忙しい人ための時間管理術入門5つの方法

「一日の時間がまったく足りないと感じる」「毎日スケジュールに追われている」「いくらがんばってもタスクリストが減っているような気がしない」という方は多いと思います。いくら仕事にやりがいがあっても、時間に追われて心に余裕がなくなると、モチベーションも下がりますよね。そんな人たちに必要なのはシンプルな時間管理術です。

必死に毎日を送り、目の前のタスクをやっつけていくうちに、短縮できる時間を無駄に過ごしたりダラダラと仕事をしてしまったり、時間管理の重要性を忘れていることがあるかもしれません。
では、忙しい人のためのシンプルな時間管理術とはどのようなものでしょうか？

忙しい人のためのシンプルな時間管理術

あなたの周りには忙しい割に、余裕があり効率よくタスクをこなしている人はいませんか。時間管理のやり方次第で一日が何時間も長くなったような効率化が図れます。忙しい人のためのシンプルな時間管理術をご紹介します。

1.まずは時間管理を意識する

仕事の仕方、時間の使い方に関して、誰にも教わっておらず、普段意識もしていない方が案外多いのに驚きます。時間管理を意識するだけで飛躍的に仕事が効率化できます。まずは、自分が効率よく仕事ができているか、割くべきことに時間がさけているかの時間管理の意識をしっかりと持ちましょう。

スケジュール表に書いたり、スマホアプリのタスクリストに時間を記入するだけでも効果はありますが、使いこなせなければ作成するだけ時間の無駄です。こういった時間管理ツールを使用するのであれば初心者は機能の少ないシンプルなものを選びましょう。

2.時間管理のマトリックス

時間管理を意識づけして分類するためのツールとしてお勧めなのが、ドラッガーが7つの習慣のうちの一つである「タイムマネジメント（時間管理）」を理解することです。ドラッガーは時間管理のための方法として、2×2マトリックスとして時間に重要度を付けることを提案しています。一つ目の軸は「重要か、重要でないか」もう一つの軸は「緊急か、緊急でないか」です。
この2軸を使って自分の業務を分類することから始めましょう。

3.無駄なタスクを削減

「重要であり、かつ緊急」であれば誰でもすぐに時間を使っていますが、時間管理でポイントになるのが「重要でなく、かつ緊急でないもの」です。これは電話対応やメール対応など、自分が重要と位置づけしているけど実は雑務にあたるもので、けっこうな時間を取られています。時間管理のマトリックスでは、この領域にあてはまるものは、仕事のやり方次第では後回しに出来たり、大幅に削減できたり、場合によっては完全に無くせたり、といったことがありますので、一度見直してみて「本当に必要か」自問してみましょう。

4.必要な仕事に時間を割く

時間管理でのもう一つのポイントは、「重要、かつ緊急でないもの」です。時間管理マトリックスでこの領域にあたるものは、後回しにされがちだけど、時間を割く価値のある可能性がある仕事が含まれています。その最たるものは、業務の効率化です。雑務に追われてどうしても「いつかやる」のタスクに入れられてしまいがちですが、一念発起して取り組むことで、その後の時間管理にも影響するほど効率化が計れるものです。この領域の仕事の重要度を見直し、場合によっては「今すぐやる」ことが大切です。

5.業務効率化で時間を作る

業務に重要度をつけ、適切かどうか見直すことが時間管理にとって重要なことを説明してきましたが、実際に時間を作ってくれる業務効率化についてもお伝えします。時間管理の上手な人はこの部分が卓越していることが多く、逆に時間管理の下手な人は業務改善に無頓着だったり手つかずだったりします。

まず時間を生み出すことのできる業務を見つけます。多くは時間管理のマトリックスの第三領域（重要かつ、緊急性がない）にそれはあります。「繰り返し同じことをしていないか」「この業務が無くなったらどうなるか」を自問してみましょう。もしフォーマット化できたり、プログラミングなどで効率化できたり、無くしたりまとめたり、代用して効率化できそうなものがあれば、すぐにでも取り掛かりましょう。

タスクの大掃除が終わったら、一日の業務がスリムになり、時間管理がずっと楽になるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
時間管理を意識すること、時間管理のマトリックスで重みづけをすることがいかに重要かが理解いただけたかと思います。仕事のできる人、忙しくても余裕がある人は注意して見ると、うまく時間管理をしています。業務効率化の達人になり、シンプルな時間管理を習慣化しましょう。