総務って、あなたはどんなイメージを持たれていますか？
生産性がない部署の為、会社では花形部署とは程遠く、暗くて地味なイメージを持ってる人が多いのが現状。困ったときには総務へ連絡！と、社内の何でも屋さんのイメージが印象強いですよね。確かに総務の仕事は広範囲に渡り、ハッキリとコレ！と括る事は困難です。しかし総務が居なかったら、会社が回らないのも事実なのです。
実際の仕事がなんなのか、同じ社内でも理解できていない人がいるのが、総務が置かれている立場です。では、何でも屋と言われる総務の仕事とはどんな仕事があるのでしょうか？
何でも屋なんて言わせない！総務の仕事6つの種類
大企業ともなると、細かく部署が分かれていますが、中小企業の場合の総務の仕事は、概ね仕事がしやすいように管理する部門と考えるのが一般的でしょう。しかも表だってする訳ではなく、縁の下の力持ち的存在と言えます。
今回は、総務!?と言われがちですが、絶対になくてはならない総務の仕事とは何かをご紹介します。
1.会社の代表窓口業務
一般的に、会社の代表電話番号は総務の電話番号が記載される事が多い為、どこへ連絡を入れて良いのか分からない旨の電話がとても多く掛かってきます。それを的確に判断し、各部署へ繋ぐのも総務の仕事と言えます。
郵便物の配布も、総務の仕事の一環です。宛名に部署名が書いてあれば、直ぐに郵便物を回すことができますが、宛名がない場合は郵便物の中身を確認し、どの部署へ回すのが良いかの判断をしなくてはいけません。
また、会社に来客が訪れた際の取り次ぎも業務として行います。お客様を不快にさせない様に、早急な対応が必要となります。
簡単そうに思われがちですが、社内全体を把握していないと大きなミスにも繋がる為、実は頭の回転をかなり必要とします。社内一臨機応変な対応が求められる部署と言ってもいいでしょう。
2.社員が働きやすい環境作り
総務の仕事でメインと言っていいのが、社員が働きやすい様に職場の環境を整える事です。
備品や事務用品の準備、福利厚生や社員食堂の管理、健康診断の手続きなど、社員が快適に仕事が出来る様お手伝いをするのが、総務の仕事です。人によっては楽な仕事だと言う人もいますが、自分たちが大変な作業になってしまっても、より多くの社員が気持ちよく仕事ができる様、管理することが総務の仕事なので、奉仕の気持ちがないと務まらない部署とも言えます。
そんな事から、実はほかの部署に比べて総務の仕事に合った人材を選ぶことは、社内で難しい人選の1つに挙げられます。
3.取締役のお世話係
大企業だと秘書課があり、取締役のスケジュール管理などを引き受ける部署がありますが、中小企業の場合そこまでの人材を雇う事が出来ない為、基本的に取締役のサポートは総務の仕事の中に分類されます。
外出時の移動手段の準備や、取引先へのアポイントなど秘書的能力もとても必要な部署です。
4.人事兼経理兼総務
総務の仕事が何でも屋さんと言われるのは、いくつもの要素を兼ね備えた部署だからという事が理由の1つに挙げられます。
中小企業の場合、前項で挙げた様な秘書的要素や、財務を管理する経理、人材の求人・採用の役割を担っている人事も総務の仕事の一環です。
地味と思われがちですが、実は社内で一番オールマイティーに働ける人材が集まったスペシャリストが集う部署とも言えるのです。
5.イベントプランナー的存在
会社で会議や講習会、イベント等があった場合、その運営を任されるのも総務の仕事です。
仕事は幅広い業務の割には、総務に所属している社員は片手程度の人数です。その人数で、通常業務のほかに単発でイベント等の運営もしなくてはいけない為、業務量はかなりのものです。その為総務の仕事を行っている社員同士、助け合って仕事をしているので団結力が高いのが特徴です。チームプレーは社内一と言えるでしょう。
6.雑用も立派な仕事
多くの人が集まると、そこには必ずと言っていいほど雑用と言われる仕事も発生します。その仕事を請け負うのも総務の仕事の1つです。
社内の備品が壊れたから直してほしい、この事務用品が必要だから買っておいてほしい、更衣室で異臭がするからどうにかしてほしい等、数限りなく雑用が持ち込まれます。雑用だからと言って、それを聞き流すのではなく、1つ1つ解決していくのも、立派な総務の仕事なのです。
生産性部門ではないので、数字として総務の仕事は結果が見えません。しかし総務で働いてる人は、雑用だから手を抜くと言う考えがありません。どんな総務の仕事でも、高いプライドを持って業務を行っているのです。
いかがでしたか？ 総務の仕事を紹介しましたが、これはほんの一部です。
総務は社内で一番幅広く、柔軟性が求められます。その点から総務の仕事に携わっている人こそ、社内で一番高い能力の持ち主と言っても過言ではありません。
総務の仕事は「何でも屋」ではありません。立派な「総務」という仕事なのです。
まとめ
何でも屋なんて言わせない！総務の仕事6つの種類
- 会社の代表窓口業務
- 社員が働きやすい環境作り
- 取締役のお世話係
- 人事兼経理兼総務
- イベントプランナー
- 雑用も立派な仕事