あなたは文章を書くときに、相手に伝わりやすいように工夫をしていますか？
昨今は、SMSの普及から文章を書くことが苦手という人が増えています。ビジネスにおけるメールでも、チャットのように一文足らずでコミュニケーションを続ける人たちも見受けられます。
しかし、大切な内容を伝える場合や、会議などの議事録、そして報告書をまとめる時には文章で表現することが必要です。その文章も、構成を考えて作成されていることが求められます。
読みやすく伝わりやすい構成を踏まえた文章の書き方のポイントを取り入れてみませんか？
読みやすい伝わりやすい構成の文章６つのポイント
文章を書く時は、読みやすく伝わりやすいように構成を考えて組み立てることが大切です。ビジネスシーンでは様々な場面で文章を作成することが求められます。相手が読みやすく、内容が伝わりやすい構成の文章を作成する６つのポイントをご紹介します。
1.目的は何か明確にする
文章もその場面や目的に応じて、構成を変化させる必要があります。特にビジネスシーンでは、その文章を作成する目的が重要です。会議録、報告書、依頼文、謝罪文など様々なものがあります。これらの文章の構成は同じではないことを認識することが必要です。
2.書式を確認する
ビジネスで作成する文章の多くは、定型文があります。参考事例は書式集などで確認できるので、参考にしましょう。会社には自社定型書式があることも多いものです。その書式を使うと、回覧した時に相手が瞬時にどのような文章であるか判別できるので便利です。
3.表題をつける
どのような文章であっても、ビジネスにおいては表題は必要です。書式だけでどのような文章か判断できない場合には、表題が頼りになります。適確な表題であることが、構成上重要になります。読み手に対して何を伝える文章であるか知らしめる大切なフレーズだからです。
4.作者を明確にする
文章の構成において、誰が作成した文章であるかを記すことは重要になります。通常は文章の日付と同列の扱いで、作成者を記します。その文章に承認者や点検者がいる場合には、それも同じレベルで記します。構成上、作者は文章の上段や早い段階で明示することが、読む相手にとって理解を早める助けになります。
5.5W1Hを意識する
本文に入る時には、Who（誰が） What（何を） When（いつ） Where（どこで） Why（なぜ）How （どのように）を踏まえて文章の構成を考えることが大切です。文章を読んで疑問もわくことが有りますが、余りに基本的なことばかりが疑問であると、相手には文章の主旨が伝わっていないことになります。相手が一読して有る程度のことを理解するためには、最低限でも5W1Hの要素は文章の構成として必要になります。
6.まとめや結論を入れる
ビジネス文書の場合、構成として、最初に結論やまとめ、要約を入れることが有ります。文章の最後に入れることも有ります。どちらにしても、まとめの文章を入れることで、詳細を読まなくとも、その文章の結論を理解することができ、読み手にポイントが伝わります。特に忙しいビジネスマンにとって、まとめの箇所は要点を理解する上で有効なのです。
文章を書く時は、読みやすく伝わりやすいように構成を考えて組み立てることが大切です。ビジネスシーンでは様々な場面で文章を作成することが求められます。相手が読みやすく、内容が伝わりやすい構成の文章を作成する６つのポイントを押さえましょう。
まとめ
読みやすい伝わりやすい構成の文章６つのポイント
- 目的は何か明確にする
- 書式を確認する
- 表題をつける
- 作者を明確にする
- 5W1Hを意識する
- まとめや結論を入れる