提案書を作る時に押さえておきたい構成7つのポイント

お客様は、提案書を見てサービスや製品の導入を考えます。そのため、提案書には、現場での課題を解決し、よりお客様の利益になることが分りやすく提示されていることが不可欠です。

分かり易さの印象は構成によって大きく違ってきます。専門家ではなく、お客様の視点に立って提案書を見たときに、どれだけ流れが分りやすいかが構成の良し悪しになります。そういった意味では、よい提案書は構成がシンプルなのです。

では、どのようなポイントに気をつければよいのでしょう？

提案書を分りやすくする構成の7つのポイント

提案書でお客様に商品導入イメージを伝えるには、構成が命です。お客様が提案書の流れをつかみやすくするために、構成をシンプルなものにし、かつ押さえるところを押さえたものにしなくてはなりません。

提案書を分かりやすくする構成の7つのポイントを順を追ってご紹介します。

まず、全体像を俯瞰する「要約」や「アジェンダ」を先頭に持ってきます。提案書の流れと、内容を一目見て理解してもらい、読み進めるにあたっての興味を持ってもらいます。

また、骨組みが頭のなかに入っていれば、中身に目を通している間も、今何を伝えようとしていてこの先にはどういった内容がくるのかが大体わかり、理解を助けます。

全体像を頭に入れていただいた上で、この提案で何を達成しようとしているかを伝えます。提案書においても、ビジネスメールや、プレゼンなどの構造と同じように、目標から伝えるのが定石です。

重要な事をまず伝え、忙しいお客様が、途中で読むのをやめてしまうことを防ぎます。

次に伝えるのは、この提案で解決するお客様の現状の問題点・課題です。
お客様に問題意識を持っていただき、解決することによってどのようなメリットがあるのか、イメージとしてしっかり伝わる内容を盛り込みましょう。

できれば利益などを数字で表すなど、イメージを具体的にしていく内容で作成します。

課題に対する解決手段を具体的に伝えます。
注意したいのは、例えば「システムの導入」の提案であれば、技術的な仕様などの専門的な詳細はまだここでは伝えるべきではありません。課題ひとつひとつに対してどんな技術を使って対応するかを項目として上げるにとどめます。

構成的な流れの中で、課題に対してそれを解決手段があることを示すのが、ここでの目的です。

提案の長所をシンプルに伝えます。この提案のインパクトを伝えるのがここでの目的です。プレゼンで言えばひとつのアピールポイントだと言えるでしょう。

詳細はわからなくても、提案がお客様の課題を解決する素晴らしい物であることを印象づけます。

提案の詳細では、技術の仕様などを記載します。全員が理解できるものではないにしても、できるだけ分りやすく、ビジュアルを使って作成するのがベターでしょう。

詳細を記載することで、提案への信頼度を確保します。

システムであれば導入計画になります。具体的にどういったステップで納品するか、その期間と工程を示します。できればチャートなどを使ってビジュアル的に作成しましょう。その際、お客様に対応してもらう必要がある内容があれば、強調してわかるよう記載します。

納品スケジュールがわかりやすければ、お客様は導入イメージが持ちやすくなり、提案が通る可能性がぐっと上がるでしょう。

いかがでしたか？
このように、提案書の構成によって、目標や課題の解決、納品までのスケジュールといった全体の流れが伝わりやすくなります。

提案書では、お客様に製品導入イメージをしっかりと伝えることが目的となります。構成をシンプルにして良い提案書作成を心がけましょう。

まとめ

　提案書を分りやすくする構成の7つのポイント

全体像を伝える

目標を伝える

現状の課題を伝える

解決手段を伝える

提案の特徴を伝える

提案の詳細を伝える

納品スケジュールを伝える