契約締結のお礼、会合招待へのお礼、会社訪問のお礼など、お礼のビジネスメールを作成する機会は多いと思います。お礼のビジネスメールは、その内容次第でビジネス・パートナーの印象は大きく変わり、今後の取引にも影響します。ポイントを押さえてお礼メールを出すことは最低限身につけておくべきビジネスマンの教養と言えるでしょう。
ビジネスメールでお礼を出す時最低限押さえておかなければならないポイントとはどのようなものなのでしょうか？
ビジネスメールでお礼を出す時押さえるべきポイント
お礼のビジネスメールでのポイントを押さえることはビジネスマンとして必須です。
今後の取引を滞りなく進めるためにもお礼のビジネスメールの基本を身に着けておくべきでしょう。ビジネスメールで押さえておくべきポイントをお伝えします。
1.迅速にメールを出す
お礼のビジネスメールを出す上でまず大事になるのが、「メールを出すタイミング」です。できるだけ早いタイミングで、できればビジネス相手とやり取りをした当日、遅くとも翌日中にはお礼メールを出すようにしましょう。
素早いお礼メールにより確実に信頼感を得られます。
2.件名に何の件かを明記する
件名には「〜のお礼」「〜に招待いただきありがとうございます」など、何についてのお礼のメールかを明記するのがよいでしょう。
何かの要件のついでにお礼を付け足すよりも、お礼メールだということを前面に出すほうがビジネス・パートナーの印象が良くなります。
3.お礼の気持ちを率直に書く
いくらお礼のビジネスメールを出す機会が多いからといって、テンプレートそのままの心のこもっていないメールでは、お礼の気持がまったく伝わりません。一言で良いので、お礼の気持ちを率直に書き添えることが大切です。
表現としては「大変嬉しく思います」「心より感謝申し上げます」などで良いですが、お礼の対象を明確にし、感じたことが率直に表現できれば相手に響くメールになります。
4.やりとりを取り上げる
ビジネス・パートナーとのやり取りを取り上げて、それに対してお礼を述べることもお礼のビジネスメールを出す際のポイントになります。
相手とのやり取りを取り上げることでコミュニケーションが生まれ、相手側の自分に対する意識も高くなります。メールのやり取りからの返信であれば相手の文面を引用して、それに対してコメントすることも必須です。
5.お礼の姿勢を示す
最後に、お礼に対してビジネス・パートナーへの見返りを示すことが大事になります。
契約成立のお礼であれば、契約内容に対して120%で責任を持つ姿勢を示します。ビジネスの上で享受した利益に対してお礼を述べる時は、それに見合う見返りを提示することで、よりよい取引関係が成り立ちます。これは実利面だけでなく、「誠意」など気持ちの面でも十分に成り立ちますので、お礼のビジネスメールというツールをうまく使ってビジネス・パートナーとの良好な関係性を築きあげていきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
お礼のビジネスメールはビジネス・パートナーとの関係性を良好にするための役割を果たしていることが理解いただけたかと思います。お礼の気持ちがじゅうぶんに伝わるメールの作成をこころがけましょう。
ビジネスメールでお礼を出す時押さえるべきポイント
- 迅速にメールを出す
- 件名に何の件かを明記する
- お礼の気持ちを率直に書く
- やりとりを取り上げる
- お礼の姿勢を示す