要件定義書という言葉をご存じでしょうか。
要件定義書とは、システムエンジニアが使用するお客様がシステム化したいと考える内容を聞き取り、実際に作る工程で入れなければならない機能や、備わっていなければならない性能などを明確にし、作る側と作ってもらう側の企業双方が合意した内容をまとめたものを指します。
要件定義書の最大の目的は、そのシステムを構築する上で何が必要なのかということを定義することです。
どのように設計するかなどはまた別の工程で行われます。
要件定義書というのは、会社や作るシステムによってさまざまです。
では、書き方のポイントというのはあるのでしょうか？
目次
システム要件定義書の書き方6つのポイント
要件定義書の書き方としてポイントとなるのはどういったことでしょうか。
要件定義書を仕上げるには、頼む側の企業と作る側の企業の意見が一致しないと良いものは作ることができません。
そういった意味でも、きちんとした意見の摺り合わせをした上で、要件定義書を作成することが一番です。
1.全体の方針を決める
要件定義書を作成するにあたって、一番大切なことは全体の方針をきちんと決めることです。
何故、そのシステムを作ろうとしているのか。この部分をきちんと「システム化」の目標として定めないと、どんなプロジェクトも先へは進めません。
まずは、プロジェクトの基本方針だったり背景だったりをきちんと決定し、システム化する範囲を決めることが大事です。それから外部のインターフェイスや利用するユーザーの範囲などを細かく決定していくことで、全体の方針をしっかりと決めましょう。
2.業務の要件を決める
要件定義書を作成するにあたって、業務の要件を決めておく必要があります。
業務の要件とは、新しいものを作り上げるときに必要な業務のあり方や運用をまとめることで、業務に必ずなければならないものの条件や環境のことを指します。
通常、要件定義書を作成するにあたって、現存する業務を分析することで、新しいものをシステム化するのに必要な範囲を決めるのです。
3.機能の要件を決める
要件定義書を作成するにあたって、機能の要件を決めなければなりません。
機能の要件とは、新しく作る業務にてそのシステムやソフトウェアを使って何が出来るのかを整理したものです。
そのシステムにおいて使うデータの種類や構造、画面表示の方法や、操作の方法。処理内容、帳票などの出力の形式などが、この機能の要件に含まれます。
要件定義書を作成するには、この機能の要件をきちんと作り込んでおくことが大切です。
4.非機能の要件を決める
要件定義書を作成するには、非機能要件を記載する必要もあります。
非機能の要件とは、先ほど述べた機能要件以外のシステム要件のことを指します。
どのような事か具体的に示すと、運用性、セキュリティ、信頼性、性能、拡張性などを指し、これらに関する要件が内容として含まれることになります。
要件定義書には、このような非機能要件もきちんと記載しなければいけないのです。
5.絶対にしてはいけないこと
要件定義書の書き方のポイントとして、絶対にしてはいけないことがあります。
それは、お客様の要望を全て聞き入れよう、100％実現しようとしてはいけないということです。
これだけは絶対にしてはいけません。
お客様の要望に全て応えることが顧客満足度に繋がると思われるかもしれませんが、それはシステムエンジニアとしてのプロの仕事とは言いません。
どんな業界でもお客様の方がその業務のプロであることに間違えはありませんが、新しくシステムを構築するという意味では、システムエンジニアの方がその分野のプロという自覚を持ちましょう。
お客様が最終目標としているシステムが、どのような効果を生むのか、また技術的に可能な要件であるのか、お客様の希望の予算内にきちんと収まるのか。
これらを総合的に判断して、一番最適なものを提案することが重要です。
要件定義書を作成していくにあたって、お客様と要件を決めていくときには、たくさんの要望が出て来るものです。
しかし、費用対効果のないものや実現不可能な要件なども出て来ることもあります。
このような時に、はっきりと「できないものはできません」と言えることが大切です。
勿論、出来ないものにはその理由と根拠を丁寧にお客様へ説明することが大切です。
また、このような場合別の提案が出来ると、お客様との間にさらなる信頼関係が生まれるかもしれません。
6.顧客満足度を上げる書き方
要件定義書の書き方について、顧客満足度を上げるような書き方は相手の言いなりなった形の要件定義書ではありません。
お客様側の要望を全て聞き入れているのだから、顧客満足度は高いのではないかと思われるかもしれませんが、それは違います。
自分の言った通りのものだけが出来たのであれば、それは当たり前のことです。
相手の要望から、不必要なものを省いて必要になりそうな別のものを提案して盛り込みます。
それがうまく機能した時こそ、顧客満足度というのは上がるのです。
だからこそ、要件定義書を書く時は相手の要望を全て聞き入れることをしてはいけないのです。
まとめ
いかがでしょうか。
要件定義書の書き方を6つのポイントからご紹介しました。
要はシステムを構築するための、基本的な最初の全体構想を練る部分を決定するためのものです。
しかし、ここできちんとしたものを作成しておかなければならない重要なポイントなのです。
システム要件定義書の書き方6つのポイント
- 全体の方針を決める
- 業務の要件を決める
- 機能の要件を決める
- 非機能の要件を決める
- 絶対にしてはいけないこと
- 顧客満足度をあげる書き方