退職が決まったら、しなければならないことの一つに挨拶文を書くことがあります。挨拶文を書くことは日常ではあまりしません。
ですが、社会人としてある程度の良識ある挨拶文を書かなければ、恥ずかしいですよね。退職する人には、色々な事情があります。自己都合退職だったり、定年退職だったり、結婚退職だったり、色々な事情で退職する人たち、それぞれに適した挨拶文があります。
では、退職する時の挨拶文としてどんな内容のものを書けば良いのでしょうか？
退職する時に書く挨拶文5つのポイント
退職する時に書く挨拶文には、いろいろな書き方があると思います。どんな理由で退職するにせよ挨拶文は必要となります。
挨拶文を書くときに知っておきたいポイントを抑えておけば、どんな理由で退職する時にも慌てないで済むでしょう。今回はそんなポイントをご紹介しましょう。
1.分かりやすい件名で出す
退職する時の挨拶文を出すときは、ひと目でどんな内容のメールが来たのかが分かりやすいように出しましょう。
例えば、ストレートに「退職のご挨拶」と書くと見た瞬間に内容がわかります。変に気を回して、いつも通り「お疲れさまです」といったような件名で送ってしまうと、相手も通常通りのメールだと勘違いして、退職した後に開いてしまったということになりかねません。
中には、退職の挨拶に対して返信をしてくれる同僚もいるかもしれません。
2.マイナスオーラは出さない
退職する時に出す挨拶文というのは、退職の理由がどのような理由であってもこれまで一緒に働いた上司や同僚などへの感謝と、自分が辞めた後の活躍を願う内容でなければなりません。残っている人たちに、会社への愚痴や仕事への不満などを残すための挨拶文ではないのです。
挨拶文の中に、退職理由を書かなくてはならないという決まりはないので、退職理由を書きたくない場合は、「一身上の都合」と書いてしまえば問題はないのです。挨拶文ですので、社内での楽しかったエピソードなどを盛り込むと定型文ではない心のこもった挨拶文になります。
3.退職の挨拶文はいつ送る？
退職が決まったからといって、すぐに挨拶文を出すものではありません。挨拶文とは通常、自分の退職が周囲に開示されてから退職日当日までに送るものです。一般的には退職日当日に挨拶文を送る人が多いようです。
ですが、返信などが未読になってしまうとせっかくお返事を頂いているのに悲しいですよね。退職日前日の勤務時間外などに送信すると退職日当日にもチェックが出来るので良いかもしれません。
また、勤務時間中にこのような私的なメールを流すことを嫌悪する人も中にはいますので、どのようなタイミングで出すことが良いのかは、先輩や上司に相談してみるのも良いでしょう。
4.取引先への挨拶文は？
退職が決まって社内で自分の退職が開示されたら、まずは取引先に退職の挨拶文を送るようにしましょう。取引先には、自分の退職日と後任を明記する必要があります。
一番良いのは、後任と一緒に取引先へ出向くことなのですが諸事情でそれが叶わない場合もありますよね。後任が決まっていない場合は、自分がいなくなっても業務に支障の出ないように担当部署の連絡先を明記します。退職日を書いておくことで、それまでに取引先の方とメールや電話で連絡を取ることが出来るはずです。取引先との業務に支障の出ることないように準備しておくことが大切です。
また、取引先へは退職後の転職先など個人情報などはコンプライアンスの問題上書いてはいけません。
5.社内と社外へ忘れずに
退職が決まるとバタバタとしてしまい、引継ぎなどの業務や身の回りの整理などで忙しくなります。この忙しさですっかり退職の挨拶文を忘れてしまいそうになりますが、今までお世話になった上司や、仲良くしてくれた同僚、取引先など、しっかりと挨拶文を送ることで、あなたの社会人としての品格も損なわれることがないでしょう。
まとめ
いかがでしたか。退職する時の挨拶文の5つのポイントをご紹介しました。
挨拶文なんて書くことがないから、こういった状況にならないと知らないことって多いですよね。
ですが、社会人としてきちんとした挨拶文を書けることがあなたの品格を損なうことなく、次のステップへと進めていけます。
退職する時に書く挨拶文5つのポイント
- 分かりやすい件名で出す
- マイナスオーラは出さない
- 退職の挨拶文はいつ送る？
- 取引先への挨拶文は？
- 社内と社外へ忘れずに