作業の日報を書くときには、ある程度のルール決めをしていたほうが良いです。
作業の日報は、使い方によっては同じ仕事を請け負った人たちのコミュニケーションを円滑にし、売り上げの向上や業務の効率化を図るのに便利なツールとなります。
その為には、誰が見ても分かりやすい作業日報にする必要性があり、ルールを決めておくことで日報の活用性をあげましょう。
ではどのような日報の書き方が、良い作業日報だと言えるのでしょうか？
良い作業の日報を書く時の5つのルール
作業の日報を書きなれていないと、「自分が何を書いたら良いのか」「どうしたら、効率の良い書き方になるのか」など迷うことはたくさんあります。
作業の日報を書くときのルールを決めておくことで誰もが見やすく読み解きやすい作業日報を書くことが可能です。
1.日報は具体的に書く
作業の日報を書く意味をご存知でしょうか。作業の日報は予定や実績や達成状況などを書き込んでいきます。これは社内での情報の共有になるので、仲間同士で助け合うことができます。
また、毎日書くことによって周囲が仕事の状況を把握することができ、的確なアドバイスを受けることができ、仕事の効率があがることもあるのです。
そういった意味でも日報はできるだけ具体的に書くことが大切なルールです。
2.実績や達成状況などを書く
作業の日報には、予定や目安となる目標などが書かれているものです。それに対して毎日、進捗状況や達成状況を書き込むことによって、自分の見た目にも作業効率がどの程度良いか、達成状況が予定通り進められているかなど一目瞭然で把握できるのです。誰がいつ見ても分かるように書くことでチームの連携が得られます。
作業の日報を書くときには、きちんと実績や達成状況を書き込むようにしましょう。
3.問題点や原因を書く
作業の日報で実績や達成状況をきちんと書いていくことによって、予定通り作業が進んでいない時などは、問題点や原因を究明するのに日報が良い手段となります。
作業の日報をもとに、原因を究明した時は速やかに問題点や原因を書き込むようにしましょう。日報を見返すことによって、進捗状況が予定よりも進んでいなかった場合は原因を究明する手段にもなります。
日報に問題点や原因を書き込むことは、周囲に同じ間違いをしないようにする為と自分が同じ間違えを繰り返さないようにするためでもあります。
作業の日報を書くときのルールとして、問題点や原因もきちんと書き込んでおきましょう。
4.日報は翌日の朝までに提出
作業の日報は翌日の朝までに提出するというルールを決めておきましょう。なぜなら、作業の日報というのは「情報を共有するためのもの」という考えのもとに作成されているものです。
前日に起きたことを把握しておくことで、作業効率があがることもあります。作業の日報は翌日の朝までに必ず提出するというルールを決めておきましょう。
5.日報には毎日目を通す
作業の日報は、「情報を共有するためのもの」という仕事をする上で重要な役割を果たしています。
仕事が関連している人の日報には毎日目を通すというのを上司も部下も同僚もルールとして決めておきましょう。なぜならば、情報は毎日変化していきます。毎日目を通すことによって自分の知りえた情報を更新していくことで、的確なアドバイスをすることが出来たり、進捗状況を把握してスケジュール管理に役立てたりすることが出来るのです。
「情報の共有」というと、大きな重荷になるかもしれませんが作業を効率よく進めるためには、せっかく書く日報を活用すれば良いのです。日報には毎日目を通すようにしましょう。
いかがでしたか？ 作業の日報を書く時の5つのルールをご紹介しました。
毎日書かなければならないので、面倒くさいと感じる人が多いかもしれませんが、それだけ情報の共有化というのは作業を行ううえで大切なことなのです。
まとめ
良い作業の日報を書く時の5つのルール
- 日報は具体的に書く
- 実績や達成状況などを書く
- 問題点や原因を書く
- 日報は翌日の朝までに提出
- 日報には毎日目を通す