チームの営業成績には営業担当の能力が関係してきますが、その営業担当をサポートする、セールスアシスタントの仕事ぶりも大きく影響します。そのため、できるセールスアシスタントは会社にとって、じつは重宝される存在です。一方で、営業最前線で活躍する営業担当に比べ、セールスアシスタントの業務は見えづらく、仕事ぶりによっては雑用的な印象になります。
営業担当がベストパフォーマンスを発揮するために、セールスアシスタントが求められる能力とはどんなものでしょう？
目次
できるセールスアシスタントに欠かせない７つの能力
多忙な営業担当を支えるセールスアシスタントの業務は事務処理、顧客対応など多岐にわたっています。そのため、貴重な存在として評価されるには、ツボを押さえた仕事のやりかたが必要になってくるでしょう。
できるセールスアシスタントに欠かせない７つの能力をご紹介します。
1.スケジュールの管理
セールスアシスタントの業務は、顧客と会う機会の多い営業担当のスケジュールや、仕事の進行状況を把握し、サポートしていくことが基本となります。そのため、スケジュールを管理し、営業担当がスムーズに仕事を行えるように先回りして準備することや、ときには営業担当にリマインドするなどの秘書的な能力が必要になります。
2.的確な資料作成
必要なプレゼン資料や報告書を作成するのもセールスアシスタントの重要な役割です。迅速かつ的確な資料の作成が求められるため、WordやExcel、PowerPointを使いこなせると生産性は上がります。また、営業パターンによって必要な資料フォーマットを管理するなど、資料作成の迅速性と的確さを上げる工夫が必須となってきます。
3.漏れのないデータのチェック
営業担当は、顧客に提示するデータをチェックするのもセールスアシスタントの役割になります。営業担当が顧客に提示するデータに抜けや誤りがあれば、信用問題に関わります。データの記入漏れや誤りがないかは勿論、数字が正しいかどうかをチェックできる程度に数字にも強くなる必要があるでしょう。
4.顧客との密な連絡、調整
セールスアシスタントは、飛び回る営業担当と顧客の橋渡し役です。顧客側の都合で、またはトラブルなどでスケジュールの変更を強いられることもあります。お互いと連絡を密に取り、スケジュールや要望の調整を行う必要があります。
5.コミュニケーション能力
セールスアシスタントは顧客と直接やりとりする機会も多く、会社の看板的役割も担います。顧客対応でよい印象を与えることが、商談の成立にも影響するため、顧客に対して丁寧な言葉使いと態度で接することが必要です。また、営業担当との意思疎通をはかるのは、仕事を卒なく進めるうえで最も重要な要素だと言えるでしょう。
忙しいビジネスシーンにおいては、必要な内容を、無駄なく漏れなく聞き出すことと伝えることが求められます。
6.営業担当との情報共有
セールスアシスタントは、案件やプロジェクト全体を把握するポジションにあります。
顧客から得られた情報やプロジェクトで出てきた新しい情報を、営業担当に素早く共有しなければなりません。
また、セールスアシスタントは、各営業担当の仕事のやりかたを把握するポジションでもあります。営業チームをサポートする場合には、優秀な営業担当のノウハウをほかのメンバーにも適用することも、チーム全体の利益に繋がるでしょう。
7.細かい気配り
営業担当が気持よく仕事を進めるために、セールスアシスタントの気配りが大事になります。
営業担当の性格や仕事のやりかたにあったサポートで、余分なストレスをなくし、営業担当がスムーズに仕事を進められれば、できるセールスアシスタントとして申し分ないでしょう。
秘書的な役割として、または橋渡し、看板役として顧客や営業担当に気持よく仕事を進めてもらえるためのサポートが、セールスアシスタント業務の本質になります。サポートとはいえ、責任が伴いやりがいがあるポジションです。
必要な能力を磨き、できるセールスアシスタントとして活躍しましょう。
まとめ
できるセールスアシスタントに欠かせない７つの能力
- スケジュールの管理
- 的確な資料作成
- 漏れのないデータのチェック
- 顧客との密な連絡、調整
- コミュニケーション能力
- 営業担当との情報共有
- 細かい気配り