総務という部署を耳にすることは多々ありますが、どんな仕事内容なのかをちゃんと知っている人は少ないのではないでしょうか。総務というと、会社全体の総合的な事務というイメージです。
派遣社員の求人などで見かける、総務部の募集などを見ていても仕事内容がきちんと把握出来ていないと働き始めてからイメージとのギャップに悩む人もいるものです。企業によって仕事内容に多少の差はありますが、基本的にどのような仕事内容をするのかを把握しておくことで、イメージとのギャップを埋めておくことが良いでしょう。総務の主な仕事内容にはどのような業務があるのでしょうか？
総務の主な仕事内容6つの業務
企業によりその仕事内容は変わりますが、総務の主な仕事は会社における様々な業務です。いかに効率よくそれらの仕事をこなしていけるか、などがポイントとなってくることでしょう。
1.人事や労務管理
総務の仕事内容で特に重要視されるのは、人事や労務管理でしょうか。会社というのは人がいなければ成り立ちません。
新卒採用する時などは、総務で各部署の退職者の人数や最低限必要な人数を把握し、適正な人員配置をすることが仕事内容の一つとなります。また人材が足りないときの募集や採用などを担うのも、総務部の仕事内容の一つです。
労務管理としては、働いている社員の労働時間を把握し、労働基準法で定められた労働時間内で働いているかをきちんと把握することが仕事内容となっています。
2.社内の広報
企業によっては、総務に広報という部署を設けている会社もあります。ここは、社内外に対する宣伝や広報活動をすることを仕事内容としています。
新聞やＷＥＢ、テレビや雑誌などの媒体を通して企業のことを知ってもらうことを目的とした宣伝活動、また、会社内でのコミュニケーションツールの一つとして社内報を作成する会社もあるようです。
3.内部監査業務
内部監査は一般的には、企業内の専門的なスタッフで行われますが、中小企業や中堅企業では総務が担当するケースが多いです。内部監査を実施するにあたっては、きちんとした内部監査の規定下の実施基準を設定します。その基準を公表し、監査を行うことで公平な判断をし、問題があれば改善勧告をします。
これは、企業内での自主的な監査ですが、経営方針や経営計画などに沿って、各部門が業務を効果的に運営しているかを評価・判断することで、経営活動が適切に行われているかを調べる目的があるのです。
4.福利厚生施策
総務の主な仕事内容として、福利厚生施策もあげられます。企業内における福利厚生というと、何をイメージするでしょうか。企業にとって、人材というのは人財と書かれるほど大切なものです。
人がいてこその企業。人材を確保するためには、この福利厚生というのが大きなポイントの一つとなっています。重視されるのが、任意で企業が従業員の為に負担する、法定外福利というものではないでしょうか。法定外福利とは、従業員はもちろんのこと、その家族の生活を向上させることによって生産性を上げる、労働意欲を高めるといった結果的に企業の発展に貢献するための戦略の一つだとされています。
総務の仕事内容としての福利厚生施策とは、従業員のニーズに対応するよう、必要なものを提供できるような福利厚生施策となるように、制度設計をしたり運営したりすることです。
5.サポート業務
総務の仕事内容の一つに、他の部門のサポート業務があります。総務があることで、他部門の従業員は気持ちよく活動できるといっても過言ではありません。受付業務から、備品管理、職場環境の整備、秘書活動、経理、人事などその業務の幅は広く、各部門を取りまとめるような部署でもあるのです。
企業経営が成り立つように、各部門間の話し合い、協力要請など円滑に仕事が進むように調整をはかる機能を持つ総務は、社内全体のコミュニケーターという仕事内容も重要な役割となっているのです。会社側の考えを従業員に浸透させ、意思の統一をはかることも、総務の主な仕事内容です。
6.経営トップのサポート
総務の重要な仕事内容の一つとして、会社内で最も経営トップに近い存在でありサポートする役割を担っているということがあります。企業によって総務の仕事は様々ですが、経営トップに近い存在ということは、参謀としての役割もあるということです。
経営は経営者だけで行っているわけではありません。国内、国外における社会、業界、経済の動向などを基に、緻密な情報分析をすることが必須です。トップの判断材料となるような情報の分析や検討をすることも、重要な総務の仕事内容とされているのです。
まとめ
いかがでしょうか。総務の主な仕事内容を6つの業務からご紹介しました。企業によっては、便利屋さん・なんでも屋さんといったイメージを強く持たれている総務ですが、会社内での重要な役割を担っていることを理解していただけたことでしょう。
総務の主な仕事内容6つの業務とは
- 人事や労務管理
- 社内の広報
- 内部監査業務
- 福利厚生施策
- サポート業務
- 経営トップのサポート