業務効率を上げるのに整理整頓は欠かせません。整理整頓を定着させるための活動が「5S活動」です。5Sというのは「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」のローマ字頭文字を取ったものですが、一見当たり前のような項目が並んでいて、ともすれば流されてしまうようなものばかりです。
5S活動をわざわざ指針として挙げ、会社で取り組むのには特別な意味があります。5S活動の5項目はとても重要で意識しておくべきものであるのは当然として、5S活動を効果的に運用するには工夫が必要です。
5S活動の意味と効果的な実施対策とはどのようなものでしょうか？
5S活動の意味と効果的な実施対策
机の上が散らかっていたり、フロアがごちゃごちゃしていると、それだけで業務効率は下がります。5S活動によって整理整頓を徹底し、クリーンなオフィスを保っておくことは業務効率を上げるための基本的かつ必須の心がけです。
5S活動を実施する意味と効果的な実施対策をお伝えしていきます。
1.5S活動実施の意味とは
5S活動の5項目、「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」はどれも重要ですが、とても基本的なことのため「わざわざ指針として挙げることではないのではないか」と感じてしまう方もいるでしょう。
他にも重要なこと、意識しておかなければならないことが多い中、わざわざ5S活動を会社挙げての指針として運用するにはそれなりの意味があります。
まずは、業務効率化のために、整理整頓が優先順位のかなり高いものであるということです。当たり前だと思っていることほど後回しになりがちですが、意識づけするためにも5S活動の実施は効果的です。
そして、大事なことは5S活動を運用していくことで、整理整頓と、クリーンな状態をキープすることに関しての工夫やノウハウが生まれてくることです。こうしたノウハウを活用し、5S活動に力を入れることでさらなる業務効率化が図れます。
2.5S活動の「整理」
具体的に、それぞれの項目での効果的な実施方法を見ていきましょう。
まずは5S活動の最初の項目、「整理」についてです。整理は「不要なものを捨てること」と定義されていて、必要なものだけを厳選して限られたスペースに置くことで、たくさんのものに必要なものが埋もれることがありません。
例えば、メールの整理でいえば、不要なものや再読の必要ないものはすぐにゴミ箱に入れるルール作りをしておくことで、メールボックスは必要なメールだけになり、読みこぼしがなく、必要に応じて検索しやすいです。
不要なものはどうしても蓄積してしまうので、週に一度など頻度を決めて整理の時間を確保し、必要なものと不要なものを分別する工夫が必要です
3.5S活動の「整頓」
5S活動の「整頓」は、「使いやすく並べて表示する」というものです。工夫としては、置き場所や置き方のルールと、ラベル表示を徹底することがポイントとなってきます。
特に複数人で働く職場では、細かいところで個々のルールが違っていたりして、どこに何があるか分からなくなることがしばしばあります。仕事上の無駄な時間のかなりの割合を「ものを探している時間」が占めているので、この時間を極力なくすためにも整頓でルール決めを徹底することには意味があります。
4.5S活動の「清掃」
5S活動の「清掃」とは「きれいに掃除しながら合わせて点検する」というものです。清掃会社が入っている会社でも、机の上などの身の回りをきれいに掃除する時間を設けましょう。
会社によっては毎日業務後などにかなりの時間をかけて清掃するところもあるようです。翌日仕事をするときにクリーンな環境で仕事をすることで、ストレスなく机に向かうことができますし、業務効率が上がりますよね。
5.5S活動の「清潔」
5S活動の「清潔」は、「きれいな状態の維持」です。5S活動での整理・整頓・清掃のすべての状態を維持するための仕組みを作る必要があります。
5S活動のための時間を定期的にとることは確実に必要ですが、このための工夫としてメンバーの机の上を当番制で水拭きする、ものがあるかどうかのチェックをするなど、人の目を利用してきれな状態をキープするのが良い方法です。
6.5S活動の「しつけ」
5S活動の最後の項目、「しつけ」では、決められたことを決められた通りに実行できるよう習慣化する」ことです。ここでのポイントは「やらされてる感」なくできるだけ自主的に5S活動に取り組むように促すことです。
方法としては、5S活動がいかに重要なものかや、スタイリッシュに5S活動を続けている人の例などを挙げてやる気を高めることです。
ものを取り出す効率もそうですが、ちらかっていたり汚れていたりといったことで、脳の処理にノイズが入ってしまい、無意識のうちにリソースが取られてしまいますので、きれいなオフィスをキープして5S活動によって業務効率が上がったのを実感するのが一番です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
5S活動を指針として表示しておくだけではなんの効果もないばかりか、それ自体がノイズとなってしまいます。大事なのは仕組みづくりです。
実際に5S活動で業務効率を成功させている見本はたくさんありますのでこれらを参考に、実用的な5S活動をこころがけましょう。
- 5S活動実施の意味とは
- 5S活動の「整理」
- 5S活動の「整頓」
- 5S活動の「清掃」
- 5S活動の「清潔」
- 5S活動の「しつけ」