社内の決定事項と言うのは、会議で承認されるのが原則です。しかし簡易的な案件まで会議にかけていたら、時間も足りずに承認が得られるまで多大な時間を要してしまいます。
そのために考え出されたのが、稟議書と言うシステムです。稟議書とは、会議を省くために文章で立案をし、承認を得る方法です。
今では一般的になったシステムですが、決められたフォーマットが存在している企業はごくわずかで、ほとんどの企業で稟議書の書き方は、担当者任せとなっています。
では、稟議書を作成する上でどのような書き方をすれば、承認されやすい稟議を作成することができるでしょうか？
承認されやすい稟議書の書き方5つ方法
企業には簡易的な案件が多種多様にあり、多くの稟議書があげられ、上層部はその1つ1つに対して、短い時間内で承認作業を行わなければなりません。そのため、稟議書の書き方一つで、承認されるか否か大きく関わってきてしまうのです。
今回は、数ある稟議書のひな形の中でも、これさえ押さえておけば承認されやすいという書き方を5つご紹介します。
1.簡潔に1枚でまとめる
前述の通り、上層部は多くの稟議書を読み、それについて承認を数多くこなさなくてはなりません。
したがって、文章はできるだけ簡潔にまとめる事が望ましいと言えるでしょう。あまり文章を多く記載してしまうと、全てがきちんと読まれなかったりするなど、承認されやすい案件も、落とされてしまいます。
稟議書にはできるだけ簡単に文章でまとめ、詳しい情報についてはカタログ等を添付して、回覧することが望ましいです。
カタログもただ添付するのではなく、重要ページには付箋を付け、特に熟読してもらいたい箇所には、マーカーで印をつけたり追記したりする等、読む側の立場になって、読みやすいよう準備することが必要です。
2.箇条書きが分かり易い
稟議書の書き方として、相手が読みやすく作成する事も必要です。そのために、箇条書き形式で書いていくことが、分かり易くて承認されやすいテクニックです。
目的、理由、予算等、箇条書きにすることによって、作成する側もまとめやすいですし、承認する側も理解しやすい文書となります。
あまりに項目を増やしすぎる事は、逆に分かり難くしてしまいますが、常識の範囲で、項目は詳細に分ける方が、承認されやすい稟議書の書き方です。
3.予算は見積書添付で
経営者にとって、費用が掛かる事はなるべく避けたい事項です。そのため、予算に関して重要視する傾向にあります。
稟議書の書き方として、予算を書くことは必要ですが、その金額の根拠となる見積書を添付することも、承認を得るために重要です。
目的に合った予算を出しているか、その事も上層部は確認を取ります。稟議書には必ず業者からの見積書を添付するようにしましょう。
4.利益になるか否か
稟議書を提出し、それが実現した場合、少なからず企業に対して支出が発生します。
経営者側はただ支出し損失になるだけの案件を承認をすることはありませんが、将来的にそれが利益につながるならば、短期的な支出や損失があったとしても承認は得られます。
そのためにも稟議書の書き方として、必ず理由を書くことが絶対条件となります。
なぜ、今損失を出してでもこれが必要なのか。経営者が必ず目を通す箇所です。その項目を一番丁寧に書くことが、承認を得られる稟議書の書き方となります。
5.忘れてはいけない押印場所
稟議書を書く上で、とても基本的ですが忘れがちなのが、承認印の押印場所の確保です。
事前にその稟議書が回覧されるルートを調べ、役職名や氏名を入れた押印場所を確保しくことも、スムーズに稟議書が回覧され、承認も早期に得られます。
とても些細な事ですが、その些細な気遣いこそ、承認される稟議書の書き方として求められる事です。
まとめ
いかがでしたか？
稟議書の書き方と言うと身構えてしまいますが、この5項目を押さえておく事によって、承認されやすい稟議書を作成することができます。
書き方1つで承認されるか否かが決まります。だからと言って形式にとらわれることなく、1つ1つの項目を、丁寧に書いていく事が、承認されやすい稟議書となります。
承認されやすい稟議書の書き方5つ方法
- 簡潔に1枚でまとめる
- 箇条書きが分かり易い
- 予算は見積書添付で
- 利益になるか否か
- 忘れてはいけない押印場所