仕事をする上で、1つの事に集中できる環境ならいいですが、ある程度の経験を積んでくると、いろいろ抱える事も多くなってきますよね。その場合、段取りを上手く進めないと、全ての仕事が滞ってしまい、企業にとって多大な損失にも繋がる可能性が出てきます。
そうならない為にも、仕事の段取りを上手く組むことが、仕事を進める上では重要で、尚且つ仕事ができると周囲からの信頼度がアップして、評価も上がるポイントなのです。
では、周囲から信用され、仕事ができると言われている人は、どのように上手く仕事の段取りを組んでいるというのでしょうか？
仕事ができる人の仕事の段取り方法5つの技
仕事の段取りを組むことは、仕事をする上で必ず行わなければいけない事です。しかしその方法を誤ってしまうと、作業過程で大きな違いが出てきてしまいます。
せっかく段取りを組んでも、その行為が無駄にならない為に、今回は仕事ができると言われている人がどのように仕事の段取りを組んでいるか、5つご紹介します。
1.段取りは1度だけに止まらず
1度、その仕事の段取りを組んだからと言って、それで終わりにしてはいけません。毎日1日1度は必ず見直して、仕事の進行状況を見ながら段取りを組み直すことが必要です。
仕事は生き物と言っても良いでしょう。日々状況が変わってきます。それにあった段取りをすることが、上手に段取りを組む方法です。
2.整理整頓が要
1度に色々な仕事を抱える事は、ビジネスシーンにおいて当たり前の光景です。しかし、いくつもの仕事を上手く回せるか回せないかは、実は整理整頓が大きなカギを握っています。
いくつもの事項が一括りになっていたら、混乱してしまいますよね。それは、上手く段取りをできる人でも同じことなのです。しかし上手くできるかできないかの違いは、その一括りになっているものを整理整頓をちゃんとできるかできないかに掛かってきます。
まず頭の中を整理しようと考えがちですが、実は先にデスク上の書類を整理整頓することがベストな方法です。ファイリング等をして、机の上を整理すると、イコール頭の中も整理整頓され、段取りが上手く捗るようになるのです。
目の前の光景が散乱してると焦る気持ちも生まれてきますよね。その焦る気持ちを落ち着かせるためにも、まずは視覚から整えるようにしましょう。
仕事が滞ってきた場合、まずデスク上の整理整頓から始める事をお勧めします。
3.メモを取ることが重要
人間が記憶する量には、限界があります。何もかも頭で覚えることは不可能です。時間がないからと言って、記憶に残そうとするのではなく、走り書きや箇条書きで構わないので、必ずメモを取るうに心掛けましょう。メモを取ったら、目につくところに貼っておくことが、段取りを上手にこなすには重要な事です。
ただし、そのメモを貼りっぱなしのままでは、何も進歩しません。前項でも挙げましたが、段取りは逐一見直しすることが大切なので、その見直しの際に、必ずそのメモをまとめる事も必要です。この様な流れを癖付しておくと、作業を忘れることなく、スムーズに段取りを組む事が出来ます。
4.後回しは禁止
仕事が立て込んでくると、突発的にで入ってきた仕事を後回しにしてしまう傾向にあります。順番に仕事をこなそうと言う心理が働くためだと言えますが、そうなってしまうとドンドン仕事がいっぱいになってきて、焦りにも繋がり逆効果になりがちです。
もし仕事の途中で、別の仕事が入ってきたときは、まずその日の仕事の段取りを組み直す事から始めましょう。やらなくてはいけない仕事の種類が多いと、人間は焦り気持ちが出てきてしまいます。段取りを組み直す事によって、まず簡単に片づけられる仕事に着手し、仕事の数を減らし、焦る気持ちを抑えることによって、心に余裕ができ、残りの仕事をスムーズに進めることができます。
5.自分一人で抱え込まない
段取りが上手な人は、自分一人で仕事を抱え込まないと言った特徴があります。誰しも、自分一人で仕事をこなすことは不可能です。周囲の人の協力っがあってこそ、仕事がスムーズに捗るのです。その為にも、段取りが上手な人は、的確に仕事を振り分け段取りを組む事ができるのです。
まとめ
いかがでしたか？
段取りを組む事が上手な人は、仕事をする上での基本を忠実に守り、時間がない忙しい中でも、必ず時間を作って、頭の中の整理を心がけています。
どんな人でも、一気に仕事を消化する事は困難です。日々、段取りを見直す事によって、スムーズに仕事が進み、結果仕事ができるとの評価が得られるのです。
仕事ができる人の仕事の段取り方法5つの技
- 段取りは1度だけに止まらず
- 整理整頓が要
- メモを取ることが重要
- 後回しは禁止
- 自分一人で抱え込まない