偏に報告書と言ってもいろんな種類があります。報告書と言うと、難しく考えがちですよね。確かに報告書の内容によって、様々なフォーマットがあって、どのような書き方をしていいか悩みどころです。でも実は、報告書の書き方には一定のルールが存在するのです。
ルールに沿った書き方をすることによって、より一層分かりやすく簡素に報告書を書く事ができるのです。
では、どのような書き方をすれば、分かり易く喜ばれる報告書を書く事ができるでしょうか？
知っておきたい報告書の書き方5つのポイント
報告書と言うと、難しく捉えがちですが、ビジネス文書の中ではとても簡単な文書と言えます。ルールさえ押さえておけば、誰にでも簡単に書く事ができるのです。
今回は報告書を書く上で、知っておきたい書き方のルールを5つご紹介します。
1.5W1Hを基本形で
報告書を書く上で、一番の基本形は5W1Hに沿った文書構成です。
「いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」の6つの要素をまとめて報告書に記載をすれば、概ね報告書は完成形となります。
報告書を読む側は、大筋の話は知っていることが多いですが、あくまでも報告書なので、改めて文書に織り込むことは必要です。相手が知っているからと言って、報告書から5WiHの要素を省くことは絶対に避けましょう。
2.どういった報告書なのか
企業には、いろんな報告書が存在します。業務報告書、事故報告書、研修報告書等があり、どのような活動を行ったか社内または社外に対して活動した記録や結果をまとめたものです。どういった内容の報告書なのか、それを把握することによって、書き方が変わってきます。
業務報告書だったら、業務の改善点まで書く事が望ましいですし、事故報告書ならば、なぜそのような事故が発生し、今後事故を防ぐためにはどうしたら良いかまで記載することが必要でしょう。研修報告書の場合は、研修することによって、自分が何を得て、今後どのように役立てるかまで書く事が、パーフェクトな書き方です。
まず何を一番に報告したいか、その事を踏まえた書き方をしましょう。
3.誰宛に書いているのか
報告書の書き方として、誰宛に向けて書いているか、宛先を必ず記入します。その宛先によって、文書の構成を変える必要があります。経営者や役員に対して報告書を書く場合は、数多くの書類に目を通している中での1件の報告書になるので、できる限り簡素化した書き方が望まれます。
直属の上司や同僚に対しては、それまでの流れを明確に記載した方が、今後の業務に役立つことが多いため、詳細まで記載することが好まれる傾向にあります。
取引先や顧客に対しては、内部事情部分に関しては、言い訳に聞こえてしまう恐れもあるので、簡素化して書いた方が無難です。しかし、相手が一番知りたい結果部分に関しては、詳細まで記載する事がベストな書き方と言えるでしょう。
4.段落を活用して
報告書を書き方として、注意すべき点は、文書をダラダラ記載しないという点です。段落を活用して、箇条書き形式にした方が報告書の見栄えもよく、読み易い文書となります。
例えば、新聞が良い例です。見出し・小見出しを活用する事によって、より一層見易くて、分かり易い報告書となります。
5.データ誤認は最悪パターン
報告書の書き方は、文書力も確かに必要とされるスキルです。しかし報告書で一番求められるのは、文書力でも、見栄えのいい報告書でもありません。情報データが一番必要とされる部分なのです。その情報のデータを誤って記載する事は、報告書の意味を全く成していません。そのためにも、発生した事項や算出した数値等の報告事項は、細心の注意を払って、何度も見直すことが必要です。
自分一人だけで最終チェックまでやってしまうと、誤認している部分が見つけにくい状況となってしまいます。できることなら、提出する前に周囲の人に再確認してもらう事が望ましいです。
まとめ
いかがでしたか？
ビジネス文書を書く事は、誰しも敬遠してしまう仕事の1つです。しかし報告書の場合は、一定のルールに沿って書けば、誰もが簡単に書ける事なのです。
報告書の書き方は、人それぞれ違っても構いません。重要なのは、正しい情報を報告する事です。その点を忘れずに、書く事を心掛けましょう。
知っておきたい報告書の書き方5つのポイント
- 5W1Hを基本形で
- どういった報告書なのか
- 誰宛に書いているのか
- 段落を活用して
- データ誤認は最悪パターン