あなたは会社で「報連相」を行っていますか？ビジネスシーンにおいて、報連相が大切であるとよく言われます。
報連相とは、報告・連絡・相談の３つを略してつなげたものであることを知っている人は多いと思います。
報告・連絡・相談はビジネスにおいて、上司や同僚との情報共有には欠かせないものであり、これは業種や職種を問いません。自社内だけでなく、顧客との関係においても、同じことが言えます。
それでは、報告・連絡・相談をする際のポイントとはどのようなものでしょうか？
目次
【報連相】報告・連絡・相談をする時の7つのポイント
報告・連絡・相談が大切なのは当たり前かもしれませんが、その内容については要点をつかんで対応することが重要です。書面にする場合も口頭で行う場合にも同じように気をつけるポイントがあります。
どのように報告・相談・連絡を行えばよいのか、7つのポイントをご紹介します。
1.報告・連絡・相談は義務である
社会人となり、一人でビジネス活動をする機会が出てくると、自由になったと感じ、自分のやりたい方法で仕事を進めがちになります。
自分のスタイルを築き上げるのは大切なことです。しかし、やるべきことは必ず押さえなければならないのも事実です。一人で活動するようになれば、必ず会社に対して、報告・連絡・相談をすることが必要になります。
これは余裕があれば行うというものではなく、義務と考えることが必要です。報告・連絡・相談のポイントをつかむために大切な一歩になります。
2.報連相を作成する
報告・連絡・相談は情報の共有には欠かせません。そのためには報連相のレポートを作成することが一番の近道です。口頭で伝える場合も、最終的には文書にすることが大切です。
人の記憶とはいい加減なもので、すぐに忘れたり理解違いを起こしたりするものです。口頭で報告・連絡・相談をしたとしても、後から記憶違いでもめごとになることも多々見られます。
このような誤解や時間の無駄を避けるためにも、報連相のレポートを作成し関係各位に伝えましょう。
3.報連相の内容を補足する
報連相のレポートを作成をし、同僚や上司、関係者に対して展開をします。それだけでは情報が確実に共有されたか否か定かではありません。
そのため、フォローアップを兼ねて、報告・連絡・相談へのコメントを得るためにも、口頭にて報連相を補足します。同僚や上司、利害関係が一致している関係者であっても、書面による報告・連絡・相談だけでは理解違いを起こすこともあります。
このような誤解を避けるためにも、補足や念押しのために、文書による報連相とは別に、直接報告・連絡・相談の機会を設けましょう。特にアドバイスやコメントを急いでいる場合には、欠かせないものです。
4.適宜報告・連絡・相談をする
自分の行ってきた活動については、その都度状況を報告することが必要になります。
万が一その活動がうまくいっていない場合には、状況の報告と問題点の相談が必要になります。仮に予定通りものごとが進んでいたとしても、最新状況の報告や予定通りであることの連絡は必要不可欠です。
職種や担当している案件や顧客によって、その報告・連絡・相談の頻度やレベルは異なります。わからない場合には、上司にうるさいと思われるくらい、相手に報告・連絡・相談することから始めて、適切な頻度を理解しましょう。アドバイスを求めるのもよいでしょう。
5.5W1Hを含むこと
報告・連絡・相談いずれにしても、内容をわかりやすく伝えることが大切です。そのため、いつ、どこで、誰が、誰に、何を、どのようにしたか、簡潔に記すようにします。
また、具体的な固有名詞を用いることが、その報告・連絡・相談を解かりやすくします。日々の業務の中で同じようなシチュエーションや案件が出てくるものです。混乱を避けるためにも、具体的に5W1Hを踏まえて、報告・連絡・相談を行うようにしましょう。
6.自分の意見を盛り込まない
報告・連絡・相談の内容には、私見は含まないよう心がけることが大切です。
あくまでも事実関係に基づいて報告・連絡・相談されるべきであり、それを受けた同僚や上司、関係者が、状況の理解を誤ったり判断を誤ったりしないように作成することが大切です。私見は追記として別に伝えるとよいでしょう。
7.私見は最後に付記すること
事実関係のみの報告・連絡・相談だけで理解をし判断をすることは、危険な場合が多々あります。その時は、一番現場に近い所にいる人の私見が有益となります。
したがって、あなたの考えや意見は必要なのですが、報告・連絡・相談とは別枠にて、事実と分けて作成することが重要です。率直に自分の感じたこと、気になることなどを発信し、周囲の判断や理解の助けとなるように努めます。
まとめ
いかがでしたか。報告・連絡・相談は基本的な行動ですが、それらの重要さについて気付いていない人も多いものです。
しかし、社会人たるものビジネス活動をする以上、報告・連絡・相談は必要不可欠です。報連相を、文書で行い口頭で補うことで、スムーズに効率よく案件を進めていくよう努めましょう。
【報連相】報告・連絡・相談をする際の7つのポイント
- 報告・連絡・相談は義務である
- 報連相を作成する
- 報連相の内容を補足する
- 適宜報告・連絡・相談をする
- 5W1Hを含むこと
- 自分の意見を盛り込まない
- 私見は最後に付記すること