費を削減するための７つのポイントをご紹介します。
1.経費計画を見直す
見直すべき経費計画が手元にない場合、つまり経費計画を作成していない場合には、ただちに計画を作成しましょう。ビジネスで費やしている経費がどの程度が把握できていなければ、効果的な削減は難しくなります。経費削減の検討に時間を要するようでは、効果的な削減とは言えません。
効果的に削減を行うには、効果があるとみられる所にピンポイントで行うことが必要です。経費計画から、どこに着手すべきかリストアップを行います。
2.比率の高いものから削減する
経費計画を見直すと、多くの経費がかかっている項目と、比較的少ない項目があることに気がつきます。効果的に経費の削減を行うためには、経費が多くかかっている項目に着目します。
削減の見直しをしても、削減の余地がないように思えるかもしれません。しかし、項目を削ることはできなくても、金額を減らすことはできるはずです。経費を多くかけているところは、たとえ数パーセントの削減であっても、比率の小さい一項目に相当するくらいの削減効果が見られるものです。まず、ビジネスを行っている上で、どこに多くの経費が掛かっているかをつかむことも重要な削減への活動です。
3.予算をオーバーしている項目を見直す
経費計画と比較して、予算を上回っている項目があるでしょう。その場合、過去数期にさかのぼり、現在の状況が一時的なものか、恒久的なものか見極めます。たとえ経費比率が低いものであっても、予算を上回っていれば、事業における経費計画を脅かします。経費削減は適切な経費配分に基づいて行われるべきものです。最初の配分が誤っていれば、削減活動が事業活動を圧迫しかねません。
また、交通費などは、営業活動のために必要不可欠ですが、それが予算を上回っているからといってむやみに削減対象にすると、営業マンが客先訪問するのに差し障りが出ます。そのため、単純に予算を上回っているからといって、削減の対象とせず、検証をすることが必要なのです。
4.固定費は中長期で削減する
固定費については、長い目で見て考えることが必要です。これは契約時に経費の削減を念頭において考えることが重要です。契約更新時やサービス等の契約を結ぶ際には、必ず数社から見積もりを入手します。同じ会社と常に契約を継続するとしても、その価格が適切か否か見極めることが必要です。そのためにも他社からの見積をもとに、価格値下げの交渉を行います。これが経費削減に大きく寄与します。
また契約期間中でも、新サービス会社からの売り込みがあった場合には、見積を実施しましょう。その結果効果があるとなれば、違約金を負担してもサービス提供会社を変えることも効果があります。
近年は新しいサービス提供する企業側で違約金を負担してでも解約〜再契約を行う場合もあります。固定費は定期的に発生しているため、業績の良し悪しに関係なく発生します。特に業績が芳しくない場合には、固定費の圧縮は重要です。
5.変動費は仕事内容と合わせて検討する
経費の削減というと、着手しやすいのは変動費の削減です。固定費の経費と同様に、各種のサービスやものを購入する際に、複数の可能性を検討しましょう。
交通費などは、様々なルートや手段が存在します。そのため検索ツールなどを利用して最適なものを選択することが、経費の削減に貢献します。なれていると、いつもの通りという考えが定着してしまいます。ところが一つ新しいルートができると、今までの移動の方法が有効でなくなることもあります。とくに交通費は単純にコストだけではなく、時間も大きな要因としてかかわってきます。
物を発送する際の運賃も同様です。送るものや地域、時間帯などによって業者にも得意不得意があるものです。そのため、これらもどこが効率がよいかを選択することで経費削減に効果的です。
一つの業者に固定してしまうことのないように、複数の選択肢を持ち合わせることが、効果的な経費の削減につながります。
6.省エネ活動を利用する
多くの企業が昨今の環境問題について敏感になっています。環境に優しい企業というのはイメージとして大切になっています。このアピールは会社で働くすべての人にも同様に認識されています。そのため、現在一般的となってきたウオームビズやクールビズなどの流れを利用することは、経費削減の活動に有益です。
不要な電気は消したり、エアコンの温度を再設定したり使用にちょっとした配慮をするだけで、経費の削減につながります。水の使い方も昨今の環境を守るアクションにつながるため、無駄をなくす行為として、会社内で実行しやすいものでしょう。不快にならない範囲で、省エネ活動の一環として電気や水などの無駄な利用を減らす活動を行うことで、企業イメージ向上だけでなく、経費の削減にもつながります。
7.モチベーションを保つ
経費削減となると、伝票の一枚一枚を細かく見たり、質問したりということが想像されますが、このようなことばかりが目に付くと、社員のやる気はそがれてしまうものです。経費削減を行うには、モチベーションを保っていくことが大切です。効果のあった経費の削減策については、社内で周知をし、その貢献をたたえ評価することが大切です。社員がモチベーションをもって経費の削減に取り組むようになれば、会社の業績も上がってくるのです。
まとめ
いかがでしたか。
経費の削減を効果的に行うためには、社員各々が自発的に経費の削減を意識することが重要です。また経費の削減を行う項目を絞り込み、数字の上で効果を見込める箇所において実行することも大切なポイントです。社員のモチベーションを保ち、効果的に経費の削減を行いましょう。
効果的に経費を削減する７つのポイント
- 経費計画を見直す
- 経費比率の高いものから削減する
- 予算をオーバーしている項目を見直す
- 固定費は中長期で削減する
- 変動費は仕事内容と合わせて検討する
- 省エネ活動を利用する
- モチベーションを保つ