現在お使いのヒアリングシートは十分機能しているでしょうか？営業での聞き取りポイントを事前に準備しておくためのヒアリングシートは、必要な情報を確実に取得するためには必須のツールです。また、的確なヒアリングシートがあればそれに沿って営業でのヒアリングが進められるため、営業の負担とリスクを軽減するためにもヒアリングシートの万全な作り込みが必要になるでしょう。
では、ヒアリングシートを準備するにあたって押さえておくべきポイントとはどんなものでしょうか？
ヒアリングシート作成にあたって押さえるべきポイント
営業ではクライアントからの聞き取りが漏れ無く無駄なく行われる必要があります。クライアントが要望している点と、こちらが必要な情報をしっかりと汲み取るためにも、ヒアリングシートの入念な準備をこころがけましょう。
今回は、ヒアリングシートを作成するにあたって押さえるべきポイントをご紹介します。
1.要望や課題は細かく
ヒアリングでの目的はクライアントの要望と課題を完全に聞き取ることです。ここでのヒアリングシートの役割の一つは、要望と課題の漏れのない把握と、記入の手間の削減です。課題と要望の大枠については事前に予測できるものが、過去の事例からも用意できると思います。可能性のあるものをすべてチェック項目として盛り込み、クライアント自身が把握できていない課題、要望についてもフィードバックできるようにしましょう。
また、各項目ごとに課題が掘り下げるための質問が用意されている必要があります。チェック欄や評価点で済ませられるところはなるべく事前に欄を設けておき、それでも漏れる部分についてのみフリースペースを活用して記入しましょう。
2.必須項目を増やし過ぎない
実際の営業ではヒアリングシートのすべての項目を上から質問していくわけではありません。営業を成功させるには、あくまでその場の流れに沿った自然な聞き取りが大事です。そのため、質問必須の項目欄は最小限に留め、ヒアリングシートが自然な聞き取りの邪魔にならないようにしましょう。
3.シナリオの階層を分ける
営業では柔軟な対応が何を置いても優先されるべきです。ヒアリングシートは柔軟な聞き取りの補助となる存在です。ラジオ番組のシナリオのようなアドリブの効く大筋を準備しましょう。全体のシナリオと現在地が一目見て把握できる必要があるため、詳細な項目とは階層を分けて作成するのがポイントです。そうすることで、項目が詳細であってもスッキリとしたヒアリングシートになります。
4.要説明項目をわかりやすく
ヒアリングシートはクライアントの要望や課題を汲み取るのと同時に、営業の流れを作るための指針にもなるものです。説明が必要な項目を入れておくとよいでしょう。ここで大切なのはルーチン項目以外にも、事前のリサーチ情報などクライアントに合わせた項目を忘れず盛り込むことです。ヒアリングの流れに沿って適切な情報が提供できるように、関連する聞き取り項目とセットで記入するのがポイントです。
5.提案への反応は詳細に
ヒアリングから汲み取った要望や課題に、自社のソリューションをうまく繋げられることが理想です。ヒアリングシートにはこちらの提案に対しての反応を記入できるようにします。部分的に否定的な部分や肯定的な部分があるかと思いますので、自社製品がクライアントの要望に沿ったものに改良できるよう詳細なニュアンスまで汲み取り記入できるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？ヒアリングシートは営業の指針にもなり、柔軟な聞き取りができるように作成することが大事です。ヒアリングシートのできの良し悪しが営業での明暗を分けます。作成のポイントを参考に入念な準備をした上で営業に挑みましょう。
ヒアリングシート作成にあたって押さえるべきポイント
- 要望や課題は細かく
- 必須項目を増やし過ぎない
- シナリオの階層を分ける
- 要説明項目をわかりやすく
- 提案への反応は詳細に