あなたは仕事を引き受ける際に、相手と打ち合わせや面談をすることがありますか？ 打ち合わせは、相手の求めている仕事を行うために、要求を理解する手段として有効です。その打ち合わせの時に、単にメモをとるのではなく、ヒアリングシートを使うことで、確実に必要な情報を押さえることができます。仕事の内容によって、ヒアリングシートは様々です。
しかし、自分にあったヒアリングシートを作成することで、仕事の効率を上げることができます。仕事の効率を上げるだけでなく、成果アップにつなげるために、自分のヒアリングシートを作成してみませんか？
ヒアリングシート作成時の5つのポイント
ヒアリングシートを自分の仕事に合う形で作成することで、仕事を効果的に行うことができるばかりでなく、成果をあげることに繋がります。
ビジネスパーソンとして、オリジナルのヒアリングシートを用意してみませんか？ ヒアリングシート作成時の5つのポイントをご紹介します。
1.目的を記す
ヒアリングシートの作成において重要なのが、何を目的に相手と打ち合わせや面談をするのかを明確にすることです。売り込みたい製品やサービスがある場合には、それを明確にしましょう。
目的なき面談や打ち合わせは有りませんが、往々にして相手と話をしているうちに、目的から逸れてしまうことが有ります。ヒアリングシートに目的欄を作れば、常に念頭いれて話を進めることができます。
2.得たい情報の記載欄を設ける
打ち合わせをする際は、その目的に応じて得たい情報が有るはずです。ヒアリングシートに質問欄を設けるのではなく、どのような情報を得たいのか記すようにします。質問欄を作ると、その通りに話を進めることが多くなり、既に得た情報について何度も違う言葉で語ることもあります。
効率よく対応するには、得たい情報を記し、その答えを埋めていく形のヒアリングシートを作成しましょう。
3.定性的か定量的か情報の選別
得たい情報を準備できたら、その情報は具体的であるべきか、それとも感覚的なもので良いのか、ヒアリングシート上で選別して明確にしましょう。
数字や日付など具体的な情報が必要な場合と、前向きとか好き嫌いなど感覚的な情報が求められる場合では、ヒアリングシート上で予め区分してあると、確認漏れなどが無くなります。
4.得たい情報の順番を付ける
面談や打ち合わせの時に、限られた時間であれば、全ての情報を得られないこともあります。そのため、ヒアリングシート作成時には、大切な事項から順番に記載します。
場合によっては、順番通りにいかないこともありますが、打ち合わせの終わりになってもヒアリングシート上段が埋まっていなければ、効果的に進められていないことに繋がりかねません。
5.シートのレイアウトを考える
最終的にはヒアリングシートを完成させる必要がありますが、他人が見ても見やすいレイアウトを心がけます。
自分のヒアリングシートであるから、自分だけが分かればよいというものではなく、上司や同僚などにそのまま見せることができるものであることが望ましいものです。レポートの一部として使えるものであれば、その後の仕事の効率アップにもつながります。
まとめ
いかがでしたか。
ヒアリングシートは質問リストと同じではなく、効率的に打ち合わせや面談を進めるためのツールです。自分にあったヒアリングシートを作成し、確実にビジネスにおいて成果を上げるよう、日々工夫をして行きましょう。
ヒアリングシート作成時の5つのポイント
- 目的を記す
- 得たい情報の記載欄を設ける
- 定性的か定量的か情報の選別
- 得たい情報の順番を付ける
- シートのレイアウトを考える