仕事を進める上で、大切なことは準備をきちんとするということです。段取り八分とは、段取りを八割終わらせていれば仕事はほとんど終わっているという意味です。いかに仕事をするうえで段取りが大切かということこを教えている言葉です。
しかし、段取り八分で仕事を進められるようにはそれなりの経験と知識が必要です。誰かにきっちりと仕事の準備の仕方を教わり、それを自分なりにアレンジして自分流を作っていく。そうすることで初めて段取り八分の仕事が出来るのです。
では段取り八分にする為に必要なテクニックとはどういったことなのでしょうか？
段取り八分で仕事を進める為の5つのテクニック
段取り八分というと、仕事を始める準備段階できちんと準備していればその仕事の八割は終わっているということです。
仕事の準備をきちんとすると、その仕事がスムーズに進むので自分の為にもなりますし、仕事が重なってもスケジュール調整がしやすくなるのです。
今回は仕事を進める上での5つのテクニックをご紹介します。
1.納期までをイメージする
納期があるような仕事をしている人は、仕事を請け負った時に納期が必ずありますよね。納期がある仕事の時は、段取り八分にする為にも必ず一番最初に納期までのスケジュールを自分の頭の中でイメージすることが大切です。
スケジュールを思い描くことによって、本当にその仕事を納期までに自分でこなせるかを判断することができます。
納期までの間に自分のスケジュール調整がつかないような場合は、無理に仕事を引き受けないほうが良いです。もちろん、仕事を選り好みするわけにはいきません。自分が手一杯だと感じたならば、周囲の仲間に素早く助けを求めることが出来ることも段取り八分にする為に大切なことなのです。
2.箇条書きに書き出す
段取り八分で仕事を進めるには、請け負った仕事に必要な物事を箇条書きに書き出していく作業が大事です。
これは作業スケジュールを組む上で重要なことで、納期までに仕事を仕上げるためには、行わなければならない事を漏れのないように書き出すことで、段取り八分に仕上げていくのです。
また、箇条書きにすることによって、納期までのスケジュールの見通しも立つというメリットもあります。
段取り八分で仕事を進めるためにも、やるべき事を箇条書きに書き出してみましょう。
3.仕事を分ける
段取り八分で仕事を進めるには、箇条書きにした仕事に必要な作業を作業分担ごとに分けることが必要です。仕事を分けることによって、自分がどのように作業を進めていけばよいかがイメージできます。
段取り八分で仕事を進めるには、この作業工程のイメージが出来るとスムーズに進みます。
4.優先順位をつける
段取り八分で仕事を進めるには、仕事の優先順位をつけることが大切です。日常生活でも人は何かしらの優先順位をつけているものです。
例えば、ご飯を先にするかお風呂を先にするかなど、たわいもないことですが優先順位をつけているはずです。仕事も同じです。どの作業からこなしていくかの優先順位をつけることによって、納期までのスケジュールをうまくたてられるようになるでしょう。
段取り八分で仕事を進めるには、優先順位をつけることは大切です。
5.スケジュールを組む
段取り八分で仕事を進めるために、実際に納期までのスケジュールを組んでおきましょう。
少し納期より早めに仕上がるようなスケジュールを優先順位をつけた順番に考慮して組んでいくことで、より確実な仕上がりを想像することができます。
早めに仕上がるような組み方をしておけば、万が一トラブルがあった場合でも対処できますし、早くて確実な仕事は信頼を得られるのです。
いかがでしたか？ 段取り八分で仕事を進める5つのテクニックをご紹介しました。
何事にも準備をしっかりしておけば、多少のトラブルがあっても対処できるし、順調に進めば信頼を得られるということなのです。
段取り八分は仕事をする上での基本となるものなのです。
まとめ
段取り八分で仕事を進める為の5つのテクニック
- 納期までをイメージする
- 箇条書きに書き出す
- 仕事を分ける
- 優先順位をつける
- スケジュールを組む