仕事にかかる時間というのは、効率の違いで大きく変わってくるものです。
例えば、同じ仕事をしていても効率の悪いやり方をしている人は長時間労働になるけれど、効率よく立ち回れる人というのは、効率の悪い人の半分ぐらいの時間働くだけで完了してしまうものです。
では、仕事の効率を上げるにはどんな工夫をすれば良いのでしょうか？
あなた自身は今効率の良い仕事の仕方をしているでしょうか？
そして、自分の周囲に効率よく仕事をすることが出来る良いお手本となるような人はいるでしょうか？
仕事の効率の上げるための5つの工夫
仕事の効率がいい人ほど、早く仕事が終わります。
同じ仕事をしていても、すごく残業しなければ終わらない人とそうでない人の違いは、この仕事の効率の違いです。
では、どのような仕事の仕方をすれば効率の良い仕事ということになるのでしょうか。
1.デスクの整理整頓
仕事の効率を上げるための方法の一つとして紹介するのは、デスクの整理整頓です。
デスク周りが汚い人は仕事の効率が悪いと言われています。
その理由の一つは、デスク周辺が汚いと必要な資料を探すのに時間がかかったり、すぐに欲しいものを取り出せないという欠点があるからです。
デスク周辺をキレイに整理整頓しておくことで、このような無駄な時間を省くことが出来ます。
整理整頓する際には効率のよい”作業動線”を考えて物を整理する配置を考えてから行うと良いでしょう。
作業動線を考えることにとても意義があります。
仕事の効率をいかに上げられる動作配置が出来るかによって、作業効率のアップの仕方も変わってくることでしょう。
また、整理整頓するときには、自分の使う道具に優先順位をつけることによって、よく使用するものほど取り出しやすい位置に配置することで、より仕事の効率がアップします。
このように、デスクの整理整頓と仕事の効率のアップには深い繋がりがあるのです。
2.マニュアルの作成
次にご紹介するのは、マニュアルの作成です。
仕事を効率よくこなすためには、基本となるマニュアルが作成されているとその資料を元にして仕事をすることが出来るので、無駄な作業をすることがありません。
毎年、毎月同じ作業をこなす職場の場合、仕事のマニュアルがあるのとないのとでは、仕事の効率が大きく違います。
また、マニュアル作成されている企業の大きな強みは、万が一その仕事をしている誰かの体調などが悪くなり、どうしても仕事が出来ないような困難な状況に陥っても、マニュアルを見れば他の誰かがカバー出来るというようなメリットがあるのです。
このような場合、マニュアルがあることによって仕事の効率が下がることを防ぐことが可能となります。
だからこそ仕事の効率を上げるにはマニュアル作成が良いとされているのです。
3.人にもお願いする
仕事の効率を上げるためには、自分一人で全てを抱え込まずに人にもちゃんとお願いをするということも必要になります。
自分の仕事だという意識を持つことはとても大切です。
でもその意識が強すぎると、すべてを抱え込んでしまうタイプの人は自分のキャパシティを越えている量の仕事もすべて抱え込んでしまいます。
そうなると当然、仕事の効率は下がります。
仕事というのは自分一人で全てをこなせるものではありません。
チームを組むなりして、うまく仕事の量を分散させることで効率はアップします。
だからこそ、仕事の効率を上げるためにも、人にもお願いするようにしましょう。
4.食事と睡眠もとる
当たり前のことのように思うかもしれませんが、疎かになりがちなのが、食事と睡眠をきちんと取るということです。
人間は生きていくにあたって、食べるということと寝るということはとても大切です。
食事を取らないと空腹に襲われます。空腹になると頭の回転も遅くなるし、イライラして単純ミスも増えてしまいます。
中には朝ご飯を取らずに働き始める人もいますが、朝一番にバランスの良い食事を摂取することがその日1日の頭の回転を左右するのです。
だからこそ、朝ご飯を食べるということは非常に大切だと言われています。
3食をきちんと食べるということが、仕事の効率にも関わってくるのです。
また食事と同様に睡眠も同じです。寝不足になるとあなたの身体はどうなるでしょうか。
身体がだるい、頭がおもい、眠いなど仕事の効率を下げる要素ばかりが目立つ感じですよね。
睡眠時間をしっかりと確保することによって、寝ている間に身体の疲れを癒やし快適に目覚めます。
要するに規則正しい生活をすることが、仕事の効率を上げる最も良い方法だと言われているのです。
5.優先順位をつける
仕事をする上で重要になるのが、仕事に優先順位をつけるということです。
抱えている仕事をただこなすだけでは、仕事の効率が良いとは言えません。
自分の持っている仕事には、何かしらの期限があるものです。
どんな仕事でも作業工程の中で先にこなしておかなければならない仕事と後回しにしても大丈夫な仕事があるはずです。
もしくは、期日のあるような仕事ならば、終了期日の早いものから優先順位をつけなければなりません。
朝1番の作業として、その日1日の自分の持っている仕事の中で優先順位をきちんと決めて作業をこなしていくことが、仕事の効率を上げる良い方法の1つです。
もちろん、1日を通してイレギュラーも発生するでしょう。
朝自分が決めた作業の中にそのイレギュラーを組み込まなければなりませんが、無理に入れるだけでは自分のキャパシティを越してしまうかもしれません。
作業効率を落とさないためにも、途中での優先順位の付け替えも臨機応変に対応することが必要となるでしょう。
仕事の効率と優先順位というのは深く関わりがあります。
きちんと優先順位をつけて作業することで、仕事の効率も上がっていきます。
まとめ
いかがでしょうか。
仕事の効率の上げ方の方法を５つ紹介しました。
仕事の効率をあげるには、やはり生きていくうえで基本的な食事と睡眠をしっかりと取ることが一番重要です。
そして何より、自分のキャパシティをしっかりと把握し、人を頼ることも必要なのです。
仕事の効率の上げるための5つの工夫
- デスクの整理整頓
- マニュアルの作成
- 人にもお願いする
- 食事と睡眠もとる
- 優先順位をつける