打ち合わせをする時、あなたはタイムスケジュール通りに進めることが出来ていますか？
打ち合わせに熱が入ってしまい、話が脱線してしまったり一つの議題に時間を費やしすぎてしまい、会議終了の時間になってしまったり。なかなか会議の中で決めたかったことが決められなかったりしていませんか？
打ち合わせを円滑に進めるためには、ある程度ルールを決めてをおくと円滑に進めていくことができるのです。では、打ち合わせを円滑に進めるためのルールとは一体何でしょうか？
打ち合わせを円滑に進める為の5つのルール
打ち合わせを円滑に進める為には、参加者全員が打ち合わせに関する事前準備をしておく必要があります。その為にも、打ち合わせの進行役がある程度の下準備をしておきます。
今回は、打ち合わせを円滑に進めるためのルールをご紹介します。
1.予定や行動計画を書く
打ち合わせを円滑に進める為には、まず打ち合わせ内容を正確に把握し計画的に行動するためにも予定表や行動計画を作成することで時間内に打ち合わせを終わらせられるようにしましょう。
この予定表や行動計画には、報告することや連絡事項、相談事項、確認事項など打ち合わせの中で、参加者同士が参加者同士が話し合わなければならないことを記載しておきます。また、これらの表に一つにかける目安時間を記載しておくことで、時間内に打ち合わせを進める目安にするのです。
2.情報のメモを用意する
打ち合わせを円滑に進めるには、事前に打ち合わせに関する資料をメモにしておくことが大切です。
自分が何を話したいのかをまとめておくことで、打ち合わせにおいて話し忘れをふせぎ自分の中でしっかり整理をしておくことで、相手に分かりやすく打ち合わせの議題を伝えることが可能です。
また、細かく調べておくことで、参加者からどんな質問を受けても答えられるように準備しておくと、打ち合わせが円滑に進められるのです。
3.参加者へ事前に渡す
打ち合わせを円滑に進めるには、参加者全員が打ち合わせの議題についてある程度把握して事前準備をしておくことが必要です。その為にも、事前に参加者へ予定表や行動計画を書いたものを事前に渡しておく必要があります。
打ち合わせをする時に相手へ質問したいことなどを書き込んでおくと、事前に渡すことで打ち合わせ当日に返答がもらえよりスムーズに打ち合わせをすることが可能となるでしょう。
4.打ち合わせのメモを取る
打ち合わせを円滑に進めるためには、参加者全員が打ち合わせのメモを取ることが大切です。
このメモを取る方法としては、ホワイトボードでも構いませんし、プロジェクタを利用しても構いません。
目的は、情報の共有化です。情報を共有化することでお互いの認識の相違を防ぎます。認識の相違を防ぐことで、タイムロスを防ぐのです。
5.最終確認をする
打ち合わせを円滑に進めるためには、かならず最終確認を行うことです。
この最終確認を行うことで、打ち合わせによって決まった決定事項に相違はないか、次回の打ち合わせまでに確認しておかなければならないことなどを再確認することで、次の打ち合わせも円滑に進めることが出来るのです。
いかがでしたか？ 打ち合わせを円滑に進める為のルールをご紹介しました。
やはり打ち合わせをスムーズにするためには、参加者全員の意識を高めることが大切です。
行動計画書などを作成することによって、工夫した打ち合わせにしてみましょう。
まとめ
打ち合わせを円滑に進める為の5つのルール
- 予定や行動計画を書く
- 情報のメモを用意する
- 参加者へ事前に渡す
- 打ち合わせのメモを取る
- 最終確認をする