就職活動をしてる上で、やっと面接まで漕ぎ着けたのに、その面接を何らかの理由で辞退する機会は、誰にでも起こりうることです。
その点については致し方ありませんが、その時の断り方を誤ってしまう求職者が後を絶ちません。企業側としては書類選考を重ね、面接者を決定するまでに、かなりの時間と労力を掛けているので、面接をする前の段階で辞退された場合、再度選考し直しになるので、ハッキリ言って面接を断られた場合、面白くないのが本音です。
しかし、誠意を持った断り方をすれば、企業側は不快感を露わにせず、スムーズに面接の辞退を受け入れてくれます。では面接を辞退する際、どのような断り方が望ましいと言えるのでしょうか？
不快感を与えない面接の断り方5つの注意点
面接の断り方として、注意すべき点は誠意を持って対応する事です。不快感はゼロにはなりませんが、最小限に食い止めることはできます。
では、どのように対応すれば、企業に対して誠意ある行動を示すことができるのでしょうか？ 今回は、注意すべき面接の断り方を5つご紹介します。
1.即連絡が鉄則
面接の断り方の鉄則として、面接辞退の意思が決まったら、即日採用担当者にその旨の連絡を入れましょう。企業側としては、面接辞退の連絡を受けてから、再度書類選考に取り掛からなければいけません。その為にも、できるだけ早い対応が必要となってきます。
面接の断り方として、辞退の連絡を事前まで行わないことは、企業側に嫌悪感を持たれるので、絶対にしてはいけない事です。
2.連絡ツールは先方に次第で
面接の断り方として多い悩みは、電話ですべきかメールですべきかと言う点が挙げられます。採用担当者から事前に、連絡の指示を受けていれば、その通りの連絡ツールで断りの連絡を入れても構いません。しかし事前に何も指示がない場合は、面接の日程がどのような形で連絡が来たのか、その連絡ツールに合わせて、連絡を入れることが望ましいでしょう。
電話や手紙で、面接の連絡がきたならば、電話で採用担当者に断りの意思を伝えましょう。メールできたならば、メールで面接辞退の意思を伝えても失礼に当たりません。ただしその場合、一言「辞退します。」だけでは不快に思われますので、正式なビジネス文書を作成する方法が、正しい断り方です。
3.辞退理由は正直に
面接辞退の連絡をした時に、理由を尋ねられる場合があります。その場合はできる限り正直に、断りの理由を述べる事も誠意ある断り方の１つです。
特に、他社に内定が決まった事は、隠す必要がない事項です。嘘と言うのは、必ず不信感が相手に残ります。下手に隠そうとすると、逆に不快を与える事になりますので、正直に答える事の方が誠意ある断り方だと言えます。
4.企業を悪者にしない
前項で挙げましたが、誠意ある断り方は理由を尋ねられたら嘘をつかず、正直に答えた方が良いと述べましたが、その反対もある事も承知しておきましょう。
求人募集に応募した後に、企業の悪い噂や業績悪化の事実を知る場合があります。そうなると、やはり就職を躊躇してしまうのは当たり前の事です。書類選考の段階で不採用になったならば、何も問題がありませんが、面接まで行ってしまった場合の断り方として、企業の負の部分を理由にして、断る事は反感を買う原因にもなるので、絶対に避けなければいけません。嘘も方便です。面接辞退が企業の問題であっても、それは自己都合と言う形での断り方が、揉めることのない無難な断り方です。
5.電話の場合の注意点
一般的な面接の断り方を見てみると、圧倒的に電話で断る人が多いのが事実です。その場合、直接企業担当者と話すことになるので、細心の注意が必要となります。
面接辞退の意思は、必ず採用担当者へ直接伝えましょう。事情によっては、採用担当者と話ができない状況も考えられます。その場合は、伝言をお願いしても構いませんが、伝言を受けてもらった担当の方の名前を聞くことも忘れずに行いましょう。連絡の行き違いのトラブルを防ぐために、必要な事です。
また断り方として、連絡する日時を考えることも重要ポイントです。就業時間外の連絡はしてはいけません。時間内に必ず連絡を入れましょう。朝や昼前後は、企業としては忙しくバタバタしている時間帯です。また休み明けも仕事が立て込んでいるので、避けることが誠意ある断り方だと言えます。
まとめ
いかがでしたか？
面接を断る事は、企業としては面白くはありません。その気持ちをできるだけ緩和できるように、誠心誠意対応することが、就職を希望していながら辞退を申し入れたことに対しての礼儀であり、正しい断り方です。
断り方を適当に行うと、その報いは後の自分に返ってくることを肝に銘じましょう。
不快感を与えない面接の断り方5つの注意点
- 即連絡が鉄則
- 連絡ツールは先方に次第で
- 辞退理由は正直に
- 企業を悪者にしない
- 電話の場合の注意点