あなたは仕事でメールを使っていますか？ 昨今のビジネスシーンでメールを使わない人は殆ど見かけないほど、メールは仕事の重要なツールになっています。上司への報連相も電話や文書から、メールへと変わっているケースがほとんどです。
社外へ送るメールについては色々気をつけている人が多いかもしれませんが、こと上司となると、気が緩んでポイントを外している場合も見られます。上司へ報連相をメールで送る際のポイントを見直してみませんか？
上司へ報連相をメールで送る時の５つのポイント
上司への報連相は仕事をしていれば極々一般的であり、メールを使うことも普通になりました。
しかし、上司へ報連相をメールで送るとなると、何かかけてしまったり、伝わらなかったりすることがあるものです。ここでは、上司へ報連相をメールで送る際の５つのポイントをお伝えします。
1.タイトルを的確につける
上司への報連相メールに限りませんが、タイトルを正しくつけることはポイントです。報連相ならば、先頭に報連相と記し、その後ろに案件や事案を記しましょう。
報連相とメールのタイトルにあれば、上司は直ちに見る必要があるメールと判断できます。些細なことですが、このようなメールでの配慮は大きく効果があります。
2.添付ファイルは参考資料
上司が報連相メールを開けた時に、添付ファイルがあり、それを開いて読む必要があるのは望ましくありません。上司がどれだけ多くのメールを受信しているのか、部下には理解や想像しにくいものです。
添付ファイルを用いるのであれば、メール本文にその要約を記すことが重要です。添付ファイルを開けることも困難な場合があることを念頭において報告しましょう。
3.緊急を要する場合は電話をする
報連相をメールで送ったからと言って、上司が瞬時に読んでくれるわけではありません。急ぎや大切な内容の報連相をメールで送った場合には、上司に対してメールで報連相を送った旨を電話連絡しましょう。
上司がすぐに読める状態であるか否かを知ることもできるだけでなく、上司にメールの報連相があることが伝わります。
4.口頭で追加報告する
文章の才能がある人でも、上司に報連相で思ったように全て伝えることは難しいものです。特にニュアンスを伝える必要がある場合、書面だけでは伝えきれないことかあります。
上司に報連相を送る際には、口頭での報告をする機会を求めるようにしましょう。口頭で追加報告をすることで、上司があなたに対して信頼を深めるようになるものです。
5.図案や資料も添付ファイルにする
報連相に必要なデータや図案なども、添付ファイルとして上司に提出するように心がけてください。文章だけの報連相メールでは、具体的に理解することが難しい場合があります。
また図案や資料はメール本文の報連相に織り込むと、メールクライアントによっては適切に表示されないことが有ります。そのため、大変読みにくい報連相となってしまう可能性があるからです。
まとめ
いかがでしたか。
上司に対してメールや報連相は、日常的なものでありますが、上司によっては何時でもPCの前に座り込んでいるのではありません。
そのため、読みやすく探し出しやすいメールとすることを心がけて、適確にタイムリーに重要な情報が上司の耳に入るよう上手に使い分けをしていきましょう。
上司へ報連相をメールで送る時の５つのポイント
- タイトルを的確につける
- 添付ファイルは参考資料
- 緊急を要する場合は電話をする
- 口頭で追加報告する
- 図案や資料も添付ファイルにする