力が入りすぎた研修報告書や、逆に内容の薄すぎる研修報告書をよく見かけます。研修報告書では、研修内容とともに部下の理解度を確認するものです。ひとりよがりで研修報告書を作成してしまうと、研修内容が伝わらないばかりか、読み辛いため目を通してさえもらえないでしょう。研修報告書の書き方ひとつで上司の評価が変わります。このため、上司に伝わる研修報告書を作成する必要があります。
では、上司に伝わる研修報告書の書き方のポイントとはどのようなものでしょうか？
上司に伝わる研修報告書の書き方のポイント
よい研修報告書は、研修内容が要約されていて要点に漏れが無く無駄が無いため読みやすいです。情報がしっかり伝わり、スムーズに読むことができます。ポイントさえ押さえれば誰でも上司に評価される研修報告書の作成が可能です。上司に伝わる研修報告書の書き方のポイントをご紹介します。
1.分量はA43枚程度で
研修内容にもよりますが、一般的にはA4用紙3枚程度で作成しましょう。簡易的な研修報告であれば200字程度で要約する必要がありますし、研修ボリュームがある場合は分量は多くなります。あまりダラダラと長く書きすぎると、読む上司に負担がかかるため、上司が読む前提で研修報告書の分量を決めてください。
2.構成は階層的に
研修報告書は、要約文と、それを受けた詳細内容で構成します。要約文では上司がさっと目を通した時に課題や主旨が理解できるように書いてください。上司は短時間で研修報告書に目を通す必要があるため、要約文に目を通しただけで内容が理解できるようにすることが大切です。
詳細内容は、要約文で漏れた情報を補うためのものです。研修項目ごとに小見出しをつけ、状況説明があれば日時や発言までできるだけ正確に記入するのがよいでしょう。情報を正確に伝えるのが基本ですが、所感を記入する必要がある場合は簡潔な内容にします。
3.目的を意識する
「誰に」「何を」伝える研修報告書なのかを意識して作成しましょう。報告先の上司が何を求めているのか、上司の視点で考えて内容を決めます。上司が研修の理解度を見たいのであれば、研修内容のキーワードが漏れ無く入っている必要がありますし、情報をシェアする内容であれば、正確な情報とともに、特に上司に伝えたい部分を強調する必要があります。
上司のリテラシーのレベルによって、研修報告書の解説レベルも変える必要があります。提出する上司がわかりやすいと感じる内容にすることが大切です。
4.文章表現と見栄えも大切
研修報告書は、内容はもちろんですが文章表現や見栄えも大切です。上司がぱっと見て読む気が起こる文章を心がけましょう。
用語の使用方法や表現のブレ、句読点の打ち方や助詞の重複がないかを確認しましょう。見出しや文頭が揃っているかなどのレイアウトも気にする必要があります。文章が読みやすいように適度に余白を入れます。
研修報告書は見た目の印象で、上司の評価もぐっと変わります。
5.作成後は見直しをする
研修報告書に誤りがあっては、理解度を疑われます。用語の使用方法が適切か、数字に間違いがないかを作成後にもう一度確認します。できれば音読してみて読みやすい文章になっているかも確認しましょう。
見直しをすると、補足の必要な項目や逆に不要だと感じる項目が見つかります。時間が許す限り見直しをしてより完成度の高い研修報告書を目指してください。
いかがでしたか？ 基本的な書き方のポイントを守りつつ、上司の目線でわかりやすさを考えて研修報告書を作成することが大切です。より上司に伝わりやすい研修報告書を目指して、完成度を高めていきましょう。
まとめ
上司に伝わる研修報告書の書き方のポイント
- 分量はA43枚程度で
- 構成は階層的に
- 目的を意識する
- 文章表現と見栄えも大切
- 作成後は見直しをする