業務フローとは、簡単にまとめると、業務の流れを図に表したものですよね。文章に書いてしまうと、ダラダラと長文になってしまい、その文章を読んで理解するまでに、時間を要してしまいますが、業務フローの場合は、図を使って表すことによって、誰にでも直ぐに把握できるのが特徴と言えるでしょう。
しかし、「誰でも理解できる」図を作る事は、実はこの業務フローを作る上で、一番難しいところでもあるのです。では、誰にでも理解される業務フローを作成するには、一体どんな点に注意すればよいでしょうか？
誰にでもわかる業務フローの作り方5つの注意点
業務フローを作成する人は、十分に業務の内容を把握している人が担当する為、ただ図を使って、表を作成しがちですが、それだけでは分かり難い、全く用をなさない業務フローになってしまいます。
そうならないためにも、分かり易い業務フローを作成する際の、注意すべきポイントを5つご紹介します。
1.部門表記は流れに沿って
業務フローを作る際に、一番初めに取り掛かるのは表に部門配置をする事です。その際、思いつくまま部門を並べて入力することは、絶対に避けましょう。
業務の流れは、接続線を使って順番に表記していきますが、ただ部門を並べただけでは、その接続線の交差が図面上で多くなってしまって、とても分かり難くなってしまいます。業務フローを作成するにあたって、接続線の交差は無ければ無い程見やすく、分かり易い業務フローとなります。そのためにも、部門表記は、業務の流れに沿って記載することが鉄則と言えます。
2.開始地点を明確に
業務フローが分かり難いと言われる理由の一つに、開始地点が分からないと言う点が挙げられます。パッと見た時に、初めの場所が分からなければ、その業務は何から始めたら良いのか、流れもわからなくなって当然です。
そのためにも、開始地点は図の形を変えたり、開始地点の図形以外に平行線上に他の図を並べない等配慮をして、ハッキリ明確に記載する事が必要です。
3.条件毎に図形を変更
前項で、開始地点は他の作業とは違う図形を使用するだけで、分かり易い業務フローになるとお伝えしました。しかし、開始地点だけ図形を変えても、見易い業務フローとは言えません。条件毎に図形を変えて表記することによって、より一層分かり易い業務フローになるのです。
特に分岐点は、必ず図形を変更することをお勧めします。その選択を見逃すことによって、余計な業務や損失を被る場合があるからです。業務上での選択肢を見落とさない為にも、図形を変更しましょう。また、条件毎に変えるからと言って、むやみやたらに多数の図形を使う事は、逆に混乱を招きます。必要最低限の図形の種類を使うことが望ましいです。
4.分岐点が一番重要
業務をする上で必ずと言っていい程、分岐点が発生します。ＹＥＳかＮＯか。〇〇円以上か以下か。有るか無いか。等、その答えによって、その後の業務の流れが大きく変わることもあります。その確認を怠らないためにも、分岐点をどう表記するかが、分かり易い業務フローであるか否を決定づける、一番重要な部分と言えます。
分岐点からの接続線を複雑にしてしまうと、分かり難く把握するのに時間が掛かってしまいます。そのためにも、標準作業として行っている業務のエラー等の分岐に関しては、省いて記載しても良いでしょう。分岐点を多数使用するのではなく、必要最低限にとどめる事が、分かり易い業務フローを作成するコツです。
5.空白も表の一部
業務フローを見た時に、余りにも細かく、紙面いっぱいにゴチャゴチャ図が表記されていると、見る気を失う原因にもなりますし、その図を追うだけでも時間が掛かりますよね。それでは業務フローを作成する意味がありません。業務フローは、文章より見易く、理解しやすいものでなくてはいけません。そのためにも、ある程度余裕を持った表を作成することが必要です。
周りに空白がある事によって、見易くもなりますし、工程が少なく業務を把握しやすいと捉える事も出来きます。業務フローの場合、空白も立派な表の一部と考える事によって、誰もが理解しやすい業務フローを作成することができるのです。
まとめ
いかがでしょうか？
業務フローは、どんな業務に対しても作成する時の注意点は一緒なので、1度作成方法を取得すれば、その後は何の迷いもなく分かり易い業務フローを作る事ができます。できる限りシンプルイズベストを心掛けて、業務フローを作成するように心掛けましょう。
誰にでもわかる業務フローの作り方5つの注意点
- 部門は流れに沿って
- 開始地点を明確に
- 条件毎に図形を変更
- 分岐地点が一番重要
- 空白も表の一部