あなたの周りに退職した人はいますか？同じ職場や取引先など、仕事で身近な人が辞めていくことは、社会人生活が長くなれば長くなるほど多くなります。
退職する人の中には、定年などで円満に退職していく人から、突然の転職などで退職する人など、様々なケースがあります。いかなる理由にしても、退職の事実を知るのが退職の挨拶メールであることが多くなっています。
メールで受け取った退職の挨拶への返信をするにあたり、どのようなことに気を付ければよいでしょうか？
目次
退職の挨拶メールへ返信する際の７つのポイント
今までお世話になっていた同僚や取引先の担当者などから、退職の挨拶のメールを受け取れば、それに返信をするのは社会人としての礼儀といえます。
退職の挨拶のメールに対してどのように返信をするのが良いのでしょうか？返信をするにあたり、留意すべき７つのポイントをご紹介します。
1.受け取った時期を確認する
退職の挨拶のメールは離職日に限りなく近いタイミングで受け取ることが多いものです。
メールをタイムリーに見れる環境にあれば、すぐに気が付くものでしょうが、メールを確認するのが不定期な人の場合、メールを読んだ時には、退職された後ということもあります。
まず、退職の挨拶を受け取った日付を確認をします。
2.最終出荷する日時を確認する
内容を確認する際に、一番大切なのはいつ退職するのか？です。数日余裕をもって退職の挨拶メールを発信する人もいますが、多くの場合は退職間際であることがあるため、いつが退職予定か確認をしましょう。
退職日と最終出社日が同じ人もいますが、有給休暇消化などで退職日より早く最終出社を迎える人もいます。いつが最終出社日であるかを確認しましょう。
3.退職する人の事情を確認する
本当の理由を知ることはなかなか難しいものですが、できるだけ周囲や挨拶メールから、退職の理由をつかみます。
定年や契約満了などで辞める人、新しい職場を見つけて辞める人、はたまた体調を崩して辞める人、家庭の事情から辞める人など、人それぞれの理由があるものです。
今までの仕事や職場に不満を持っていて辞める人もいるため、挨拶への返信には十分な配慮をすることが必要です。
4.ねぎらいやお礼の気持ちを伝える
どのような事情でやめるにしても、今まで同僚や取引先担当としておつきあいがあったわけです。接点が多くても少なくても、お世話になったことには変わりはありません。
まずは、今までのお礼と、様々な苦労に対してねぎらいの言葉をかけましょう。直接的な接点がなくても、仕事を通じて間接的に関係があるのは言うまでもありません。退職の挨拶メールを受け取った以上、その返信には感謝の気持ちを含ませることが大切です。
5.次のステップを応援する
新しい職場に移る人、新生活を始める人、病気などの療養に入る人、様々な次のステップが考えられます。どのような状況であっても、退職の挨拶メールの返信には、応援する気持ちを織り込んでください。
退職をするということは、新しいスタートラインについていることでもあり、その瞬間を応援してもらえることは、退職者にとって、とても嬉しいものです。挨拶のメールの返信には、力強く応援する言葉を入れてください。
6.具体的なエピソードを入れる
もし、退職者と特別なエピソードがあれば、挨拶メールの返信に付け加えるとよいでしょう。単純なお礼や励ましや祝福のメッセージより、印象深いものになります。
間接的に聞いた話でも良いので一文添えることで、インパクトある返信にすることができます。
7.相手が読まないことを想定する
色々考えて、退職の挨拶メールに返信をしても、受け取るべき相手が目を通さないこともあります。
特に退職ぎりぎりに挨拶メールを送ってきた場合、それに対する返信は退職者の同僚や後任、上司などの目に触れることもあります。そのため、内容が相手に伝わらないこともさることながら、他人の目に触れることを意識した内容で返信することが大切です。
後から問題になるようなコメントなどを返信に盛り込んでいると、自分の仕事に支障をきたすこともあります。返信をするタイミングをよく確認して送るようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか。退職する人から受け取った挨拶メールへの返信は、どのタイミングにあるのかよく確認をすることから始めましょう。
退職する人が返信を読まないこともありうるものです。挨拶に対する返信に盛り込む内容も、退職者が読んで心が和み、他人が読んでも不快に感じないことが大切です。
退職の挨拶メールへ返信する際の７つのポイント
- 受け取った時期を確認する
- 最終出荷する日時を確認する
- 退職する人の事情を確認する
- ねぎらいやお礼の気持ちを伝える
- 次のステップを応援する
- 具体的なエピソードを入れる
- 相手が読まないことを想定する