あなたは面接を担当したことがありますか？良い人を採用するためには、一人の候補者に対して複数回の面接を行ったり、比較するために複数人ずつ数回にわたって面接を行うことが必要です。
しかし、採用に時間を際限なくかけることもできないため、面接の時間をどのようにコントロールするか、知っておくことが求められます。
自社のビジネス活動を有利に進めるために重要な新しく優秀な人材を採用するために大切な面接です。面接の時間をどのように有効に使い進行させるかポイントを再確認しましょう。
目次
面接の時間を有効利用する５つのポイント
面接は企業と従業員が最初に接点をもつ大切な機会です。その面接次第で優秀な人材を採用することができるか否か決まるのです。
自社の業績を上げるためには、適任で優秀な人材が欠かせません。自社が必要としている人材を採用するために、面接の時間を有効に活用するための５つのポイントをご紹介します。
1.どのような人材が必要なのか明確にする
まずは自社で求めている人材像をはっきりとさせましょう。職種が決まっていたとしても、現場で担当者として活躍できる人材がほしいのか、各部門の長としてマネジメントをする人材がほしいのかなど、様々な条件やバックグラウンドが想定されます。
求人広告はかなり幅広く人を集めるために、職種が業務内容については細部まで表現をしないものです。そのため、自社でどのような人材を求めているのか、改めて明確にして面接を行っていくことが大切です。
特に面接官が複数名いる場合、複数名が全員で面接をすることができればよいですが、時間の都合から一人の面接官が全員の面接を行うことはなかなか難しいものです。その場合、複数の面接官に共通の認識をもって面接してもらうためにも、どのような人材が必要か明確にすることが、時間の有効利用につながります。
2.面接の前に質問などをまとめる
限られた時間の中で面接を行うのですから、事前に話すべきこと、質問すべきことはまとめておきます。行き当たりばったりでは、時間をかけた割に必要事項を聞き忘れてしまったりするケースがみられます。
面接官も応募者も貴重な時間を使って面接に挑むわけであり、面接時間を有効に使うには、無駄があったり漏れがあってはならないのです。応募者に対して企業側の姿勢を明確に印象つけるためにも、面接の時間の活用方法は重要です。応募者がこの会社に入りたいという思いを強められるよう、自社のPRでもあると考えて挑みましょう。
3.面接にかける時間を設定する
応募者の人数にもよりますが、面接には適切な時間を設定するよう心がけることが大切です。
多くは一人当たり30分前後を基準とします。時間が短すぎると応募者は落胆し、時間が長すぎると集中力が持続しないものです。限られた時間の中で、面接官も精いっぱいの情報を提供し、相手を理解する。応募者も精いっぱい自分のPRを行なうというのが、面接の時間の理想的な状態です。
面接官側が一方的に質問をするような面接は不可です。一人当たりの面接の時間において、面接官は4割程度話をし、応募者が6割話をするというバランスをとることを目指しましょう。
4.相手の緊張をほぐす
応募者はどのような人であっても、いざ面接となれば多少なりとも緊張するものです。その緊張の度合いが強すぎる場合、せっかくの面接の時間に必要としている情報が得られなかったり、真の姿を見ることができなかったりと、効果的に面接の時間を使えないことがあります。
プレッシャーを与えるような面接の方法もありますが、できるだけ限られた面接の時間内で応募者の適性や能力を知ることができるようにするために、応募者の緊張をほぐすことを忘れずに行いましょう。面接の時間を有効に使う一つの手段です。
5.採用スケジュールを明確にする
面接が終われば、応募者は早くその結果を聞きたいものです。同時に他社も受けていることが多いのが現実であり、タイミングや条件によっては、自社で採用したいと考える応募者が他社に就職してしまうことも発生します。そのため、採用プロセスのスケジュールを面接官にも応募者にも明確にしましょう。
応募者に対しては、最終選考までにあと何回面接があるのか、時間を明示することが必要です。並行して他社選考の進捗状況について、確認をしていきます。優秀で採用したい応募者がいるにもかかわらず、自社の選考スケジュールや時間を優先して機会を失ってしまうことを避けることも大切です。せっかく費やした採用活動の時間やコストを無駄にすることになりかねないからです。
いつまでに面接や採用活動を終えるのか、時間の管理を念頭において対応することが求められます。
まとめ
いかがでしたか。
採用活動の中で面接にかける時間は、応募者にとっても採用する企業側にとっても大変重要なものです。その面接の時間を有益にするのは、採用する企業側の事前の準備のよるところが大きいのです。指標を明確にして面接時間を有効に活用していきましょう。
面接の時間を有効利用する５つのポイント
- どのような人材が必要なのか明確にする
- 面接の前に質問などをまとめる
- 面接にかける時間を設定する
- 相手の緊張をほぐす
- 採用スケジュールを明確にする