タイムマネジメントとは仕事を効率よくこなすための時間管理のことです。タイムマネジメントが上手な人ほど、仕事をこなすのが速いと言われています。時間の使い方が上手な人は、効率よく仕事がこなせるのでプライベートな時間も充実させることが出来るのです。余計に時間を食ってしまうと、本人もイライラするし周囲もハラハラします。時間を有効に使えるようになれば、仕事の効率が上がるだけでなく精神的ストレスも減るのです。
ではどのようにしたら、タイムマネジメントが上手になるのでしょうか？
タイムマネジメントが上手な人たちの5つの特徴
仕事が速く、効率よくこなしている人の大半はタイムマネジメントが上手な人です。ではタイムマネジメントが上手な人の共通した特徴とはどのようなものなのでしょうか。今回はその共通した特徴についてご紹介します。
1.仕事に優先順位をつける
仕事の効率が良い人ほど、タイムマネジメントが上手と言われていますが、どうしたら、彼らのように仕事の効率を上げられるのでしょうか。
まず、その日１日のうちにこなさなければならない仕事を書き出します。頭に思い浮かべても良いのですが、思い出し忘れがないようにするためには書いたほうが良いでしょう。そして、それらの仕事に優先順位をつけられるかで仕事の効率は上がるのです。タイムマネジメントが上手な人ほど、この仕事の優先順位をきちんとつけています。優先順位をつけた上に、きちんとこなすからこそタイムマネジメント上手と言われるのです。
2.1日の仕事を割り振れる
タイムマネジメントが上手な人は、1日を3分割から4分割して考えています。3分割とは「午前」「午後」「残業」を指し、4分割とは「始業前」「午前」「午後」「残業」と1日の時間を分けることを言います。タイムマネジメントが上手な人は、このように1日の時間を大きく分割し、先ほどつけた仕事の優先順位に合わせて仕事を3から4つの区分に分けて、自分なりのタイムスケジュールを組むのです。こうすることによるメリットが仕事の効率が上がるということなのですね。
3.整理整頓が出来る
自分の仕事をしている周囲をきちんと整理整頓出来ている人ほど、タイムマネジメントが上手だと言われています。整理整頓が出来ていると、いざという時に資料を探すことに時間がかかってしまったり、時間に追われて何かをしたりするということがありません。また、整理整頓のできる人というのはタイムマネジメントもしっかりと整理されていると思われます。様々なところで、性格の几帳面さが生かされるということなのです。
4.無理な仕事は断れる
たくさん仕事を抱えているのに、さらに上司に仕事を頼まれると断れない人っていますよね。タイムマネジメントが上手な人は、抱えている仕事に優先順位をつけ黙々と仕事をこなしているので、自分のキャパをオーバーするような仕事は引き受けません。それは、万が一にもこなせなかった時に自分ばかりでなく、周囲にも迷惑をかけると分かっているからです。タイムマネジメントが上手な人は相手が上司であろうと、自分でこなすのが無理な仕事はきちんと断れるのです。
5.無駄な時間を作らない
仕事をスケジュール通りにこなしたい人は、無駄な時間は作らないです。タイムマネジメントが上手な人はまさにコレです。もちろん他の人と同じように一息入れるような休憩はしますが、大幅に1日のスケジュールがずれてしまうような休憩の取り方はしません。タイムマネジメントが上手な人は、どの仕事をどの時間までに仕上げるといったような流れを組んでから仕事をしていますが、できるだけ無駄な時間を作らないようにして作業効率をあげているのです。
いかがでしょうか。時間に追われて仕事をしてしまうと、ストレスが溜まり作業効率も下がりますが、時間を決めて集中して行うことは作業効率をあげ、息抜きをする時間を確保することが出来ます。タイムマネジメントが上手な人は、自分に合った時間の管理が出来ている人なのです。
まとめ
タイムマネジメントが上手な人たちの5つの特徴
- 仕事に優先順位をつける
- 1日の仕事を割り振れる
- 整理整頓が出来る
- 無理な仕事は断れる
- 無駄な時間を作らない