あなたは仕事において、何か目標をもって取り組んでいますか？
どのような職業や職場においても、ターゲットや目標に向かって勉強や努力を続けることが必要であり、多くの企業や職場において、そのためのサポートや準備がされています。
職場で日常的に行われる教育訓練をOJTと呼び、社外などで行われる教育訓練をOFFJTと呼びます。
OJTもOFFJTもそれぞれ特徴があり、その状況や求める内容によって使い分けをすることが望まれます。
では、OJTとOFFJTにはどのような特徴があり、どのように使い分けをするべきなのでしょうか？
目次
OJTとOFFJTの特徴と使い分け６つのポイント
仕事や業務を漠然と続けていては、目標としているターゲットに到達するには時間がかかったり、場合によっては達成できないこともあるものです。
目標に対して、日常的に行われるOJTと非日常的に行われるOFFJTを効果的に取り入れるために、OJTとOFFJTの特徴と使い分け６つのポイントをご紹介します。
1．一般的な事柄について学ぶ場合
仕事をするにあたり、様々なスキルや知識が必要になってきます。
それらは多岐にわたり、仕事を始める前からの積み重ねであるマナーから専門性高い業務まで様々です。
新入社員研修などは、一般的な事項が多く、社外で行われる代表的なOFFJTです。
大手企業では自社社員のみを対象として社外講師を招いて行うこともありますが、これもOFFJTのひとつです。
中小規模の職場では、各種研修機関が複数社から参加企業を募って開催するOFFJTを利用すると効果的です。
つまり、異なる企業や職種の人が共に教育訓練を受けても効果があるものは、OFFJTを積極的に利用しましょう。
2．職場ごとに特有な事柄はOJT
一般的なマナーなどと異なり、コピー機の操作方法や取り方やファイルの仕方など、職場によって様々なツールや手法があるものは、OJTにて教育訓練されるべきものです。
単純にコピーを取るにしても、コピー機の操作から用紙の補充、失敗した用紙の始末方法など、職場ごとに様々なルールがあります。これらはOFFJTで学ぶことはできないものです。
導入時だけ教育指導をすれば良いと思われるものも、時間が経過すると、対応の仕方がルーズになったり不適切になることがあるものです。
日常的な事柄で、定期的にフォローアップすることが求められるものは、OJTを通じて訓練を続けるものです。
3．資格取得などはOFFJT活用
社内の誰もが持っている知識や内容でない事柄については、OFFJTを利用することが有効です。
例えば資格が必要なことについては、社内の有資格者を講師や指導員としてつけることも可能ですが、資格を取得するまでは、OFFJTを活用するほうが効果的です。
有資格者でなければ、できない業務にその勤務時間を割くことは、企業としては望ましいからです。
専門の外部講師を使ったOFFJTを積極的に活用することが、企業活動としては費用対効果を期待できます。
専門資格取得などのOFFJTについては、勤務時間内で設定することもできますが、時間外を活用させることも一考です。
可能であれば、そのOFFJT費用の一部負担など、資格取得を条件として付けることも、OFFJTの効果を高めることに繋がります。
従業員がOFFJTに対して、成果を求められているという認識をもつことが重要です。
4．OJTは計画と目標設定が重要
日々の仕事や業務に対しては、OJTを積極的に利用するべきです。
そのためにはOJTを受ける側と受けさせる側が相互にOJTを認識していることが大切です。
OJTを行っているという認識を持つことが出来ないと、惰性的に毎日を過ごす結果に陥ります。
OJTを通じて何を習得するのか、相互に理解をすることが必要です。
接客の方法であったり、顧客との折衝の方法であったり、会議運営であったりと、様々な項目が上がってきます。
その中で、OJTを受ける側のレベルに応じた目標設定が必要です。
最初から最重要顧客との折衝を対応させるなどすると、せっかくの教育訓練が受ける人を潰してしまうことに繋がったり、大切な顧客を失ってしまうことになりかねません。
OJTの計画と目標設定を立てることが必要です。
最低でも3か月計画、できれば1年レベルでの計画と目標設定が求められます。
5．OFFJTの効果測定
OFFJTを行う場合、目に見える形でそれに費やした時間数やコストが見えてきます。
そして、そのOFFJTの結果として、資格取得であったり、スコア取得であったり、何らかの付加価値効果が期待されます。
OFFJTを取り入れることで、社外との接点を持つことになり、自分のおかれた状況や立場を再認識することにも繋がります。
OFFJTは定期的に取り入れるべきであり、その都度効果や結果を求めることが重要になってきます。
会社としても、採用したOFFJTが果たして効果的であったのか否か、委託先は適切であるか否かなど、結果を見ながら評価することが大切です。
相互にメリットがなければ、OFFJTとしては価値がありません。
OFFJTを受ける側も、受けさせる側も共に利益を得られることが大切であり、それなくしては継続することができません。
一度だけのOFFJTでは効果を測定することは困難であるため、できるだけ同じ条件を継続して実施することが企業にとっては有利です。
6．OJTとOFFJTの管理
OJTの場合、その設定や管理は現場担当者や管理者に一任されることが多く見られます。
その反面、OFFJTは人事部や教育担当者によって組まれることが多く、相互の計画や狙いがうまくかみ合わないことも多々見られます。
これではせっかくのOJTやOFFJTが活かしきれません。
教育訓練を受ける対象者に対し、現場管理者と人事責任者が一体となって計画と目標を定めることが必要です。
その中で、OJTとOFFJTの組み合わせをどのように作り、効果を上げるのかすり合わせを行いましょう。
最終的には教育訓練を受けるものが、OJTやOFFJTを通じて達成感と成長している実感を味わい、会社も同様にその成果を事業成績で得ることができる必要があります。
まずは年間を通じた目標と計画を立て、OJTとOFFJTの進捗に応じて、その到達度の評価を行うことが大切です。
まとめ
いかがでしたか。
OJTやOFFJTは教育訓練として多く取り入れられています。
どちらも人材を投入し、時間とコストをかけて行うものであり、社員も企業も相互に効果や結果を享受することが必要です。
各々の特徴を理解し、職場にあったOJTとOFFJTを取り入れていきましょう。
OJTとOFFJTの特徴と使い分け６つのポイント
- 一般的な事柄について学ぶ場合
- 職場ごとに特有な事柄はOJT
- 資格取得などはOFFJT活用
- OJTは計画と目標設定が重要
- OFFJTの効果測定
- OJTとOFFJTの管理