日々書いている報告書や稟議書などの社内文書。フォーマットは決まっているとはいえ、書き方まで丁寧に教えてくれないことも多いのではないでしょうか。とくに役職が上の人は、多少恥ずかしい書き方をしていても周囲からは注意してもらえないことも多く、本人は自分の癖に気付かずにそのままになってしまうこともあります。
社内文書の書き方が間違っていたり稚拙だったりするとその人の能力まで疑いをもたれて、陰で社内文書の書き方について噂されていることもあるかもしれません。そのようなことにならないためにも、社内文書の書き方には気を付けたいものです。では、社内文書の書き方のコツとはどのようなものでしょうか？
社内文書の書き方のコツ
社内文書は「意味さえ伝わればよいのでは」と考えている方もいるかもしれませんが、会社の文化によっては社内文書の内容はもちろん、体裁にもこだわりを持つところも多いです。社内で蓄積される文書に統一感がないことは後々のリファレンスが難しくなるからです。社内文書の書き方のコツをお伝えします。
1.案内文・通知文の書き方
案内文・通知文は、社内文書のなかでも案内内容や通知内容によってフォーマットも大きく変わるものです。社内イントラネットに載せる場合にはフォーマットが決まっていることが多いので入力していけばよいですが、紙媒体での通知書や、メールに添付することが前提のテキストファイルなどではフォーマットが自由記入のことも多く、逆にとまどってしまうこともあります。
「休暇中の諸注意事項」などの事務的な通知と、「イベントのお知らせ」のような突発的な案内では、同じ社内文書でも書き方が異なります。前者のような社内文書はフォーマットや以前のデータがあることが多いので、それに従って文言や日付を変える方法が速くて正確です。
後者のような社内文書では、イラストを挿入したりフォントを楽しいものにしたりユーモアを入れたりといったことができますが、守っておきたい基本的なコツは、「通知対象者をはっきりさせる」ことと「内容が伝わるタイトル」です。ユーモアが入っているものを好む人もいますが、やはり忙しい人が読むことが多いので、さっと目を通しただけで「誰に対して何を伝えるか」が分かるよう、洗練されたものにしましょう。
2.稟議書の書き方
稟議書は上司に承認を求める書類です。日々記入に追われている人も多いでしょう。社内文書でのフォーマットが決まっているものも多く、そこに記載する内容も社内ルールにもとづくものがほとんどでしょう。ただその社内ルールがとても細かくて記入やチェックが大変なことが多いのもこの手の社内文書の特徴です。お金がからむことなので当然といえば当然ですが、これがすごく手間になってしまうこともあります。
書き方のコツとしては、フォーマットをコピーして自分がよく使用するパターンを作成しておき、自分用のフォーマットを作っておくことです。変更する部分はチェック項目を設けておき、上司への提出の前に最終チェックをする形にして、記入の手間を最低限にしましょう。
3.始末書の書き方
始末書やヒヤリハット、事故報告書などの社内文書は、会社や取引先に損害を与える可能性もあるため慎重に言葉を選んで書く必要があります。基本的には「起こった事象→お詫び→原因→対応・対策」のを記載する必要があります。社内文書のフォーマットによっては時系列で対応や状況を記載する場合もあります。
いずれにしても、ダラダラと長い文章は好まれませんので事実を淡々と書くことが大切です。対策についても精神論ではなく具体的なものをシンプルに記載しましょう。事実を簡潔に記載することでスマートで後を引かない始末書が仕上がります。ただ、お詫びの言葉は選び、深くお詫びをしていることが伝わるようにすることが大切です。
4.届出書の書き方
休暇届や欠勤届などの社内文書で大事になることは、社内処理を考えて記載することです。フォーマットに忠実に書くことと、早めに書くことです。記載内容はシンプルなものですので、日付のミスや記載漏れがないようにすることで事務処理をスムーズに行ってもらいます。また、当然なるべく早い提出が必要ですのでめんどくさがらずに届け出が必要と分かった時点でさっと記載して提出しましょう。
5.社内文書の書き方（共通）
ご紹介してきた社内文書以外にも各種報告書や議事録、辞令など社内文書にはさまざまなものがありますが、普段書きなれない文体で記載しなければならないことが抵抗になる方も多いのではないでしょうか。でもほとんどのものにはフォーマットや以前の書類が残っているため、会社のルールに従って書くだけで、ほぼ文面そのままで社内文書は完成します。
覚えておいていただきたいことは、「事実だけを書くようにする（憶測を入れない）」ことと、「まわりくどい表現を避ける（社内の人宛てなので不要に丁寧な表現は使用しない）」ということです。社内文書の目的はあくまで「内容が正確に素早く伝わること」ですので、そこを意識して社内文書を作成しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？社内文書に余分な時間をかけすぎることは不毛です。かといってフォーマットをろくに確認もせずに提出すると、逆に差し戻しなどでの手間が生じてしまいますので、社内文書は「漏れなく簡潔に」を意識しましょう。
社内文書の書き方のコツ
- 案内文・通知文の書き方
- 稟議書の書き方
- 始末書の書き方
- 届出書の書き方
- 社内文書の書き方（共通）