ディスカッションの円滑な進め方5つのポイント

白熱したディスカッションを繰り広げて充実したけど、「気付いたら何も決まってなかった」ということもあると思います。
ディスカッションは参加者が熱く深く話し合うことも大事ですが、生産的な進め方をすることはそれよりも大事です。充実した感覚が持てればまだマシですが、進め方が悪いとギスギスしてしまったり、話の輪郭がぼやけてしまい、なんとなく後味の悪いディスカッションになってしまうこともあります。

ディスカッションは進め方に気を付けることで、円滑かつ生産的なものになります。では、ディスカッションの円滑な進め方とはどのようなものでしょうか？

生産的なディスカッションの進め方のポイント

円滑なディスカッションとは参加者が議題と前提条件を把握した上で結論を導くものです。でもディスカッションの参加者は性格も背景も立場も違いますので、前提条件の統一はできていないことが多いです。その意味でも生産的な結論へ向けた進め方を実践する人が必要です。
生産的なディスカッションのための進め方を紹介します。

1.仮説を立てる

ディスカッションの中には議題が決まっていたとしても、仮説が分岐しすぎてまとまらないことがあります。

例えば、「事業の利益率を上げる」という議題に対して、「人員削減」についての話題が出たと思ったら、「商品開発」という戦略が話題に挙がるという広すぎる議題設定では時間がいくらあっても足りません。
前もって課題に対する解決策について一番適切だと考えられるものに絞ってディスカッションするか、ディスカッションの早い段階で絞り込み、議題の幅を狭めることは進め方としては重要なポイントです。

2.タイムキーパー役を設ける

司会進行の方がいれば、その人が役割を担ってもよいですが、ディスカッションの進め方はタイムキーパー役を設けて議題ごとのディスカッションのタイムリミットを区切ることが大事です。
ディスカッションでは白熱してしまうあまり一つの議題について深堀りしてしまい、大幅に時間がオーバーしたり、下手すればすべての議題についてディスカッションできなかったなどということがあり、その場合は進め方としては最悪です。
参加者にはある程度時間を意識してもらい、「あと30分」や「あと10分」など区切りの時間をアナウンスすることで、ディスカッションをクロージングに向けて進めてもらいます。

元々答えのないディスカッションも多いため、放っておくといつまでも続いてしまいますので、仮の結論でもよいので時間内でまとめることは、よいディスカッションとして必須です。

3.感情的な意見のチェック

ディスカッションはあくまでロジカルな進め方をするべきです。ありがちなのは、ディスカッションの途中で自分の思い入れのあるものが否定されたり、利益が侵されたりする恐れのある課題解決で、論理性を欠いた意見が出てきがちなことです。あるいは、ディスカッション相手によって「この人には言われたくない」などの感情が入ってしまい、態度や意見に偏りが出ることもあります。

こうしたことは、どんな論理的な人でもあり得るので、ディスカッションの進め方としては、こうした感情的な意見を客観的にチェックし、軌道修正を図ることです。そうすることで、より公正で偏りのないディスカッションの進め方を実現することができます。

4.生産的な反応を促す

相手の意見に対して常に否定から入る人がいますが、ディスカッションでお互いが否定していると生産的な結論が見えなくなってしまいます。

よい進め方としては、お互いに相手の意見のよいところを見つけてフォローすることを大事にするよう、ルールとして促すのがよいです。
何もすべての意見に対して肯定することを善しとするわけではなく、意見を戦わせることもあってもよいとは思いますが、進め方のルールを決めておくことで、無駄なブレーキのかけ合いを意識して少なくすることができます。

5.できるだけ結論へ導く

ディスカッションを進め方で、結論や合意が最終ゴールになりますので、そこにたどり着くような進め方をすることが大切でしょう。とはいっても時間内にどうしても結論が出ず、宿題となることもありますが、こうした難題も多いだけにできる限り結論を出すよう意識してもらうことが進め方として重要です。

そうすることで次のアクションにも繋がりますし、ディスカッションの時間が無駄になりません。よくあるのが、ディスカッションを繰り返しているけど時間ばかりかかって結論めいたものがなかなか出ない不毛なディスカッションです。そうならないためにも、結論を導くことを意識した進め方が大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
ディスカッションは役割分担をして、司会進行役の人が上手な進め方をすることで、とても生産的なものになります。逆に言えば、進め方が悪ければ不毛なディスカッションになってしまうため、進行役は責任重大です。客観的な視点を忘れずに公平な進め方を目指しましょう。